Valtuutus sähköisestä allekirjoitusroolista Euroopan Unionin rahoittamiin rahastoihin ja aloitteisiin

Päätös

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa kaupunginkanslian elinkeino-osaston suunnittelijan Anna Lehtovaaran toimimaan Euroopan Unionin rahoittamien rahastojen ja aloitteiden sähköisissä hallintajärjestelmissä asiointi/nimenkirjoittajan roolissa. Sähköinen haku vaatii Katso tai muuta vastaavanlaista sähköistä tunnistautumista.

Päätöksen perustelut

Euroopan Unionin rahoittamissa rahastoissa ja aloitteissa on käytössä pelkästään sähköiset hankkeiden hallintajärjestelmät. Hankehakemukset, maksatushakemukset ja raportit täytetään ja toimitetaan liitteineen rahoittajille sähköisesti eikä paperisia asiakirjoja enää pääsääntöisesti vastaanoteta. Hakemusten ja muiden asiakirjojen allekirjoittaminen ja lähettäminen rahoittajille tapahtuu sähköisissä järjestelmissä käyttäen Katso tai muuta vastaavanlaista tunnistautumista. Sähköinen järjestelmä helpottaa hankkeiden hakumenettelyä, niiden muutos- ja täydentämiskäytäntöjä sekä maksatushakemusten ja raporttien työstämistä ja lähettämistä. Helsingin hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 kohdan mukaan kansliapäällikön tehtävänä on päättää Euroopan Unionin rahoitushakemuksista eikä tämä valtuutus tule muuttamaan tätä hallintosäännön kohtaa. On kuitenkin perusteltua, että käytännön hankehakemusten ja muiden asiakirjojen jättäminen sähköisellä allekirjoitusroolilla erilaisiin järjestelmiin tapahtuu valmistelijan toimesta, mutta varsinainen kaupungin päätöksenteko säilyy edelleen hallintosäännön mukaisena.

Helsingin kaupungin pääkäyttäjänä Katso-tunnistautumisjärjestelmässä toimii taloushallintopalvelut, joka hakemuksesta voi myöntää hankevalmistelijoille valmistelijaroolin. Euroopan Unionin muut sähköiset hakujärjestelmät toimivat kukin omilla tunnistautumisjärjestelmillään. Allekirjoitusrooleja ei voi pääsääntöisesti olla kuitenkaan enempää kuin yksi kussakin organisaatiossa. Elinkeino-osasto EU-hankkeita koordinoivana ja päätösvalmistelua hoitavana osastona on luonnollinen taho huolehtimaan myös asiakirjojen sähköisestä allekirjoituksesta.