Hankinta, ikääntyneiden ympärivuorokautinen palveluasuminen

Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää

A hyväksyä ikääntyneiden ympärivuorokautisen palveluasumisen kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia sekä

B oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan

- tekemään hankinnasta päätökset

- allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset

- päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Arviointitoiminnan johtaja Tuulikki Siltari, hankinta-asiantuntija Eeva-Liisa Rintala ja ostopalvelupäällikkö Henriika Lindroos ovat kutsuttuina asiantuntijoina läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyssä.

Taustaa

Vanhusten ympärivuorokautisen palveluasumisen hankinnan (HEL 2016-001793) sopimuskausi päättyy 31.12.2020.

Helsingin kaupunki tuottaa ikääntyneiden ympärivuorokautista palveluasumista kymmenessä seniorikeskuksessa, ostaa sitä puitesopimuksilla ja tarjoaa asiakkailleen myös palvelusetelivaihtoehdon. Vuonna 2019 kaupungin omien palveluasumispaikkojen määrä oli noin 1 750 paikkaa. Ruotsinkielisten ikääntyneiden palveluasumispaikkojen osalta kaupungilla ei ole omaa palveluasumistuotantoa. Ikääntyneiden palveluasumisen puitesopimuspaikkoja ostettiin vuonna 2019 yhteensä 1 245, joista 209 paikkaa on ruotsinkielistä palveluasumista. Palveluseteliasiakkaita oli vuoden 2019 aikana yhteensä 470.

Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan palvelustrategisena tavoitteena on ikääntyneiden henkilöiden kotona asumisen tukeminen ja kotiin vietävien palvelujen kehittäminen kansallisten sosiaali- ja terveydenhuollon linjausten mukaisesti. Palvelurakenteen muutos tarkoittaa edelleen laitoshoidon vähenemistä ja asiakkaiden valinnanmahdollisuuksien lisäämistä muun muassa kehittämällä palvelusetelivaihtoehtoa palvelujen ostamisen tapana. Helsingissä on laaja ikääntyneiden ympärivuorokautisen hoivan palvelutuotanto, jota kaupunki täydentää tulevalla sopimuskaudella ostamalla arviolta noin 1 100–1 700 palveluasumisen paikkaa vuosittain.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena olevalla vanhuspalvelulain (980/2012) ja sosiaalihuoltolain (1301/2014) mukaisella palveluasumisella tarkoitetaan ikääntyneiden pitkäaikaista asumista ja asiakkaan avuntarpeeseen perustuvaa ympärivuorokautista hoivaa.

Palveluntuottajan tarjoamassa ikääntyneiden ympärivuorokautisessa palveluasumisessa tulee noudattaa voimassaolevaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muuta kyseisten palvelujen järjestämiseen liittyvää lainsäädäntöä.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala hankkii ikääntyneiden ympärivuorokautista palveluasumista yksityisiltä palveluntuottajilta tässä palvelukuvauksessa ja tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyin ehdoin.

Hankittavat palvelut on määritelty tarkemmin liitteessä 1. Palvelukuvaus, jossa kuvataan hankittavien palvelujen sisältö ja tavoitteet sekä arvioitu palvelun tarve. Palvelukuvauksessa on kuvattu myös hankittavien palvelujen laadulle asetetut ehdottomat vähimmäisvaatimukset.

Palvelukuvauksessa asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden on täytyttävä jokaisen tarjotun palvelun kohdalla. Kaikki palvelujen sisällölle ja laadulle asetetut vaatimukset sisältyvät palvelun hintaan.

Asiakkaat

Palvelua hankitaan ikääntyneille asiakkaille. Ikääntyneellä asiakkaalla tarkoitetaan iäkästä henkilöä, jonka fyysinen, kognitiivinen, psyykkinen tai sosiaalinen toimintakyky on heikentynyt korkean iän myötä alkaneiden, lisääntyneiden tai pahentuneiden sairauksien tai vammojen vuoksi taikka korkeaan ikään liittyvän rappeutumisen johdosta (laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 980/2012).

Asiakasosallisuus hankinnan valmistelussa

Ikääntyneiden ympärivuorokautisen palveluasumisen hankinnan suunnitteluun haluttiin aiempaa vahvemmin mukaan asiakkaat, heidän omaisensa, järjestöt sekä palveluntuottajat.

Hankinnan valmistelua varten on toteutettu työpajoja nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille ja heidän omaisilleen sekä järjestöjen ja palveluntuottajien edustajille. Työpajoissa on kartoitettu osallistujien näkemyksiä nykytilanteesta ja yhteisen kehittämisen tarpeesta ikääntyneiden ympärivuorokautisesta palveluasumisesta.

Vanhusneuvoston edustajia on kuultu myös ryhmähaastattelussa.

Palveluntuottajat kutsuttiin lisäksi erilliseen markkinavuoropuhelutilaisuuteen, jossa esillä oli palvelukuvauksen keskeiset kohdat ja käytettävän hankintamenettelyn kuvaus.

