Hankinta, ruoka-, siivous- ja käyttäjäpalvelut ajalla 1.1.2020 - 31.12.2022, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Taustaa

Helsingin kaupunginvaltuusto päätti 8.10.2014 (322 §) hyväksyä silloisen Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu- kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintoja välittömästi jatkavan palveluyhtiön perustamisen. Samalla valtuusto hyväksyi palvelutoimintojen siirtämisen 31.12.2014 mennessä perustettavalle palveluyhtiölle (nykyinen Palmia OY) ja hyväksyä sen, että kaupunki alkaa siirtymäkauden (2017-2021) aikana hallitusti ja vaiheittain kilpailuttamaan tarvitsemansa palveluyhtiöön siirretyt palveluja. Kaupungin valtuusto myös kehotti opetuslautakuntaa ja varhaiskasvatuslautakuntaa lisäämään ruokahuollonpalvelujen kilpailutusta seuraavasti: opetusviraston tarpeesta korkeintaan noin 30 prosenttia ja varhaiskasvatuksen tarpeesta korkeintaan 20 prosenttia. Opetuslautakunta (2015 § 195) ja varhaiskasvatuslautakunta (2015 § 124) hyväksyivät 27.10.2015 ruokapalvelujen kohdekohtaisen kilpailutussuunnitelmat kaupungin valtuuston kehotuksen mukaisesti.

Kilpailutus perustuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan 24.5.2019 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2019-006152. Ruoka-, siivous- ja käyttäjäpalveluiden hankinta ajalla 1.1.2020 - 31.12.2022 hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 24.5.2019 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).

Kilpailutettavat kohteet esiteltiin palveluntarjoajille ajalla 5.6.-14.6.2019. Tarjouksen jättäminen edellytti kohteisiin tutustumista.

Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset oli esitettävä 17.06.2019 klo 12:00 mennessä. Kysymyksiin julkaistiin vastaukset 20.6.2019.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 3.7.2019. Määräaikaan mennessä saapui 10 tarjousta: Fazer Food Services Oy (0873697-9), ISS Palvelut Oy (0906333-1), Jaslec Oy (0837427-7), Lassila Tikanoja Oyj (1680140-0), Palmia Oy (FI2653762-3), RTK-Palvelu Oy (FI2659323-8), Sergei Lepahhin Palvelu (2872156-3), SMC Palvelut Oy (2510087-6), SOL Palvelut Oy (2160299-1) ja V.Kristal Oy (FI2875208-7).

Tarjoukset jakautuivat kohderyhmittäinen seuraavasti:

Ruokapalvelut

Fazer Food Services (ryhmät 8, 9, 10, 12 ja 17)

Palmia Oy (ryhmät 8, 9, 10, 12 ja 17)

Käyttäjäpalvelut

ISS Palvelut Oy (ryhmät 8 - 16)

Lassila Tikanoja Oyj (ryhmät 8 - 16)

Palmia Oy (ryhmät 8 - 16)

SOL Palvelut Oy (ryhmät 8 - 16)

Siivouspalvelut

ISS Palvelut Oy (ryhmät 8 - 15)

Jaslec Oy (ryhmät 8 - 15)

Lassila Tikanoja Oyj (ryhmät 8 - 15)

Palmia Oy (ryhmät 8 - 15)

RTK-Palvelu Oy (ryhmät 8 - 15)

Sergei Lepahhin Palvelu (ryhmät 8 - 15)

SMC Palvelut Oy (ryhmä 8)

SOL Palvelut Oy (ryhmät 8 - 15)

V.Kristal Oy (ryhmä 10).

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot, on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien henkilöstön soveltuvuus koulutuksen ja osaamisen osalta tarkastetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista, jos tarvittava henkilöstö ei ollut tarjouksen tekohetkellä tiedossa.

Sergei Lepahhin Palvelu ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia seuraavin osin:

1. Siivouspalvelusta vastaavalla henkilöllä (esimies) ei ole tarjouspyynnössä vaadittua siivousteknikon tutkintoa, siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkintoa tai vastaavaa aikaisempaa tutkintoa. Siivouspalvelusta vastaavan henkilön ansioluettelossa ilmoitettu leipurin ammattitutkinto ei ole vastaava siivousteknikon tai siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinnon kanssa, koska ammattitutkinto on alemman tason tutkinto. Lisäksi leipurin tutkinto on eri alalta kuin vaadittu.

