Hankinta, Helsingin kaupungin tilintarkastuspalvelujen hankinta tilikausille 2019-2022, Kaupunginkanslia

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kuntalain säännökset

Kuntalain 122 §:n mukaan kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

Kaupunginvaltuusto valitsi 7.6.2017 toimikaudeksi 2017–2020 tarkastuslautakunnan kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunta valmistelee kuntalain nojalla valtuustolle sen päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.

Helsingin kaupungin hallintosääntö

Kaupungin hallintosäännön 13 luvun 1 §:n mukaan tarkastuslautakunta valmistelee kaupunginvaltuustolle esityksen tilintarkastajan valinnasta, tekee tilintarkastussopimuksen ja valvoo sopimuksen noudattamista. Valinnan valmistelun yhteydessä lautakunta määrittelee tilintarkastajan toimikauden pituuden, joka voi olla enintään kuusi vuotta.

Hankintaprosessi

Kunnan tilintarkastuspalvelujen hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta ja se on toteutettu avoimella menettelyllä. Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 12.10.2018 päivättyyn tarjouspyyntöön H036-18, Dnro HEL 2018-009180.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 12.10.2018 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun). Hankintailmoituksesta julkaistiin korjausilmoitus 15.10.2018. Tarjous pyydettiin Helsingin kaupungin hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamisesta tilikausilta 2019–2022 ja eräiden erityistoimeksiantojen suorittamisesta vastaavana aikana.

Hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen osalta hankintayksikkö ja valittu toimittaja tekevät tavallisen hankintasopimuksen. Erityistoimeksiantojen osalta he tekevät puitejärjestelyn, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. Kaikilla kaupungin hallintokunnilla ja sen tytäryhteisöillä on oikeus, mutta ei velvollisuutta käyttää tehtävää puitejärjestelyä.

Lisäksi hankintaan sisältyy optio tilikausille 2023 ja 2024.

Lakisääteinen tilintarkastus

Lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydettiin, on kolmesataayhdeksänkymmentä (390) tarkastuspäivää tilikautta kohti. Vuotuisten kokonaistarkastuspäivien määrää voidaan perustellusta syystä vähentää tai lisätä, mikäli kaupungin organisaatiorakenteessa, toimintatavoissa tai tehtävissä tapahtuu olennaisia muutoksia, jotka vaikuttavat tilintarkastuksen laajuuteen. Tarkastuspäivien määrän muutoksista neuvotellaan tarpeen mukaan erikseen.

Erityistoimeksiannot

Erityistoimeksiannot, jotka sisältyvät hankintaan puitejärjestelynä, koskevat EU-hankkeiden, valtionavustusta saavien hankkeiden ja Business Finland- ym. avustushankkeiden tarkastamista sekä muiden erityistoimeksiantojen suorittamista. Hankintayksikkö arvioi, että erityistoimeksiantoja tullaan vuosittain tilaamaan 180 tarkastuspäivää vastaava määrä. Arvio ei sido kaupunkia.

Saapuneet tarjoukset

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 30.11.2018 klo 12. Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat kolme (3) tilintarkastusyhteisöä: BDO Audiator Oy, KPMG Oy Ab sekä PwC Julkistarkastus Oy.

Tarjousasiakirjat ovat kaupunginvaltuuston jäsenten nähtävinä ennen kokouspäivää tarkastusvirastossa, Unioninkatu 25, 5. kerros. Ne ovat myös nähtävinä valtuustosalin ulkopuolella ennen kokousta ja kokouksen aikana.

Tarjoajilta pyydetyt lisäselvitykset

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 88 §:n mukaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia toimittamaan selvityksiä, jos se on tarpeen menettelyn asianmukaisen kulun varmistamiseksi. Lisäksi kyseisen lain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta.

Kahta tarjoajaa pyydettiin täydentämään tai täsmentämään tarjoustaan tilintarkastustiimiin nimettyjen jäsenten kokemustietojen osalta. Lisäksi KPMG Oy Ab:ltä pyydettiin edellä mainitun lain 96 §:n mukainen selvitys.

Tarjoajat toimittivat pyydetyt selvitykset.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle määritetyt vaatimukset ja kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. Hinnan painoarvo on 70 % ja laadun painoarvo 30 %.

Hinnan arviointiperusteena käytetään tarjoushintaa lakisääteiselle tilintarkastukselle tilikausina 2019-2022 (maksimi 70 pistettä).

Laadun vertailuperusteet ovat seuraavat:

• Vastuunalaisen tilintarkastajan JHTT-/JHT-tutkinnon suorittamisen jälkeen kertynyt 2 vuotta ylittävä kokemus vähintään 100 000 asukkaan kaupunkien päävastuullisena tilintarkastajana toimimisesta tai tarkastusaluevastuullisena tarkastajana toimimisesta (maksimi 10 pistettä).
• Vastuunalaisen tilintarkastajan kokemus kuntien tai kuntayhtymien konsernitilinpäätöksen tarkastamisesta vuosina 2009-2018 (maksimi 5 pistettä).
• Tarkastustiimiin kuuluvien hyväksyttyjen tilintarkastajien kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta vuosina 2009-2018 tarkastuspäivinä ilmaistuna vähimmäisvaatimukset ylittävin osin (maksimi 10 pistettä).
• Tarkastustiimiin kuuluvien hyväksyttyjen tilintarkastajien kokemus kuntien tai kuntayhtymien konsernitilinpäätöksen tarkastamisesta vuosina 2009-2018 (maksimi 5 pistettä).

Vertailuperusteet on määritelty tarjouspyynnössä, liite 1. Tarjousten vertailu on esitetty esityslistan liitteessä 2. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on jättänyt KPMG Oy Ab.

Tarkastuslautakunta 12.02.2019 § 9

Päätös

10.10.2018 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

Lisätiedot

Arto Ahlqvist, tarkastuspäällikkö, puhelin: +358931036580

Päätös tullut nähtäväksi 21.03.2019

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunginhallitus.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.