Hankinta, keskustakirjasto Oodin siivous-, vartiointi- ja toimitilapalvelut, Kuva

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan tausta, kohde ja tarkoitus

Helsingin keskustakirjasto Oodi avataan 5.12.2018, Oodin pinta-ala on noin 10 000 m² ja se on auki jokaisena päivänä, arkisin kello 8–22 ja viikonloppuisin kello 10–20. On arvioitu, että keskustakirjasto Oodissa olisi 10 000 kävijää päivässä. Kiinteistöön tehdään puitesopimukset siivous-, vartiointi- ja toimitilapalveluista.

Mahdollisesti käyttöön otettavat optiokaudet mukaan lukien puitesopimuksiin liittyvien toimeksiantojen ennakoitu yhteenlaskettu arvonlisäveroton arvo on enintään 1 500 000 euroa.

Hankintamenettely

Puitejärjestelyiden toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain EU-kynnysarvon ylittäviä palveluhankintoja koskevia säännöksiä. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Kilpailutuksesta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ja tarjouspyyntö ”Siivous-, vartiointi- ja toimitilapalveluiden hankinta Helsingin keskustakirjastoon” sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 19.9.2018. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyyn valitaan enintään kolme (3) puitesopimustoimittajaa, sopimukset voivat koskea siivous-, vartiointi- ja toimitilapalveluita siten, että sopimukset voidaan yhdistää tarpeen mukaan.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan on täytettävä ESPD – lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet. Tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 1.

Määräaikaan 24.10.2018 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä seitsemän (7): AVARN Security Oy, ISS Palvelut Oy, LTQ-Partners Oy, Palmia Oy, Securitas Oy, SOL Palvelut Oy ja RTK-Palvelu Oy.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset ja kaikkien tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta, jossa vertailuperusteena olivat palvelun laatutekijät arvoltaan enintään 40 pistettä ja hintatekijät 60 pistettä. Palvelun laatua vertailtiin seuraavien tekijöiden perusteella: Perusteluina olivat kuvaukset siitä, miten tarjoaja varmistaa palvelukuvauksen mukaisen laatutason toteutumisen kohteessa huomioiden resurssit, aikataulutukset, laadunvarmistusmenettelyt ja reklamaatioprosessin. Tämän lisäksi arvioitiin tarjoajan antaman kuvauksen perusteella keskustakirjaston haltuunottosuunnitelma.

Tarjoushinnat pyydettiin kiinteinä yksikköhintoina palvelukohtaisesti.

Tarjoukset pisteytettiin vähimmäisvaatimusten täyttävien tarjoajien toimittamien palvelukuvausten perusteella.

Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 3 ja tarjouksen lisävertailu laatuperusteista liitteenä 4.

Puitesopimukseen perustuvat toimeksiannot

Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat tehdään noudattamalla puitejärjestelyn ehtoja ja puitejärjestelyn tarjouspyynnössä esitettyjä perusteita, joita tarvittaessa kirjallisesti täsmennetään ja täydennetään tarvittaessa.

Puitejärjestelyiden sopimuskausi on 1.1.2019–31.12.2019. Järjestely sisältää lisäksi mahdollisuuden enintään kolmeen (3) optiokauteen. Mikäli optiokausi hyödynnetään, tilaaja ilmoittaa tästä toimittajalle kirjallisesti tai sähköisessä muodossa viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen voimassa olevan sopimuksen päättymistä.

Puitesopimus ei velvoita tilaajaa ostamaan palveluja sopimustoimittajalta. Tilaaja ei sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuihin hankintamääriin. Puitesopimus ei tuota puitejärjestelyyn valituille sopimustoimittajille yksinoikeutta tässä sopimuksessa määriteltyjen palveluiden tuottamiseen.

Puitejärjestelyyn esitetään valittavaksi kaksi (2) puitesopimustoimittajaa, jotka ovat ostettavien palveluiden osalta seuraavat toimijat:

1. Siivouspalvelut Palmia Oy

2. Vartiointipalvelut: Palmia Oy

3. Toimitilapalvelut: ISS Palvelut Oy

Tarjoukset liitteineen ovat kokonaisuudessaan lautakuntalaisten nähtävillä ennen kokousta lautakunnan kokoushuoneessa klo 15:30 alkaen ja tarvittaessa tätä ennen valmistelijan kanssa sovittavissa.

Päätös tullut nähtäväksi 05.12.2018

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.