Hankinta, tuottajaohjauspalvelut, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan hallintojohtaja kumoaa tuottajaohjauksen asiantuntijapalvelujen hankinnasta tekemänsä hankintapäätöksen 31.1.2020 § 2 ja oikaisee päätöstä tällä päätöksellä seuraavasti.

Sosiaali- ja terveystoimialan hallintojohtaja päätti hyväksyä tuottajaohjauksen asiantuntijapalvelujen hankinnassa seuraavien palveluntuottajien tarjoukset:

Osa-alue 1: Strateginen tuottajaohjaus

- Deloitte Consulting Oy
- NHG Consulting Oy
- PTC Services Oy
- Sofigate Oy
- Vaakataso Oy
- Valor Partners Oy

Osa-alue 2: Operatiivinen tuottajaohjaus

- Deloitte Consulting Oy
- NHG Consulting Oy
- PTC Services Oy
- Sofigate Oy
- Vaakataso Oy
- Valor Partners Oy

Hankintapäätös on kunkin palveluntuottajan osalta ehdollinen, kunnes palveluntuottajalta on tarkastettu ja hyväksytty harmaan talouden torjuntaan liittyvät dokumentit ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet.

Hankinnan sitoumukseton, arvioitu kokonaisarvo on 600 000 euroa (alv 0 %). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua hankintaa tilaajan kulloisenkin tarpeen mukaan.

Hankintaoikaisu

Hankintalain (L julkisista hankinnoista 1397 / 2016) § 133 mukaan hankintayksikkö voi itse ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.

Tuottajaohjauksen asiantuntijapalvelujen hankinnasta 31.1.2020 § 2 tehdyssä päätöksessä on virheellisesti maininta, että palveluntuottajat on valittu kussakin osa-alueessa palveluntuottajaksi päätöksessä esitetyssä etusijajärjestyksessä.

Tarjouspyynnön mukaan palveluntuottajien valintaperusteena oli kokonaistaloudellisen edullisuus, jossa hinnan painoarvo oli 30 % ja laadun 70 %. Tarjouspyynnössä on mainittuna, että puitejärjestelmän molempiin osa-alueisiin valitaan mukaan kolmesta (3) kahdeksaan (8) eniten pisteitä saanutta tarjoajaa. Tarjouspyynnössä ei ole mainintaa etusijajärjestystä.

Päätöstä on korjattu siten, että maininta etusijajärjestyksestä on poistettu. Päätöstä ei ole muutettu muilta osin.

Uuden päätöksen perustelut

Tarjouspyynnössä HEL 2019-005594 (18.9.2019) on kuvattuna puitejärjestelmän toimintamalli. Puitejärjestelmän sisäiset hankinnat toteutetaan siten, että hankintayksikkö järjestää kevennetyn kilpailutuksen (minikilpailutus) puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken. Puitejärjestelyyn perustuvien hankintojen kilpailuttamisessa Tilaaja pyytää kirjalliset tarjoukset puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta. Tilaaja määrittelee kussakin tapauksessa erikseen mm. toimeksiannon sisällön ja laajuuden, vertailu- ja valintaperusteet ja muut tarkentavat tiedot.

Tarpeen vaatiessa puitejärjestelyn ehtoja voidaan täsmentää ja selkeyttää ennen kevennetyn kilpailutuksen tekemistä.

Tuottajaohjauksesta tehdyssä uudessa päätöksessä päätetään siten vain siitä, ketkä tulevat valituiksi palveluntuottajiksi hankinnan eri osa-alueisiin.

Tarjoajien kuuleminen

Tällä hankintaoikaisulla ei heikennetä tarjoajien asemaa, joten hankintayksikkö ei ole pitänyt tarpeellisena kuulla tarjoajia oikaisun johdosta.