Työpajoissa ja muissa tilaisuuksissa esiin nousseet kehittämisehdotukset liitettiin osaksi palvelukuvausta ja tarjouspyyntöä.

Hankinnan valmistelussa on myös analysoitu vuoden 2019 asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset sekä vuoden 2019 syksyn RAI-tulokset.

Hankittavan palvelun rakenne ja laatu

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimi hankkii ikääntyneiden henkilöiden ympärivuorokautista palveluasumista yksityisiltä palveluntuottajilta palvelukuvauksessa ja tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyin ehdoin.

Hankinta jakautuu neljään erilaiseen ympärivuorokautisen palveluasumisen palvelumuotoon (kohteeseen):

- kohde A: Ympärivuorokautinen palveluasuminen suomenkielisille ikääntyneille. Palvelun arvioitu tarve: 800–1 200 paikkaa

- kohde B: Ympärivuorokautinen palveluasuminen ruotsinkielisille ikääntyneille. Palvelun arvioitu tarve: 200–400 paikkaa

- kohde C: Ympärivuorokautinen erittäin haastavasti käyttäytyvien asiakkaiden palveluasuminen. Palvelun arvioitu tarve: 70–100 paikkaa

- kohde D: Ympärivuorokautinen palveluasuminen päihdeongelmaisille ikääntyneille. Palvelun arvioitu tarve: 30–40 paikkaa.

Hankittava palvelu on arvonlisäverotonta sosiaalipalvelua. Palvelun asiakaspaikkakohtainen kuukausihinta asumisyksikössä sisältää kiinteän perusmaksun, palvelumaksun, ateriamaksun ja vuokran.

Ympärivuorokautisen palveluasumisen tavoitteena on tarjota asiakkaalle mahdollisuus aktiiviseen asumiseen ja kuntouttavaan hoivaan esteettömässä, turvallisessa ja kodinomaisessa asuinympäristössä. Asiakkailla on mahdollisuus osallistua yhteisön arkeen.

Hankinnan valmistelussa on kiinnitetty erityistä huomiota hankittavan palvelun korkeaan laatuun sekä laadun valvontaan. Hankittavat palvelut ja niiden mitattavat laatuvaatimukset määritellään yksityiskohtaisesti tarjouspyyntöön kuuluvassa palvelukuvauksessa (liite 1). Palvelukuvaus sisältää palveluasumisen hankinnan kohteen kuvauksen ja ehdottomat laatuvaatimukset kaupungin ostamalle palvelulle. Laatuvaatimukset voidaan jakaa neljään pääosa-alueeseen joita ovat hoito, elämänsisältö, henkilöstö ja tilat. Palveluasumisen tulee edistää asiakkaan hyvinvointia, turvallisuutta ja hyvää elämänlaatua. Hankinnassa edellytetään laatuvaatimusten toteutumista 100-prosenttisesti. Laatutason on pysyttävä̈ asetetulla, korkealla vaatimustasolla koko sopimuskauden ajan.

Tilaaja ja palveluntuottaja suorittavat vuosittain sopimuskatselmusten yhteydessä palveluntuottajaa koskevan laatuarvioinnin. Laatuarvioinnissa käydään läpi laatumittarit, sovitut laaturaportit sekä palveluista kerätty palautetieto. Lisäksi tilaaja valvoo sopimusta sekä seuraa ja tarvittaessa ohjaa palveluntuottajan toimintaa jatkuvana valvontana ja reagoi välittömästi, mikäli sopimuspoikkeamia havaitaan. Jos sopimuskauden aikainen palvelun laadun valvonta osoittaa, että palvelun laatu ei vastaa sitä, miten palvelu on palvelukuvauksessa sekä palveluntuottajan tarjouksessa määritelty, tilaaja ei ohjaa palveluun uusia asiakkaita. Asiakastilaukset jatkuvat vasta kun tuottaja on todentanut palvelun täyttävän laatuvaatimukset. Uusien asiakkaiden ohjaamatta jättäminen on sakkoa tehokkaampi tapa puuttua tuottajan palvelulaadun toistuviin ongelmiin.

Lisäksi avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi jokainen palveluntuottaja velvoitetaan julkaisemaan tilaajan tekemän valvontaraportin internetsivuillaan. Myös tilaaja julkaisee valvontakäyntien raportit sekä yhteenvedon omilla internetsivuillaan.

Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä, joka tarkoittaa hankintayksikön itsensä suunnittelemaa, hankintalain (1397/2016) periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palvelujen hankkimiseen. Dynaamisen puitejärjestelyn tarkoituksena on turvata palvelujen saatavuus ja uusien toimijoiden markkinoille pääsy sopimuskauden aikana. Hankintayksikkö tekee hankintasopimukset dynaamiseen puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien kanssa.

Dynaaminen puitejärjestely on kestonsa ajan avoin kaikille tarjouspyynnön vaatimukset täyttäville palveluntuottajille esityksen liitteessä 2 Hankintamenettelyn kuvaus esitetyllä tavalla.

