Hankinta, Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Taustasäännökset

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Hankintaoikaisuvaatimus

Helsingin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmän kilpailutukseen (232899 HEL 2018–008308) tarjouksen jättänyt Profium Oy on esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen määräajassa 10.3.2020, Profium Oy ei ole jättänyt valitusta markkinaoikeuteen.

Profium Oy vaatii hankintayksikköä tekemään hankintaoikaisun ja keskeyttämään hankinnan. Lisäksi Profium Oy vaatii, että Profium Oy:n tarjous laatu- ja kokonaispisteytetään ja otetaan mukaan tarjousten vertailuun.

Hankintaoikaisuvaatimuksen perusteluissa Profium Oy katsoo, että Profiumin osalta PoC-palvelu avattiin annettuun päivämäärään 28.1.2019 klo 09.00 mennessä, PoC oli toiminnassa sovitusti ja käyttökoulutukset annettiin sovitusti. Profium Oy esittää, että käyttökoulutuksissa myös kerrottiin, milloin taideaineisto tulee palveluun, ja siitä informoitiin erikseen käyttäjiä. Profium Oy esittää, että taideaineisto on siis toimitettu. Profium Oy esittää, että hankintalain mukaan heille olisi pitänyt ilmoittaa jo siinä vaiheessa, että migraatiopilotti oli hankintayksikön käsityksen mukaan hylätty.

Hankintaoikaisuvaatimuksen perusteluissa Profium Oy katsoo, että tarjouksen hylkäämiselle ei ole päätöksessä esitettyjä perustetta, sillä tämä peruste vaikuttaa ainoastaan laatupisteytykseen.

Profium Oy:n hankintaoikaisuvaatimus on asian liitteenä.

Hankintamenettely

Hankintamenettely toteutettiin rajoitettuna neuvottelumenettelynä. Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain 25 § kansallisen kynnysarvon ylittävää koskevien palveluhankintojen osalta koskevia säännöksiä.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valintaperusteena oli hankintalain 93 § 1 momentin mukaan paras hinta-laatusuhde, jossa vertailuperusteena olivat hintatekijät 40 pistettä ja laadulliset tekijät 60 pistettä.

Määräaikaan 18.11.2019 klo 12.00 mennessä saapui neljä (4) tarjousta:

• Axiell Finland Oy
• Oy Communication Pro Ab
• Suomen museoliitto ry
• Profium Oy

Hankintalain (1397/2016) 79 § 1 momentin mukaisesti ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Hankintayksikön lähettämässä toisessa alustavassa tarjouspyynnössä 14.11.2018 (199737 HEL 2018–008308) on ilmoitettu, että tiedoksiannon liitteenä on kokoelmahallintajärjestelmäratkaisun PoC-demo ja testimigraatio dokumentti. PoC-demo ja testimigraatio ovat lopullisessa tarjouspyynnössä osana laatutekijöitä hankinnan kohteen kriteereissä. PoC:n arviointikriteerit julkaistaan lopullisessa tarjouspyynnössä. Näin ollen alustavasta tarjouspyynnöstä käy tarjoajille ilmi, että PoC-demo ja testimigraatio ovat osana laatutekijöitä hankinnan kohteen kriteereissä vasta lopullisessa tarjouspyynnössä ja myös arvioidaan vasta tässä vaiheessa. Profium Oy on näin ollen ollut tietoinen siitä, että PoC-demo ja testimigraatio on pitänyt toimittaa annettujen vaatimusten mukaisena määräaikaan 28.1.2019 klo 9.00 mennessä, vaikka arviointi niiden osalta tapahtuikin ilmoitetun mukaisesti vasta myöhäisemmässä vaiheessa. Hankintayksikkö on toiminut ja sen on pitänytkin toimia tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.

Hankintapäätöksessä § 37, 25.2.2020 on ilmoitettu, että hankintayksikkö lähetti 14.11.2018 toisen alustavan tarjouspyynnön ”2.alustava tarjouspyyntö/Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna osana soveltuvuusvaatimusta siten, että ehdokkaan tuli toteuttaa PoC-demo ja testimigraatio annettujen vaatimusten mukaisesti sisältäen 5000 kpl esine-, 5000 kpl valokuva- ja 5000 kpl taidetietueita siten, että ehdokkaan tuli toimittaa kaikki vaaditut dokumentit määräaikaan 14.1.2019 klo 10.00 mennessä.”