Hankinnan taustaa

Tuottajaohjauksen asiantuntijapalvelun hankinta toteutettiin yhteishankintana,
jossa olivat mukana Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan
lisäksi seuraavat hankintayksiköt (jäljempänä ”Hankintayksikkö”):

- Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä,
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä,
- Perusturvakuntayhtymä Karviainen,
- Espoon, Hangon, Keravan, Lohjan, Loviisan, Porvoon, Raaseporin ja
Vantaan kaupungit sekä
- Askolan, Inkoon, Kirkkonummen ja Sipoon kunnat.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala vastasi hankinnan teknisestä toteuttamisesta. Kukin yhteishankinnassa mukana ollut hankintayksikkö tekee oman hankintapäätöksensä ja sopimuksensa.

Tuottajaohjauspalvelua hankitaan sekä strategisen että operatiivisen tuottajaohjauksen tarpeisiin. Strategisella tuottajaohjauksella tähdätään ennen kaikkea palvelujen optimaaliseen tuottamisrakenteeseen sekä kehittämis- ja säästöpotentiaalin tunnistamiseen palvelutuotannossa.

Operatiivisella tuottajaohjauksella pyrkivät tehostamaan ulkoista palvelutuotantoa sopimuskauden aikaisen ohjauksen keinoin.

Hankintailmoitus ja hankintamenettely

Hankintamenettelynä on hankintalain (1397/2016) 34 §:n mukainen neuvottelumenettely. Hankinnan arvo ylittää hankintalain mukaisen EU- kynnysarvon. Hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä Tenders’ Electronic Daily (TED) –ilmoituskanavassa 25.2.2019. Hankintailmoitusta korjattiin 22.3.2019. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen ehdokkaat jättivät osallistumishakemuksensa neuvottelumenettelyyn. Osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden valinnasta hankinnan neuvotteluvaiheeseen on tehty hallintojohtajan päätös (15 § 13.5.2019). Kaikki osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat hyväksyttiin neuvotteluvaiheeseen.

Alustava tarjouspyyntö ja neuvottelukutsu lähetettiin tarjoajille 23.5.2019. Alustavat tarjoukset tuli jättää viimeistään 17.6.2019 klo 12.00 Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa.

Määräaikaan mennessä alustavan tarjouksen hankinnan osa-alueella 1 jättivät:

- Deloitte Consulting Oy
- Nordic Healthcare Group Oy (jäljempänä myös NHG Consulting Oy)
- PTC Services Oy
- Sofigate Oy
- Vaakataso Oy
- Valor Partners Oy

Määräaikaan mennessä alustavan tarjouksen hankinnan osa-alueella 2
jättivät:

- Deloitte Consulting Oy
- Nordic Healthcare Group Oy (jäljempänä myös NHG Consulting Oy)
- PTCServices Oy
- Sofigate Oy
- Vaakataso Oy
- Valor Partners Oy

Kunkin tarjoajan kanssa neuvoteltiin erikseen 20.6.2019 huomioiden tarjoajan alustava tarjous. Tarjoajille lähetetyssä neuvottelukutsussa oli kuvattu neuvottelumenettelyn kulku ja neuvoteltavat asiat. Hankintayksikkö totesi käytyjen neuvotteluiden jälkeen, että neuvottelut voitiin päättää ja lopullinen tarjouspyyntö hankinnassa voitiin julkaista tarjoajille.

Hankintalain 35 §:n 5 momentin mukaisesti neuvottelumenettelyssä
neuvotteluiden päättymisen jälkeen hankintayksikön on lähetettävä lopullinen tarjouspyyntö tarjoajille ja asetettava lopullisten tarjousten jättämiselle
määräaika. Hankintayksikön on tarkistettava, että lopulliset
tarjoukset ovat lopullisen tarjouspyynnön mukaisia ja valittava tarjous
93 §:n mukaisesti. Lopullisista tarjouksista ei saa neuvotella.

Hankintayksikkö lähetti lopullisen tarjouspyynnön liitteineen menettelyssä mukana oleville tarjoajille 18.9.2019. Tarjoajilla oli mahdollisuus
esittää lopullista tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 30.9.2019 klo
12.00 mennessä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa. Hankintayksikkö
vastasi esitettyihin kysymyksiin 4.10.2019.

