Innovaatiokumppanuus: Harrastuspassin toteuttaminen

Toimialajohtaja päätti valita seuraavat tarjoajat neuvotteluvaiheeseen osallistumishakemusten perusteella:

1. ChatbotPack / Kwork Innovaatiot Oy

2. Haltu Oy

3. Taiste Oy

4. Perfektio-Elpis / Perfektio Oy

5. uniHob / Unicom Consulting Oy

Hankinnan kohde, tausta ja tarkoitus

Harrastuspassin (työnimi) toteuttamisen tavoitteena on edistää nuorten harrastamista lisäämällä yläkouluikäisten tasavertaisia mahdollisuuksia löytää oma mieleinen harrastus. Passin tarkoitus on lisätä merkittävästi nuorten mahdollisuuksia epäsäännölliseen harrastamiseen. Harrastuspassissa voisi olla nuorille räätälöityjä harrastusetuja, kuten pääsylippuja uimahalliin ja kuntosalille sekä lippuja esityksiin, konsertteihin ja tapahtumiin. Passi tarjoaisi kunnille sekä paikallisille yrityksille ja järjestöille mahdollisuuden tukea ja auttaa nuoria.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala hakee yhteistyössä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa innovaatiokumppania suunnittelemaan ja toteuttamaan Harrastuspassia.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Harrastuspassi-innovaatiokilpailu toteutetaan hankintalain 38 §:n mukaisella innovaatiokumppanuusmenettelyllä.

Hankinnasta julkaistiin 27.5.2018 EU-hankintailmoitus (2018-009491) HILMA-ilmoituskanavassa sekä osallistumispyyntö osoitteessa https://app.industryhack.com/challenges/harrastuspassi/home/. Hankintailmoituksella pyydettiin jättämään osallistumishakemus neuvotteluvaiheeseen. Innovaatiokumppanuutta koskevassa osallistumispyynnössä on kuvattu menettelyn kulku ja todettu, että osallistujia karsitaan kahdessa vaiheessa:

- 3-5 tiimiä valitaan innovaatiokilpailuun, joka sisältää neuvotteluvaiheen, jonka aikana tiimit tuottavat ratkaisunsa ja lopullisen tarjouksensa

- yksi tiimi mahdollisesti valitaan innovaatiokumppaniksi yhteistyön kehitysvaiheeseen (=pilottivaihe). Tämän jälkeen tiimin kanssa mahdollisesti jatketaan yhteiskehitystä hankinnan toteuttamiseksi ja toimittamiseksi (=toteutusvaihe).

Osallistumishakemusten vastaanottaminen ja käsittely

Määräaikaan 26.6.2018 klo 12.00 mennessä osallistumishakemuksia saapui yhteensä 22:

1. ChatbotPack / Kwork Innovaatiot Oy
2. Team Innofactor / Innofactor Software Oy
3. Dyme / Dyme Solutions Oy
4. Honkio / Honkio Oy
5. Perfektio-Elpis / Perfektio Oy
6. Aline / Aline Creative Technology Studio Oy
7. Sunduka Oy
8. Young Nomadis / Citynomadi Oy
9. Adventure Club / Adventure Club Helsinki Oy
10. Codento – Cityketut / Codento Oy
11. Tekniikkaa tutuksi / OSK Virran voima
12. uniHob / Unicom Consulting Oy
13. Gambit ja Valakia / Oy Gambit Labs Ab
14. Haltu Oy
15. Dicode - Oispa harrastus -tiimi / Dicode Oy
16. Ambientia / Ambientia Oy
17. Frantimones / Mediaosakeyhtiö Frantic
18. Caffeine Overdose Oy
19. Evermade A / Evermade Oy
20. Evermade 1 / Evermade Oy
21. Taiste / Taiste Oy
22. NordicEdu Oy

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintalain 87 § mukaan hankintayksikön on vaadittava käytettäväksi yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD) alustavana näyttönä siitä, että ehdokas tai tarjoaja täyttää seuraavat vaatimukset:

1) mikään 80 ja 81 §:ssä tarkoitetuista poissulkemisperusteista ei koske ehdokasta tai tarjoajaa;

2) ehdokas tai tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat 83 §:ssä tarkoitetut soveltuvuusvaatimukset.

Osallistumishakemusten käsittely aloitettiin tarkastamalla ehdokkaiden soveltuvuus hankintailmoituksen ESPD-liitteessä ja sitä täydentävässä liitteessä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Osallistumishakemusten käsittelyssä havaittiin 14 ehdokkaalla puutteita ehdokkaiden soveltuvuuden vähimmäisvaatimusten täyttymisen osoittavan ESPD-lomakkeen ja/tai sitä täydentävän liitteen osalta. Näille ehdokkaille lähetettiin täsmennyspyynnöt 28.6.2018. Täsmennyspyyntöihin pyydettiin vastaukset 4.7.2018 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä 12 ehdokasta toimitti täsmennyksen.

Ehdokkaiden poissulkeminen

Sunduka Oy:n ja Tekniikkaa tutuksi / OSK Virran voiman osallistumishakemuksista puuttuivat sekä ESPD-lomake että sitä täydentävä liite. Ehdokkaat eivät myöskään vastanneet asiaa koskevaan täsmennyspyyntöön.