2. Ansioluettelossa nimetyltä siivouspalvelusta vastaavalta henkilöltä puuttuu tarjouspyynnössä vaadittu kolmen vuoden työkokemus alan esimiestehtävistä. Pääsiivoaja ei ole sama kuin siivousesimies.

3. Tarjoukseen ei ole liitetty referenssejä koulu- ja päiväkotisiivouksesta viimeisen kahden vuoden ajalta vaatimuksen täyttymisen osoittamiseksi.

V.Kristal Oy ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia seuraavin osin:

1. Siivouspalvelusta vastaavalla henkilöllä (esimies) ei ole tarjouspyynnössä vaadittua siivousteknikon tutkintoa, siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkintoa tai vastaavaa aikaisempaa tutkintoa. Siivouspalvelusta vastaavan henkilön tutkintotodistuksesta ilmenevä laitoshuoltajan ammattitutkinto ei ole vastaava siivousteknikon tai siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinnon kanssa, koska ammattitutkinto on alemman tason tutkinto.

Edellä mainituin perustein Sergei Lepahhin Palvelu ja V.Kristal Oy eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, joten ko. tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.

Tarjousten vertailu

Tarjousvertailuun valittiin seuraavat tarjoajat:

- Ruokapalvelut: Fazer Food Services ja Palmia Oy.

- Käyttäjäpalvelut: SS Palvelut Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia Oy ja SOL Palvelut Oy.

- Siivouspalvelut: ISS Palvelut Oy, Jaslec Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia, RTK-Palvelu Oy, SMC Palvelut Oy ja SOL Palvelut Oy.

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tarjouspyynnön kohdan Hankinnan kohteen kriteerit mukaan tarjousten vertailu tehtiin seuraavasti:

- Ruokapalvelut

Hinnan painoarvo on 60 pistettä ja laadun painoarvo max. 40 pistettä. Laatuarviointi tehtiin seuraavasti:

1. Ruokalista, max. 20 pistettä.

Tilaaja arvioi ruokalistasta, miten hyvin palvelukuvauksen kriteerit täyttyvät (enintään 5 pistettä), miten tasapainoista aterioiden, päivien ja viikkojen ruokatarjonta on (enintään 5 pistettä), ovatko käytetyt raaka-aineet monipuolisia (enintään 5 pistettä) sekä ruokalistan houkuttelevuutta ja ajanmukaisuutta ruokalajien ja valmistusmenetelmien osalta (enintään 5 pistettä). Yhteispistemäärä on enintään 20 pistettä.

2. Teemaviikon esimerkkiruokalista, max. 10 pistettä

Tilaaja arvioi teeman soveltuvuuden asiakasryhmälle, teemaviikon ruokalistan ruokalajit ja ateriakokonaisuudet sekä raaka-aineiden laadun ja vaihtelevuuden. Lisäksi arvioidaan teeman kokonaisvaltaista toteuttamistapaa.

3. Hiilineutraali Helsinki, max. 10 pistettä

Tilaaja arvioi selvityksestä, miten palveluntuottaja toteuttaa Hiilineutraali Helsinki 2035 -ohjelmaa omassa toiminnassaan ja mitä toimenpiteitä toteuttaa sopimuskauden aikana. Lisäksi arvioidaan, miten palveluntuottaja seuraa tavoitteiden toteutumista ja varmistaa tavoitteiden saavuttamisen.

- Käyttäjäpalvelut

Hinnan painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo max. 30 pistettä. Laatuarviointi tehtiin seuraavasti:

1. Miten tarjoaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa kohdevastaavapalveluiden kokonaislaadun toteutumisen palvelukuvauksen mukaisesti huomioiden toimintaympäristön kriittiset pisteet sekä kohdevastaavien perehdytyksen – ja koulutuksen sopimuskauden aikana enintään 20 pistettä.