Lopulliset tarjoukset tuli jättää 10.10.2019 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu- toimittajaportaalissa. Määräaikaan mennessä lopullisen tarjouksen hankinnan osa-alueella 1 jättivät seuraavat tarjoajat:

- Deloitte Consulting Oy
- NHG Consulting Oy
- PTCServices Oy
- Sofigate Oy
- Vaakataso Oy
- Valor Partners Oy

Määräaikaan mennessä lopullisen tarjouksen hankinnan osa-alueella 2
jättivät seuraavat tarjoajat:

- Deloitte Consulting Oy
- NHG Consulting Oy
- PTCServices Oy
- Sofigate Oy
- Vaakataso Oy
- Valor Partners Oy

Osatarjouksia tai muita tarjouksia ei jätetty.

Lopullisessa tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti osana tarjousten
laadun arviointia olivat tarjoajien asiantuntijoille pidettävät ryhmähaastattelut. Hankintayksikkö lähetti lopullisten tarjousten vastaanottamisen
jälkeen tarjoajille kutsut em. haastatteluihin. Haastattelut pidettiin
21.10.-1.11.2019 välisenä aikana, osa-alueittain kunkin tarjoajan kanssa erikseen, tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain
3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä
toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan
kaikissa eri vaiheissa. Palveluntuottajien valinnat on tehtävä etukäteen
asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida
muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Hankintayksikkö oli asettanut osallistumispyynnössä ehdokkaille niiden
rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä
ja ammatillista pätevyyttä koskevia soveltuvuusvaatimuksia. Lopullisessa tarjouksessaan tarjoajan tuli ilmoittaa, jos tarjoajan osallistumishakemuksessa ilmoittamiinsa soveltuvuutta koskeviin tiedoissa oli tapahtunut muutoksia.

Hankintayksikkö tarkasti lopullisten tarjousten vastaanottamisen jälkeen tarjoajien soveltuvuutta koskevat tiedot sekä mahdolliset muutoksen
ilmoitettuihin tietoihin. Hankintayksikkö totesi, että kaikki tarjoajat
täyttävät edelleen niiden soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankintalain 79 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on ennen tarjousten valintaa tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Hankintayksikkö tarkasti lopullisten tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja totesi, että kaikki hankinnassa jätetyt lopulliset tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Näin ollen ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten valintaperusteet ja tarjousvertailu

Lopullisen tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten valintaperusteena oli
osa-aluekohtaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavin vertailuperustein:

A. Hinta, painoarvo 30 %

Tarjoajat ilmoittivat tarjoushinnat tarjouslomakkeella. Halvin vertailuhinta
(halvin yhteenlaskettu hinta) sai painoarvoa vastaavan määrän pisteitä.
Muiden tarjoajien pisteet laskettiin suhteessa halvimpaan (halvin
hinta / vertailtava hinta * painoarvo).

B. Laatu, painoarvo yhteensä 70 %

Laadun arvioinnissa käytettiin seuraavia kriteereitä:
Ryhmähaastattelut (pois lukien projektipäällikkö), painoarvo 35 %.

Asiantuntijoiden vähimmäisvaatimukset ylittävä kokemus, painoarvo 15 %.

Kehityskohtien löytäminen sosiaali- ja terveysalan sopimuksesta ja niistä neuvotteleminen käytännössä, painoarvo 20 % (jäljempänä myös
”kirjallinen tehtävä”).

Laatupisteet painotettiin kriteerikohtaisesti. Kriteeristä eniten pisteitä
saanut tarjoaja sai painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien
pisteet laskettiin suhteessa eniten pisteitä saaneeseen (tarjoajan
pisteet / korkeimmat pisteet * kriteerin painoarvo).

Enimmäispistemäärä / osa-alue oli 100 pistettä.