Lautakunnan 25.2.2020 tekemän päätöksen osalta huomattiin, että määräajan osalta esitystekstissä oli virheellisesti väärä päivämäärä. Asiasta tehtiin tekninen korjaus 10.3.2020 hallintolain 51.1. § perusteella seuraavasti Esittelijän perusteluissa kohdassa: ”Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen ja tarjouksen tarkastaminen” ensimmäisessä kappaleessa olevan määräajan 14.1.2019 klo 10.00 tulisi olla: 28.1.2019 klo 9.00.

Määräaikaan 28.1.2019 klo 9.00 mennessä PoC-demo ja testimigraatioon liittyvät tarjoukset saapuivat neljältä (4) ehdokkaalta: Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että Axiell Finland Oy:n, Oy Communication Pro Ab:n ja Suomen museoliitto ry:n tarjoukset täyttivät niille asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että Profium Oy:n tarjouksen osana oleva PoC-demo ja testimigraatio on puutteellinen siten, että määräaikaan 28.1.2019 klo 9.00 mennessä Profium Oy:n toimittama PoC-demo ja testimigraatio sisälsi 5000 kpl esine-, 5000 kpl valokuva- ja 0 kpl taidetietueita. Näin ollen Profium Oy:n tarjous ei täyttänyt sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia, eikä tarjous ollut tarjouspyynnön mukainen.

Hankintalain (1397/2016) 74 § 1 momentin mukaisesti palveluntarjoajan vastuulla on toimittaa hankintayksikölle kaikki se asiakirjaselvitys, jonka haluaa vähimmäisvaatimuksissa ja tarjousvertailussa otettavan huomioon. Hankintayksikkö tekee hankintaan liittyvän päätöksen toimitettujen asiakirjojen perusteella.

Hankintalain (1397/2016) 3 § 1 momentin mukaisesti hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta hankintayksikkö on hallintolain mukaisesti varannut valituksi tulleelle Suomen museoliitto ry:lle asianosaisena tilaisuuden lausua asiasta. Suomen museoliitto ry ilmoittaa lausunnossaan, että se vastustaa Profium Oy:n valitusta siten, ettei Profium Oy:n esittämää hankintaoikaisua hyväksytä. Suomen museoliitto ry:n katsoo, että Profium Oy:n 10.3.2020 hankintaoikaisuvaatimuksessa oleva väite on virheellinen. Suomen museoliitto ry katsoo, että Profium Oy ei ole toiminut annetun ohjeistuksen mukaisesti, sillä taideaineistoa ei ole toimitettu palveluun yhteisesti kaikkia hankintaan osallistuvia tarjoajia sitovan aikataulun mukaisesti. Suomen museoliitto ry katsoo, että kaikkia kilpailutuksessa ollutta neljää tarjoajaa koskevat tilaajan puolelta yhteiset arviointikriteerit, joiden mukaan PoC-demon toteutus on arvioitu.

Suomen museoliitto ry katsoo, että yksittäistä tarjoajaa ei voida asettaa eriarvoiseen asemaan suhteessa muihin tarjoajiin, jotka ovat toteuttaneet PoC-demon kokonaisuudessaan tilaajan edellyttämällä tavalla.

Johtopäätös

Hankintamenettelyssä ja päätöksenteossa on noudatettu hankintalain säännöksiä sekä tarjouspyynnön ehtoja. Esiin ei ole noussut sellaista uutta tietoa, jonka johdosta hankintapäätöstä tulisi muuttaa oikaisuvaatimuksessa esitetysti

Esitetty hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta muuttaa 25.2.2020 § 37 tehtyä hankintapäätöstä, ja on sen vuoksi hylättävä.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 25.02.2020 § 37

Päätös tullut nähtäväksi 27.04.2020

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 146 §