Toivomusponsi, viestinnän vastuunjako toimialarajat ylittävissä kriisitilanteissa

Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla sekä kaupunkiympäristön toimialalla on tunnistettu tilahankkeiden viestinnällinen tärkeys sekä se, että toimialarajat ylittävien viestinnällisten käytäntöjen tulee toimia mahdollisimman saumattomasti. Aivan erityisesti yhteisten viestinnän käytäntöjen merkitys korostuu kriisitilanteiden hoidossa.

On tärkeää kehittää koko tilahallinnon prosessia, parantaa sen ennakoitavuutta sekä toimia siten, että kaikki orastavat kriisitilanteet kyetään tunnistamaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja ennalta ehkäisemään niitä nykyistä tehokkaammin. Haasteellisten tilanteiden eskaloituminen kriisiksi on tehokkaimmin vältettävissä hyvällä asukas- ja asiakasviestinnällä.

Kasvatuksen ja koulutuksen sekä kaupunkiympäristön toimialojen tuleekin jatkossa kehittää yhteistyötään siten, että tiedonkulku toimialojen välillä on mahdollisimman sujuvaa, haasteelliset tilanteet tunnistetaan hyvissä ajoin ja viestinnässä on selkeät yhdessä sovitut käytännöt. Viestinnän tavoitteena on ennen muuta tukea palveluja käyttävien kaupunkilaisten arjen sujuvuutta ja rakentaa luottamusta kaupunkiorganisaation ja kaupunkilaisten välillä. Viestinnän kehittämiseksi on jo käynnistetty toimenpiteitä.

Viestinnässä tyypillistä on se, että koulun oppilaiden huoltajille pidettävät infotilaisuudet toteutetaan moniammatillisesti siten, että mukana on asiantuntijoita kasvatuksen ja koulutuksen toimialalta, kaupunkiympäristön toimialalta sekä kouluterveydenhuollosta. Tehtaankadun ala-asteen korjauksen yhteydessä perustettiin lisäksi seurantaryhmä, johon kuuluvat kaupungin toimialojen lisäksi oppilaiden vanhempien ja opettajien edustajat.

Myös tiedon tarjontaan on kiinnitetty huomiota. Kaupunki on avannut sivuston www.hel.fi/talotiedot. Tähän aineistopankkiin on viety hyvin kattavasti kaupungin asiakastiedotteita ja tutkimusraportteja, jotka liittyvät kiinteistöjen kuntoon ja korjauksiin. Tiedotteita lähetetään koulujen, päiväkotien ja muiden palvelutilojen käyttäjille esimerkiksi rakennustöitä suunniteltaessa.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan sekä kaupunkiympäristön toimialan viestintäyhteistyötä on tiivistetty. Suunnitteilla on yhteinen toimintamalli, joka tähtää siihen, että haasteellisen tilakysymysten viestintä suunnitellaan ja toteutetaan toimialojen yhteistyönä. Toimitiloihin liittyvien kriisitilanteiden ratkaisemiseksi muodostetaan poikkihallinnollinen tila-asioihin perehtynyt viestinnän tilanneryhmä.

Monet kriisitilanteet liittyvät sisäilmaongelmiin. Käynnissä on toimialarajat ylittävän sisäilmaviestinnän käsikirjan laadinta. Käsikirjaan kootaan viestinnän onnistumisen kannalta keskeisiä toimintatapoja kaikkien sisäilmaprosessissa mukana olevien työn tukemiseksi. Nopeasti eskaloituvissa tilanteissa on tärkeää, että jokainen tietää yhdessä sovitut toimintatavat ja oman roolinsa viestinnän kokonaisuudessa. Myös sisäilmaviestinnän ohjeistuksen päivittäminen on käynnissä.

Toimialojen tulee löytää yhdessä toimivat käytännöt viestinnällisten haasteiden ratkaisemiseen. Toimialat vastaavat omille asiakkailleen suuntautuvasta viestinnästä ja on erittäin tärkeää, että viestinnällinen vastuu on siellä missä vastataan myös palvelutuotannosta. Kaupunginkanslian roolina voi olla tuen antaminen tapauksissa, joissa toimialat tätä tukea erikseen toivovat.

Kaupunkiympäristölautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kaupunkiympäristön toimialalla sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on tunnistettu tilahankkeiden viestinnällinen tärkeys sekä se, että toimialarajat ylittävien viestinnällisten käytäntöjen tulee toimia mahdollisimman saumattomasti. Aivan erityisesti yhteisten viestinnän käytäntöjen merkitys korostuu kriisitilanteiden hoidossa.

On tärkeää kehittää koko tilahallinnon prosessia, parantaa sen ennakoitavuutta sekä toimia siten, että kaikki orastavat kriisitilanteet kyetään tunnistamaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja ennalta ehkäisemään niitä nykyistä tehokkaammin. Haasteellisten tilanteiden eskaloituminen kriisiksi on tehokkaimmin vältettävissä hyvällä asukas- ja asiakasviestinnällä.

Kasvatuksen ja koulutuksen sekä kaupunkiympäristön toimialojen tuleekin jatkossa kehittää yhteistyötään siten, että tiedonkulku toimialojen välillä on mahdollisimman sujuvaa, haasteelliset tilanteet tunnistetaan hyvissä ajoin ja viestinnässä on selkeät yhdessä sovitut käytännöt. Viestinnän tavoitteena on ennen muuta tukea palveluja käyttävien kaupunkilaisten arjen sujuvuutta ja rakentaa luottamusta kaupunkiorganisaation ja kaupunkilaisten välillä. Viestinnän kehittämiseksi on jo käynnistetty toimenpiteitä.

Viestinnässä tyypillistä on se, että koulun oppilaiden vanhemmille pidettävät infotilaisuudet toteutetaan moniammatillisesti siten, että mukana on asiantuntijoita kaupunkiympäristön toimialalta, kasvatuksen ja koulutuksen toimialalta sekä kouluterveydenhuollosta. Tämän lisäksi esimerkiksi Tehtaankadun ala-asteen korjauksen yhteydessä perustettiin seurantaryhmä, johon kuuluvat kaupungin toimialojen lisäksi oppilaiden vanhempien ja opettajien edustajat. Jatkossakin tarvitaan entistäkin enemmän kaupunkiorganisaation ja kaupunkilaisten välistä luottamusta edistävää toimintaa.

Myös tiedon tarjontaan on kiinnitetty erityistä huomiota viime aikoina. Kaupunki on avannut sivuston www.hel.fi/talotiedot. Tähän aineistopankkiin on viety hyvin kattavasti kaupungin asiakastiedotteita ja tutkimusraportteja, jotka liittyvät kiinteistöjen kuntoon ja korjauksiin. Tiedotteita lähetetään koulujen, päiväkotien ja muiden palvelutilojen käyttäjille esimerkiksi rakennustöitä suunniteltaessa.

Kaupunkiympäristön toimialan sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan viestintäyhteistyötä on tiivistetty. Suunnitteilla on yhteinen toimintamalli, joka tähtää siihen, että haasteellisen tilakysymysten viestintä suunnitellaan ja toteutetaan toimialojen yhteistyönä. Toimitiloihin liittyvien kriisitilanteiden ratkaisemiseksi muodostetaan poikkihallinnollinen tila-asioihin perehtynyt viestinnän tilanneryhmä.

Monet kriisitilanteet liittyvät sisäilmaongelmiin. Käynnissä on toimialarajat ylittävän sisäilmaviestinnän käsikirjan laadinta. Käsikirjaan kootaan viestinnän onnistumisen kannalta keskeisiä toimintatapoja kaikkien sisäilmaprosessissa mukana olevien työn tukemiseksi. Nopeasti eskaloituvissa tilanteissa on tärkeää, että jokainen tietää yhdessä sovitut toimintatavat ja oman roolinsa viestinnän kokonaisuudessa. Myös sisäilmaviestinnän ohjeistuksen päivittäminen on käynnissä.

Toimialojen tulee löytää yhdessä toimivat käytännöt viestinnällisten haasteiden ratkaisemiseen. Toimialat vastaavat omille asiakkailleen suuntautuvasta viestinnästä ja on erittäin tärkeää, että viestinnällinen vastuu on siellä missä vastataan myös palvelutuotannosta. Kaupunginkanslian roolina voi olla tuen antaminen tapauksissa, joissa toimialat tätä tukea erikseen toivovat.