2. Tarjoajan kuvaus miten laadunvarmistus-, ohjaus- ja valvontamenettelyt toteutuvat käytännössä, sisältäen toimenpide ehdotuksen siitä, miten toimittaja menettelee, jos annetulla palautteella ei ole vaikutusta palvelujen laadun toteutumiseen palvelukuvauksen ja sopimuksen mukaisesti, enintään 10 pistettä.

- Siivouspalvelut

Hinnan painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo max. 30 pistettä. Laatuarviointi tehtiin seuraavasti:

1. Miten tarjoaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa siivouspalvelujen kokonaislaadun toteutumisen palvelukuvauksen mukaisesti huomioiden toimintaympäristön kriittiset pisteet sekä miten tarjoaja varmistaa siivouspalvelun kehittymisen sopimuskauden aikana, enintään 20 pistettä.

2. Tarjoajan kuvaus miten laadunvarmistus-, ohjaus- ja valvontamenettelyt toteutuvat käytännössä, sisältäen toimenpide-ehdotuksen siitä, miten toimittaja menettelee, jos annetulla palautteella ei ole vaikutusta palvelujen laadun toteutumiseen palvelukuvauksen ja sopimuksen mukaisesti, enintään 10 pistettä.

Hinta- ja laatuvertailut perusteluineen on tämän päätöksen liitteinä.

Vertailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tekivät seuraavat tarjoajat:

Ruokapalvelut: Fazer Food Services Oy (ryhmät 8, 9 ja 10) ja Palmia Oy (ryhmät 12 ja 17).

Käyttäjäpalvelut: Lassila Tikanoja Oyj (ryhmä 13), Palmia Oy (ryhmät 8, 9, 11, 12 ja 14) ja SOL Palvelut Oy (ryhmä 10, 15 ja 16).

Siivouspalvelut: Lassila Tikanoja Oyj (ryhmä 11), Palmia Oy (ryhmä 8), ISS Palvelu Oy (ryhmät 9, 12, 13 ja 14) ja RTK Palvelu Oy (ryhmät 10 ja 15).

Hankinnassa on käytetty kestävän kehityksen mukaisia kriteereitä vähimmäisvaatimuksissa. Palveluntuottajien edellytetään tuottavan sekä ruoka-, siivousettä käyttäjäpalvelut kestävien periaatteiden mukaisesti. Palveluntuottajien toiminnan tulee tukea asiakkaan ja toimipisteen toiminnan periaatteita jätteiden määrän ja haitallisuuden vähentämisessä, niiden lajittelussa, säilyttämisessä sekä kierrättämisessä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että lajitellut jätteet ja kierrätettävät materiaalit toimitetaan niille tarkoitettuihin kierrätysastioihin. Palveluntuottajan on koulutettava ja ohjattava henkilöstöään ympäristöasioissa. Siivouspalvelujen tarjoajalla tulee olla ympäristöä säästävät siivousmenetelmät ja tarvittavat koneet ja laitteet palvelun tuottamiseksi.

Vähimmäisvaatimusten lisäksi ruokapalveluissa laadun yhtenä arviointikriteerinä on käytetty Hiilineutraali Helsinki 2035 –ohjelman toteuttamista.

Sosiaalisena kriteerinä on käytetty työllistämisvelvoitetta. Työllistämisehto astuu voimaan, kun sopimusten arvonlisäveroton arvo ilman optiota ylittää 800 000 euroa (800.000 eur=1 työllistettävä, 1.600.000 eur=2 työllistettävää, 2.400.000 eur=3 työllistettävää jne.).

Sopimuksen teko

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta.

Sopimusta voidaan jatkaa 19 kk tai vaihtoehtoisesti 31 kk optiokaudella. Tilaaja päättää ennen sopimuskauden päättymistä option käyttöönotosta. Mikäli optio otetaan käyttöön, niin samassa yhteydessä tilaaja päättää otetaanko optiokausi käyttöön ajalle 1.1.2023 - 31.7.2024 tai vaihtoehtoisesti ajalle 1.1.2023 - 31.7.2025.

Ruokapalveluihin liittyy liikkeenluovutusehto.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua tiedoksiannosta.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Päätös tullut nähtäväksi 08.10.2019

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.