Hankinta, suun terveydenhuollon pienlaitteet, Sosiaali- ja terveystoimiala

Toimialajohtaja päätti hyväksyä suun terveydenhuollon pienlaitteiden ja työtuolien hankinnassa seuraavien tarjoajien tarjoukset:

• Dental Systems Oy

• Ergotekniikka Oy Tuolitalo

• Flinno Oy

• Hammasväline Oy

• JH Hammastuote Oy

• MADS Dental Oy

• Ortomat Herpola Oy

• Plandent Oy

vertailutaulukosta (liite 2) ilmenevistä tuotteista.

Tämän päätöksen tiedoksisaanti ei ole sopimus, vaan valittujen toimittajien kanssa solmitaan erilliset sopimukset. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo on Helsingin kaupungin osalta koko hankintakaudelle, mahdollinen optiokausi mukaan lukien on noin 565 000,00 euroa. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Kilpailutuksen taustaa

Suun terveydenhuollon pienlaitteiden nykyinen sopimuskausi päättyy 30.6.2019.

Kilpailutuksen tarkoituksena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tuotteita tilaajalle.

Yhteishankinta

Hankinta on toteutettu hankintarenkaana (yhteishankintana) 14 kunnan tai kaupungin sekä HUSin ja Eksoten sairaanhoitopiirien kanssa.

Hankintarenkaan osapuolet ovat valtuuttaneet valtakirjoilla Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelut valmistelemaan puolestaan tarjouspyyntöasiakirjat ja julkaisemaan tarjouspyynnön. Kukin hankintarenkaan osapuoli tekee hankinnasta oman päätöksen ja solmii päätöksen perusteella tehtävät sopimukset.

Tarjouspyyntöasiakirjoihin oli huomioitu mahdollisen sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi mahdollisuus laajentaa hankintasopimuksia koskemaan kaikkia niitä Uudenmaan maakunnan kuntia, jotka eivät ole osallistuneet tähän hankintaan.

Tarjouspyyntö

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouspyyntöasiakirjat on valmisteltu yhteistyönä suun terveydenhuollon, hankintapalvelujen ja hankintarenkaan osapuolten kanssa.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa ja hintaliitteessä (vastausliitteessä) oli määriteltynä hankittavien tuotteiden vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjoissa oli liitteinä hankinnan kohteen kuvaus, hankintarenkaan osapuolten liitteet mm. laskutuskäytännöistä, yhteyshenkilöistä ja tilausjärjestelmistä tai -tavoista sekä sopimusluonnos. Osatarjoukset hyväksyttiin siten, että tarjoaja saattoi antaa tarjouksen vaikka vain yhteen positioon.

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä.

Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 13.11.2018. Määräajassa 10.12.2018 saapuneisiin lisätietokysymyksiin vastattiin 14.12.2018 mennessä. Tarjoukset tuli jättää 17.1.2019 mennessä.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat 10 tarjoajaa:

• Dental Systems Oy (0250157-0)

• Ergotekniikka Oy Tuolitalo (FI06586989)

• Eye Vision Oy (2566191-3)

• Flinno Oy (FI25995956)

• Hammasväline Oy (0881266-0)

• JH Hammastuote Oy (2184134-3)

• MADS Dental Oy (0901279-6)

• Merident Optergo Oy (FI10383973)

• Ortomat Herpola Oy (0785825-3)

• Plandent Oy (0112771-6)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet on tarkastettu tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi toimittajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat tarkistaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kokonaisuudessaan kaikki tarjoukset täyttivät tarjouksille asetetut vaatimukset. Kaikki tarjoajat toimittivat tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset mm. ympäristö- ja reklamaatiokäytäntöjensä osalta.

Yksittäisten tuotteiden osalta kaikki tarjotut tuotteet eivät täyttäneet kaikkia asetettuja vaatimuksia. Mikäli tarjottu tuote ei vastannut tarjouspyynnön vaatimuksia, se hylättiin. Lisäksi yksittäisiä tuotteita hylättiin, mikäli tuotteesta ei ollut vaadittuja sertifikaatteja tai mikäli tuotteella ei ollut vaadittuja standardeja tai ne eivät muista syistä täyttäneet asetettuja vaatimuksia. Hylätyt tuotteet on merkitty vertailu / valintaliitteeseen kirjaimella H.

Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Hankintarenkaan valintatyöryhmä on tutustunut saapuneisiin tarjouksiin ja tarjouksista tehtyyn vertailuun kokouksessaan 25.2.2019.

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 100 %. Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajille ja hankinnan sisällölle tiukat laatukriteerit, joten vertailu hinnan perusteella katsottiin riittäväksi.

Valinnat tehtiin positiokohtaisesti halvimman hinnan mukaan siten, että samaan positioon valittiin pääsääntöisesti yksi tuote. Tarkemmat valintaperusteet on kerrottu tarjouspyynnössä.

Valintatyöryhmän päätöksellä joihinkin positioihin ei valittu laisinkaan tuotteita.

Hankintayksikkö on siirtänyt ”vääriin” positioihin tarjottuja tuotteita tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti hankintayksikön mielestä ”oikeaan” positioon, mikäli on havainnut virheen. Näiden siirrettyjen tuotteiden positionumerointi on säilytetty alkuperäisenä. Siirretyt tuotteet käyvät ilmi siitä, että niiden positionumero on eri kuin positio, jossa tuotteet on vertailtu.

Lisäksi hankintayksikkö on yhdistänyt joitakin positioita ja suorittanut positioiden tuotteiden vertailun ja valinnan yhdessä yhdistetyssä positiossa. Yhdistetyt positiot käyvät ilmi siitä, että tarjottujen tuotteiden positionumero on eri kuin se positio, jossa tuotteet on vertailtu. Em. tuoteryhmiä ovat mm. hammaskivenpoistolaitteiden käsikappaleet ja erilaiset hammaskivenpoistolaitteiden kärkimallit. Tämä positioiden yhdistäminen vertailu- ja valintavaiheessa johtui siitä, että alustavassa vertailussa havaittiin tarjoajien tarjonneen (tarjouspyynnön mukaisesti) samoja tuotteita eri positioihin. Hankintayksikkö katsoi, että positioiden yhdistäminen ja vertailun ja valinnan tekeminen samoista tuotteista yhdistetyissä positioissa oli järkevä ja tarkoituksenmukainen toimintatapa tilanteessa, jossa samat tuotteet sopivat useisiin laitteisiin. Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että ” Tilanteissa, joissa tarjoaja on tarjonnut samaa tuotetta useaan position, tuote voi tulla (valintakriteerien mukaisesti) valituksi vain yhteen positioon.”

Työtuolien osalta hankintayksikkö on valinnut valikoiman ominaisuuksiltaan hieman toisistaan poikkeavia työtuoleja. Uuden työtuolin valinnassa kiinnitetään käyttäjäkohtaisesti huomiota tuolin erilaisiin säätömahdollisuuksiin ja tuolin muihin ergonomisiin ominaisuuksiin. Nykyisen sopimuskauden kokemusten perusteella useiden erilaisten työtuolien valinta on perusteltua.

Tarjousten vertailutaulukossa (liite 2) on ensimmäiseen sarakkeeseen merkitty kirjainmerkki V niiden tuotteiden kohdalle, jotka ovat tulleet valituiksi sopimustuotteiksi ja kirjaimella H tuotteet, jotka on hylätty. Toiseen sarakkeeseen on kirjattu perustelut siihen, mikäli edullisin tuote ei ole tullut valituksi tai miksi tarjottu tuote on hylätty.

Sopimuskausi

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja sen on suunniteltu alkavan 1.7.2019. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus yhden (1) vuoden optiokauteen.

Sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden neuvotella muutoksista tähän sopimukseen tilanteissa, jossa lainsäädäntö tai muu merkittävä vaatimus muuttaa suun terveydenhuollon toimintaympäristöä.

Lisäksi sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin tuomien mahdollisten muutosten vuoksi välttämätöntä.

Helsingin kaupungin suun terveydenhuollon hankinnoista vastaava hammaslääkäri ja toimialan hankintapalvelujen hankinta-asiantuntija ovat oikeutettuja tekemään sopimuskauden aikana vähäisiä muutoksia nyt valittuihin sopimustuotteisiin (tuotelisäyksiä tai tuotteiden poistamisia sopimuksista reklamaatioiden perusteella).

Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan.

Yhteenveto tarjoajista on tämän päätöksen liitteenä 1 ja yhteenveto tarjotuista ja valituista tuotteista (hintaliite, vertailutaulukko) on tämän päätöksen liitteenä 2.