Hankinta, Helsingin kaupungin tilintarkastuspalvelujen hankinta tilikausille 2019-2022, Kaupunginkanslia
Tarkastuslautakunnan ehdotus Helsingin kaupungin tilintarkastajan valitsemiseksi tilikausille 2019-2022
Päätös
Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että
1
Helsingin kaupungin tilikausien 2019–2022 tilintarkastajaksi ja eräiden erityistoimeksiantojen suorittajaksi vastaavana aikana valitaan tarjouspyynnön vertailuperusteiden perusteella arvioituna kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, KHT Jorma Nurkkala.
Hankintaan sisältyy optio tilikausiksi 2023 ja 2024. Option käyttämisestä on päätettävä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen hankintasopimuksen tekemisestä. Optiota käyttämällä kaupunginvaltuustolla on oikeus valita edellä mainittu tilintarkastusyhteisö kaupungin tilintarkastajaksi tilikauden 2024 päättymiseen asti kilpailuttamatta hankintaa uudestaan. Kuntalain 122 §:n mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.
2
kaupunginvaltuusto oikeuttaa tarkastuslautakunnan tekemään tilikausia 2019–2022 koskevan tilintarkastussopimuksen KPMG Oy Ab:n kanssa.
Tilintarkastussopimus tulee voimaan, kun sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Lakisääteisen tilintarkastuksen arvonlisäveroton kokonaishinta tilikausille 2019–2022 on 468 400 euroa laskettuna 390 vuosittaisen tarkastuspäivän mukaan. Lakisääteisen tilintarkastuksen osalta tehdään tavallinen hankintasopimus. Erityistoimeksiantojen osalta tehdään puitejärjestely, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. Kaikilla kaupungin hallintokunnilla ja sen tytäryhteisöillä on oikeus, mutta ei velvollisuutta käyttää tehtävää puitejärjestelyä.
Lisäksi tarkastuslautakunta päätti tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Kuntalain säännökset
Kuntalain 122 §:n mukaan kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.
Kaupunginvaltuusto valitsi 7.6.2017 toimikaudeksi 2017–2020 tarkastuslautakunnan kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunta valmistelee kuntalain nojalla valtuustolle sen päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.
Helsingin kaupungin hallintosääntö
Kaupungin hallintosäännön 13 luvun 1 §:n mukaan tarkastuslautakunta valmistelee kaupunginvaltuustolle esityksen tilintarkastajan valinnasta, tekee tilintarkastussopimuksen ja valvoo sopimuksen noudattamista. Valinnan valmistelun yhteydessä lautakunta määrittelee tilintarkastajan toimikauden pituuden, joka voi olla enintään kuusi vuotta.
Hankintaprosessi
Kunnan tilintarkastuspalvelujen hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta ja se on toteutettu avoimella menettelyllä. Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 12.10.2018 päivättyyn tarjouspyyntöön H036-18, Dnro HEL 2018-009180.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 12.10.2018 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun). Hankintailmoituksesta julkaistiin korjausilmoitus 15.10.2018. Tarjous pyydettiin Helsingin kaupungin hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamisesta tilikausilta 2019–2022 ja eräiden erityistoimeksiantojen suorittamisesta vastaavana aikana.
Hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen osalta hankintayksikkö ja valittu toimittaja tekevät tavallisen hankintasopimuksen. Erityistoimeksiantojen osalta he tekevät puitejärjestelyn, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. Kaikilla kaupungin hallintokunnilla ja sen tytäryhteisöillä on oikeus, mutta ei velvollisuutta käyttää tehtävää puitejärjestelyä.
Lisäksi hankintaan sisältyy optio tilikausille 2023 ja 2024.
Lakisääteinen tilintarkastus
Lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydettiin, on kolmesataayhdeksänkymmentä (390) tarkastuspäivää tilikautta kohti. Vuotuisten kokonaistarkastuspäivien määrää voidaan perustellusta syystä vähentää tai lisätä, mikäli kaupungin organisaatiorakenteessa, toimintatavoissa tai tehtävissä tapahtuu olennaisia muutoksia, jotka vaikuttavat tilintarkastuksen laajuuteen. Tarkastuspäivien määrän muutoksista neuvotellaan tarpeen mukaan erikseen.
Erityistoimeksiannot
Erityistoimeksiannot, jotka sisältyvät hankintaan puitejärjestelynä, koskevat EU-hankkeiden, valtionavustusta saavien hankkeiden ja Business Finland- ym. avustushankkeiden tarkastamista sekä muiden erityistoimeksiantojen suorittamista. Hankintayksikkö arvioi, että erityistoimeksiantoja tullaan vuosittain tilaamaan 180 tarkastuspäivää vastaava määrä. Arvio ei sido kaupunkia.
Saapuneet tarjoukset
Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 30.11.2018 klo 12. Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat kolme (3) tilintarkastusyhteisöä: BDO Audiator Oy, KPMG Oy Ab sekä PwC Julkistarkastus Oy.
Tarjousasiakirjat ovat tarkastuslautakunnan jäsenten nähtävinä ennen kokouspäivää tarkastusvirastossa, Unioninkatu 25, 5. kerros. Ne ovat myös nähtävinä kokoushuoneessa ennen kokousta ja kokouksen aikana.
Tarjoajilta pyydetyt lisäselvitykset
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 88 §:n mukaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia toimittamaan selvityksiä, jos se on tarpeen menettelyn asianmukaisen kulun varmistamiseksi. Lisäksi kyseisen lain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta.
Kahta tarjoajaa pyydettiin täydentämään tai täsmentämään tarjoustaan tilintarkastustiimiin nimettyjen jäsenten kokemustietojen osalta. Lisäksi KPMG Oy Ab:ltä pyydettiin edellä mainitun lain 96 §:n mukainen selvitys.
Tarjoajat toimittivat pyydetyt selvitykset.
Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle määritetyt vaatimukset ja kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. Hinnan painoarvo on 70 % ja laadun painoarvo 30 %.
Hinnan arviointiperusteena käytetään tarjoushintaa lakisääteiselle tilintarkastukselle tilikausina 2019-2022 (maksimi 70 pistettä).
Laadun vertailuperusteet ovat seuraavat:
- Vastuunalaisen tilintarkastajan JHTT-/JHT-tutkinnon suorittamisen jälkeen kertynyt 2 vuotta ylittävä kokemus vähintään 100 000 asukkaan kaupunkien päävastuullisena tilintarkastajana toimimisesta tai tarkastusaluevastuullisena tarkastajana toimimisesta (maksimi 10 pistettä).
- Vastuunalaisen tilintarkastajan kokemus kuntien tai kuntayhtymien konsernitilinpäätöksen tarkastamisesta vuosina 2009-2018 (maksimi 5 pistettä).
- Tarkastustiimiin kuuluvien hyväksyttyjen tilintarkastajien kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta vuosina 2009-2018 tarkastuspäivinä ilmaistuna vähimmäisvaatimukset ylittävin osin (maksimi 10 pistettä).
- Tarkastustiimiin kuuluvien hyväksyttyjen tilintarkastajien kokemus kuntien tai kuntayhtymien konsernitilinpäätöksen tarkastamisesta vuosina 2009-2018 (maksimi 5 pistettä).
Vertailuperusteet on määritelty tarjouspyynnössä, liite 1. Tarjousten vertailu on esitetty esityslistan liitteessä 2. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on jättänyt KPMG Oy Ab.
Tarkastuslautakunta 10.10.2018 § 75
Päätös tullut nähtäväksi 15.02.2019
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Arto Ahlqvist, tarkastuspäällikkö, puhelin: +358931036580