Dicode - Oispa harrastus -tiimi / Dicode Oy:n osallistumishakemuksessa ESPD-lomake oli täyttämättä, minkä lisäksi ESPD-lomaketta täydentävä liite oli puutteellisesti täytetty. Ehdokas toimitti täsmennyksen, joka sisälsi ESPD-lomakkeen ja sitä täydentävän liitteen. Ehdokkaan jättämä ESPD-lomake on tarkastuksen perusteella puutteellinen, sillä ehdokas on jättänyt vastaamatta kahteen kysymykseen lomakkeen III-osan (Poissulkemisperusteet) C-jaksossa. Lisäksi täydentävä liite on puutteellisesti täytetty, sillä ehdokas ei ole ilmoittanut liikevaihtoaan pyydetyltä ajanjaksolta tai vaihtoehtoisesti yrityksen perustamispäivämäärää.

Hankintalain 74 § 2 momentin mukaan jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

Hankintayksikkö toteaa lähettäneensä täsmennyspyynnöt ehdokkaille samanaikaisesti. Kaikkiin lähetettyihin täsmennyspyyntöihin on annettu sama vastausaika. Täten ehdokkaille, joiden osallistumishakemukset ovat vaatineet täsmentämistä, on annettu tasapuoliset mahdollisuudet täsmentää tarjoustaan.

Hankintalain innovaatiokumppanuusmenettelyä koskevan 38 § 3 momentin mukaan hankintayksikkö ei saa ottaa menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia. Edelleen hankintalain 83 § mukaan ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö sulkee edellä mainituilla perusteilla tarjouskilpailusta Sunduka Oy:n, Tekniikkaa tutuksi / OSK Virran voiman ja Dicode Oy:n, koska ehdokkaat eivät täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

Osallistumishakemusten arviointi

Soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset täytti 19 ehdokasta.

Hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön mukaan jos soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin viisi (5), hankintayksikkö asettaa ehdokkaat paremmuusjärjestykseen arvioimalla osallistumishakemuksessa ilmoitettuja yrityksen referenssejä osallistumispyynnössä kerrotuin perustein:

- Yrityksen/yhteisön aiemmat digitaalisia palveluita koskevat toimeksiannot, joiden keskeinen sisältö tai joissa merkittävä osa on ollut kehittämistä tai innovatiivisten ratkaisujen kehittämistä viimeisen kolmen vuoden ajalta. Lisäksi arvioinnissa huomioidaan aikaisempien referenssien kohdistuminen erityisesti nuoriin.

Arviointi tehtiin hakemuksen liitteenä pyydetyn referenssilomakkeen perusteella ja pisteytettiin seuraavasti:

1) Vaatimukset täyttävien referenssien määrä (1-3 pistettä):

1-2 kpl: 0 p.

3-4 kpl: 1 p.

5 kpl tai yli: 2 p.

2) Kaikkien vaatimukset täyttävien referenssien kokonaisuutta arvioitiin seuraavasti:

- erityisen innovatiivisten ja uusien ratkaisujen kehittäminen (2 tai 4 lisäpistettä): kun on luotu uusia teknologisia ratkaisuja (2 lisäpistettä) tai luotu uusia toimintamalleja (2 lisäpistettä)

- toimeksiantojen kattavuus eli toimeksiannon koostuminen monipuolisesta työstä (esim. suunnittelu, toteutus, jatkokehitys ja ylläpito) (1 lisäpiste per referenssi)

3) Lisäksi arvioitiin kunkin vaatimukset täyttävän referenssin kohdistuminen nuoriin (1 lisäpiste per referenssi).

Neuvotteluvaiheeseen kutsutaan tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset täyttävistä osallistumishakemuksen jättäneistä viisi (5) referenssien arvioinnin perusteella eniten pisteitä saanutta tarjoajaa. Tasapistetilanteessa painotetaan 1) referenssien kohdistumista nuoriin. Mikäli tämä ei tee eroa hakemusten välille, painotetaan 2) erityisen innovatiivisten ja uusien ratkaisujen kehittämistä sekä toimeksiantojen laajuutta. Mikäli tämäkään ei tee eroa hakemusten välille, vertaillaan 3) referenssien määrää.

Osallistumishakemusten referenssien arvioinnin pisteytys on tämän päätöksen liitteenä. Pisteytys osoittaa, että viisi parasta ehdokasta osallistumishakemuksessa ilmoitettujen yrityksen referenssien arvioinnin perusteella ovat:

1. ChatbotPack / Kwork Innovaatiot Oy, 9 pistettä

2. Haltu Oy, 8 pistettä

3. Taiste Oy, 7 pistettä

4. Perfektio-Elpis / Perfektio Oy, 7 pistettä

5. uniHob / Unicom Consulting Oy, 6 pistettä

Honkio Oy on saanut samat pisteet kuin viidenneksi sijoittunut uniHob / Unicom Consulting Oy. Unicom Consulting Oy on saanut 2 pistettä referenssien kohdistumisesta nuoriin ja Honkio Oy vastaavasta kategoriasta 0 pistettä. Edellä todetun tasapistesäännön mukaisesti Unicom Consulting Oy etenee neuvotteluvaiheeseen.