Hankintayksikkö totesi, että laatuarvioinnin kohdasta ”Ryhmähaastattelut” tarjoajan tuli tarjouspyynnön mukaisesti saada vähintään 10/35 pistettä (painotetut), jotta tarjoajan tarjous olisi hyväksyttävä. Kaikki tarjoajat
saivat ko. kohdasta vähintään 10 pistettä (painotetut).

Hankintayksikkö suoritti tarjousten vertailun edellä mainittujen vertailuperusteiden mukaan. Hinta- ja laatuvertailupisteytysten yhteenveto on
tämän päätöksen liitteessä 1 (Hinta- ja laatuvertailu).

Tarjoajien saamat kokonaispisteet ovat osa-alueella 1 seuraavat:

- Valor Partners Oy 92,69 p.
- NHG Consulting Oy 87,24 p.
- Vaakataso Oy 87,09 p.
- Deloitte Consulting Oy 77,24 p.
- PTC Services Oy 71,70 p.
- Sofigate Oy 61,68 p.

Tarjoajien saamat kokonaispisteet ovat osa-alueella 2 seuraavat:

- Vaakataso Oy 90,01 p.
- Valor Partners Oy 89,77 p.
- NHG Consulting Oy 84,95 p.
- Deloitte Consulting Oy 75,99 p.
- Sofigate Oy 67,51 p.
- PTC Services Oy 63,10 p.

Tarjouspyynnön mukaisesti, hankintayksikkö valitsee kilpailutuksen
lopputuloksena molempiin osa-alueisiin kolmesta (3) kahdeksaan (8)
eniten pisteitä saanutta tarjoajaa tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti.

Hankintayksikkö valitsi kumpaankin osa-alueeseen kuusi (6) palveluntuottajaa (tarjoajaa).

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi. Sopimus voidaan allekirjoittaa kuitenkin vasta, kun palveluntuottajan harmaan talouden torjuntaan liittyvät dokumentit tarkastettu. Lisäksi palveluntuottajan tulee esittää hankintayksikölle rikosrekisteriote, jotta hankintayksikkö voi varmentaa, että palveluntuottajaan ei kohdistu hankintalain 80 § mukaisia, pakollisia poissulkemisperusteita.

Puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien on välittömästi hankintapäätöksen tiedoksisaannin jälkeen toimitettava tilaajalle rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitettu ote rikosrekisteristä taikka ehdokkaan tai tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä.

Hankinnasta perustetaan puitejärjestely. Puitesopimus on määräaikainen ja sen kesto on yksi (1) vuosi. Valittujen palveluntuottajien kanssa solmitaan määräaikainen yhden (1) vuoden sopimus. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta.

Sopimuskauden jälkeen Tilaajalla on optiona oikeus jatkaa sopimusta
kahdentoista (12) kuukauden määräajalla kolmena (3) perättäisenä
vuotena siten, että puitesopimus kestää enemmillään yhteensä neljä
(4) vuotta

Tilaaja ilmoittaa option käyttöön otosta Palveluntuottajalle
viimeistään kolme (3) kuukautta ennen kunkin sopimusvuoden päättymistä.
Optiomahdollisuus ei velvoita Tilaajaa.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamäärään, vaan palvelua tilataan
tarpeen mukaan.

Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla, mikäli olosuhteet muuttuvat sellaisiksi, että sopimuksen mukaisen asiantuntijapalvelun ostamiselle ei perustellusti ole enää tarvetta, tai se ei enää ole tarkoituksenmukaista, ja näitä olosuhteita ei ole osattu ennakoida sopimusta tehtäessä. Tilaajalla on oikeus irtisanoa kaikki toimeksiantosopimukset päättymään välittömästi, mikäli pääsopimus irtisanotaan tai puretaan.

Hankintavaltuudet

Hallintojohtajan oikeus tehdä asiasta päätös perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan hankintavaltuuksista tehtyyn päätökseen HEL 2019-012480, 4.2.2020 § 19.