Palveluntuottajat ilmoittautuvat mukaan dynaamiseen puitejärjestelyyn sen perustamisvaiheessa jättämällä tarjouksen yhteen tai useampaan palvelumuotoon / kohteeseen. Palveluntuottajan on sitouduttava tarjouksessaan tarjouspyynnön vaatimuksiin ja ehtoihin, kuten palvelun laatua koskeviin vaatimuksiin.

Tarjouksen yhteydessä palveluntuottaja yksilöi tarjoamansa asumispalveluyksikön, kapasiteetin sekä antaa hinnat. Paikkamäärä on aina arvio.

Kaikki tarjouspyynnön kriteerit täyttävät tarjoajat sekä tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset ja palvelua koskevat vaatimukset täyttävät tarjoukset valitaan palveluntuottajiksi.

Tilaaja asettaa palveluntuottajat etusijajärjestykseen ensimmäisellä puitejärjestelykaudella hinnan perusteella, seuraavilla puitejärjestelykausilla hinta-laatusuhteen perusteella. Sopimuskauden aikana toimitaan puitesopimukseen kirjattujen säännösten nojalla.

Dynaamisen puitejärjestelyn avaaminen

Dynaaminen puitejärjestely avataan sopimuskauden aikana arviolta vuoden välein. Ensimmäisen kerran puitejärjestely on tarkoitus avata marraskuussa 2021.

Dynaamisen puitejärjestelyn avauduttua uudestaan palveluntuottaja, joka ei ole jättänyt tarjousta tai ei ole tullut valituksi palveluntuottajaksi dynaamisen puitejärjestelyn perustamisvaiheessa, voi jättää tarjouksen ja tulla valituksi palveluntuottajaksi. Lisäksi dynaamisen puitejärjestelyn perustamisvaiheessa valitut palveluntuottajat voivat jättää dynaamisen puitejärjestelyn avaamisen yhteydessä uuden tarjouksen uusien toimintayksiköiden tai osa-alueiden osalta.

Dynaamiseen puitejärjestelyyn jo hyväksytyillä palveluntuottajilla on kunkin dynaamisen puitejärjestelyn avaamisen yhteydessä oikeus tarkentaa alkuperäistä tarjoushintaansa, kuitenkin siten, että ainoastaan hinnan lasku on mahdollinen ensimmäisen kerran järjestelyn tullessa avatuksi. Hintaa voidaan toisen kerran järjestelyn tullessa avatuksi myös esittää korotettavaksi ottaen huomioon, mitä hinnan korotusten perusteista on puitesopimuksessa sovittu.

Etusijajärjestystä muutetaan sen mukaisesti kuin dynaamisen puitejärjestelyn avaamisella on saatu uusia tarjouksia sekä hintojen ja laadun vertailussa on päädytty uuteen etusijajärjestykseen

Toisesta sopimusvuodesta alkaen puitejärjestelyn osapuolet ovat velvolliset toimittamaan laatuvertailua varten tarvittavat vertailuperusteet. Myös uusien palveluntarjoajien on toimitettava kyseiset vertailuperusteet tarjouksensa yhteydessä.

Hankinnan kohdetta koskevat korkeat laatuvaatimukset on määritelty ehdottomina vähimmäisvaatimuksina siten, että ne vastaavat hankintayksikön määrittelemää täyttä laatutasoa. Hankintalain 115 §:n edellyttämänä perusteluna voidaan siten todeta, että koska korkea laatutaso on jo muutoin huomioitu hankinnassa vähimmäisvaatimuksina, kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla pelkkä halvin hinta.

Toisen kerran järjestelmää avattaessa etusijajärjestys luodaan hinnan (40 % painoarvolla) sekä laatutekijöiden (60 % painoarvolla). Tällöin myös vanhojen, puitesopimuksen jo solmineiden palveluntuottajien on toimitettava laatuvertailua varten tarvitsemansa tiedot tilaajalle. Etusijajärjestyksen laatiminen ja vertailtavat kriteerit eivät vaikuta palvelunkuvauksessa määriteltyihin laatustandardeihin.

Tehtävät sopimukset

Palvelun sopimuskausi on kuuden (6) vuoden mittainen ja se on suunniteltu alkavaksi 1.1.2021.

Tilaaja tekee hankintasopimukset hankintapäätösten mukaisesti valitsemiensa palveluntuottajien kanssa liitteen 3 Sopimusluonnos pohjalta.

Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään, vaan palvelua hankitaan tarpeen mukaan.

Sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden neuvotella muutoksista sopimukseen tilanteissa, jossa lainsäädäntö tai muu merkittävä vaatimus muuttuu. Lisäksi sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin tuomien mahdollisten muutosten vuoksi välttämätöntä.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali- ja terveyslautakunta on 4.2.2020 § 19 päättänyt sosiaali- ja terveystoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Hankinnasta solmittavien sopimusten allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajalla.

Päätös tullut nähtäväksi 04.03.2020

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §