Päätös koulu- ja päiväkotikuvausten hankinnasta optiokaudelle 1.2.2021 - 31.1.2023

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinta perustuu hankintayksikön tekemään tarjouspyyntöön HEL 2018-006524 Koulu- ja päiväkotikuvausten hankinta. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluiden käyttöoikeussopimuksia koskeva hankinta, jonka kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Tarjouspyyntö julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu.fi -palvelussa 23.8.2018.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala mahdollistaa palveluntuottajille toiminnan ja määrittelee kokonaispalvelun sisällön ja ehdot. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ei maksa korvausta palveluntuottajille. Palveluntuottajat saavat korvauksensa koulu- ja päiväkotikuvauspalveluja käyttäviltä asiakkailtaan näiden tekemien tilausten mukaisesti.

Tarjouspyyntö oli jaettu 39 kohderyhmään siten, että tarjoaja sai jättää tarjouksen yhteen, useaan tai kaikkiin kohderyhmiin. Tarjoaja voitiin valita enintään viiteen (5) kohderyhmään seuraavasti:

Peruskoulujen kohderyhmien 1-12 osalta tarjoaja saattoi tulla valituksi enintään kahteen (2) kohderyhmään. Varhaiskasvatuksen kohderyhmien 13-35 osalta tarjoaja saattoi tulla valituksi enintään kolmeen (3) kohderyhmään. Jos tarjoaja valittiin kahteen (2) peruskoulujen kohderyhmistä ja kolmeen (3) varhaiskasvatuksen kohderyhmistä, tarjoaja ei voinut tulla valituksi kohderyhmiin 36-39 (ammatilliset koulut ja lukiot).

Tarjoajan tuli antaa ensisijajärjestys tarjoamilleen kohderyhmille. Ensisijajärjestystä käytettiin tilanteessa, jossa tarjoaja olisi tullut vertailun perusteella valituksi useampaan kohderyhmään ja sallittujen kohderyhmien enimmäismäärä tuli täyteen. Tarjoaja sai tällaisessa tilanteessa ilmoittamansa ensisijajärjestyksen mukaiset kohderyhmät siihen asti, että kohderyhmien enimmäismäärä tuli täyteen.

Kohderyhmiin kuuluvat koulut ja päiväkodit on kerrottu liitteessä 5 Kohderyhmät.

Kilpailutuksen tarjousten viimeinen jättöaika oli 20.09.2018 klo 11.00. Määräaikaan mennessä tarjouksia saapui 24 kappaletta: Express-Bild AB, Express-Kuva Oy, Focusoiva Oy, Foto-Dax AB, Foto Airaksinen Oy, Foto-Expressen AS, Foto-Silmunen, Frendikuva Oy, Kuva-Ahti Oy, Kuvahaka Oy, Kuvamuisto Oy, Kuvaverkko Oy, L. Nyblin Oy, Markus Bergman Oy, N-Kuva Ky, Osuuskunta Lilith, RETOUCH GROUP OY, Seppälän Koulukuvat Oy, Studio Koivulahti, Studio Kuvapaja Oy, Studio Salama, Suomen Koulukuvaus Oy, Suomen Mallikuvat Oy ja Västerås Fotokompani AB. Saapuneiden tarjousten jakautuminen kohderyhmien välillä on kuvattu päätöksen liitteessä 1 Vertailutaulukko.

Kaikki muut tarjoajat, paitsi Seppälän Koulukuvat Oy, Frendikuvat Oy, N-Kuva Ky, Foto-Expressen AS ja Osuuskunta Lilith, täyttivät tarjouspyynnössä määritellyt soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi tarjoajat, jotka eivät täyttäneet niille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta. Perustelut sulkemisesta tarjouskilpailun ulkopuolelle on esitetty liitteessä 3 Perustelut.

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä palvelulle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittavalle palvelulle laadullisia vaatimuksia, jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä seuraavien tarjoajien tarjoukset tarjouspyynnön vastaisena: Studio Koivulahti, Foto Airaksinen Oy, Studio Kuvapaja Oy ja Markus Bergman Oy. Perustelut hylkäyksille on esitetty liitteessä 3 Perustelut.

Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden esitetyt kuvapakettien tuotteiden hinnat ja toteaa, että hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset tulee hylätä. Tarjoajilta Retouch Group Oy ja Studio Salama on pyydetty selvitykset poikkeuksellisen alhaisista hinnoista. Saadut selvitykset eivät vakuuttaneet hankintayksikköä siitä, että tarjoajat pystyisivät tuottamaan tarjouspyynnön mukaisen palvelun ja selviämään viranomaisvelvoitteista tarjoamillaan hinnoilla. Retouch Group Oy:n tarjoaman kuvapaketin kokonaishinta (0,68 euroa) oli yli kolme kertaa, ja Studio Salaman (0,30 euroa) yli seitsemän kertaa edullisempi verrattuna edullisimpaan hyväksyttyyn kuvapaketin kokonaishintaan. Tarjoajien Retouch Group Oy ja Studio Salama tarjoukset esitetään hylättäväksi.

Vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hinta-laatusuhde. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteina olivat hinta (30 pistettä) ja laatu (70 pistettä). Kohderyhmän maksimipisteet oli yhteensä 100.

Vertailu tehtiin kohderyhmittäin. Kohderyhmiin 1-39 valitaan yksi (1) palveluntuottaja, eli palveluntuottajiksi voi tulla enintään 39 yritystä.

Tarjouspyynnössä on kerrottu seuraavat vertailuperusteet:

1. Kuvapaketin arvonlisäveroton kokonaishinta, maksimipisteet 30 pistettä.

Hinnaltaan edullisin tarjous saa mainittujen maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrotaan maksimipisteillä (X/Y*30).

2. Laatu, maksimipisteet 70 pistettä. Laatua vertaillaan seuraavien tekijöiden perusteella:

2.1 Kuvien innovatiivisuus, maksimipisteet 60 pistettä.

Muotokuva, maksimipisteet 30 pistettä.
Ryhmäkuva, maksimipisteet 30 pistettä.

Innovatiivisuudella tarkoitetaan tässä muoto- ja ryhmäkuvien erilaisia toteutuksia. Pisteitä saa sommittelusta, lisärekvisiitasta, kuvauspaikasta, green screenin käytöstä ja kuvan yllätyksellisyydestä. Yllätyksellisyydellä tarkoitetaan tässä jotain sellaista asiaa kuvassa, mitä hankintayksikkö ei osaa ennalta kuvitella.

Tarjoajan tuli toimittaa hankintayksikölle muotokuva ja ryhmäkuva laatuvertailua varten.

Laatuarvioinnin suoritti hankintayksikön kokoama arviointiraati, johon osallistui hankinta-asiantuntija, johtava hankinta-asiantuntija, graafikko ja Katajanokan ala-asteen 6. luokka.

Vertailuasteikko oli 0-6 pistettä:
0 pistettä = tyydyttävä
3 pistettä = hyvä
6 pistettä = erinomainen

2.2 Asiakkaalla on mahdollisuus tilata haluamansa kuvat erilaisilla filttereillä käsiteltyinä, maksimipisteet 10 pistettä.

Laatupisteet kohdista 2.1 ja 2.2 laskettiin yhteen.

Kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja tarjousten vertailu on kerrottu liitteessä 1 Vertailutaulukko. Kohderyhmien jakaminen valittujen tarjoajien kesken on kuvattu liitteessä 4 Kohderyhmien jako.

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintaan sisältyy yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausien mahdollisuus. Optiokaudella tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta samoilla ehdoilla. Optiokausien käytöstä päättää tilaaja kohderyhmä kohtaisesti. Optiokauden käyttöönoton arvioinnissa huomioidaan muun muassa sopimuskauden aikaiset asiakaspalautteet, yhteistyö tilaajan, koulun/päiväkodin/leikkipuiston ja palveluntuottajan välillä ja muut arvioinnissa huomioon otettavat olennaiset seikat.

Lisähankintamahdollisuudet:

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen yksityiset sopimuskoulut ja päiväkodit voivat halutessaan liittyä tähän käyttöoikeussopimukseen sen voimassaolon aikana.

Mikäli käyttöoikeussopimus joudutaan irtisanomaan/purkamaan sopimuskauden aikana, valitaan uusi palveluntuottaja kyseiseen kohderyhmään muista sopimuskumppaneista. Valintaperusteena käytetään tämän kilpailutuksen vertailutaulukkoa siten, että kyseiseen kohderyhmään tarjonneet muut sopimuskumppanit voivat ilmaista mielenkiintonsa laajentaa sopimustaan kyseiseen kohderyhmään. Mielenkiintonsa ilmaisseiden palveluntuottajien väliltä valitaan tämän kilpailutuksen vertailussa seuraavaksi tullut kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Hankintasopimukset tulevat voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätös on ehdollinen niiden tarjoajien kohdalla, joiden tilaajavastuulain edellyttämät todistukset tarkistetaan päätöksenteon jälkeen. Hankintapäätös voidaan toimeenpanna ja sopimus tehdä näiden tarjoajien kanssa vasta sen jälkeen, kun hankintayksikkö on todennut tarjoajien tilaajavastuulain velvollisuuksien toteutumisen.

Ne toimipisteet, joilla on tällä hetkellä voimassa oleva sopimus, liittyvät tämän päätöksen mukaisesti tehtäviin sopimuksiin nykyisen sopimuskauden päätyttyä.

Päätös tullut nähtäväksi 16.10.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.