Vuokraus, toimitila, kaupunginkanslia, Siltasaarenkatu 18-20, Antilooppi Oy

Kansliapäällikkö oikeutti kaupunkiympäristön toimialan toimitilavuokrauksen yksikön päällikön päättämään osoitteessa Siltasaarenkatu 18-20 sijaitsevan huoneistoalaltaan 1538,8 m2 suuruisen toimistotilan vuokraamisen Antilooppi Ky:ltä kaupungin kanslian henkilöstöosaston käyttöön 38 931,64 euroa/kk eli 25,30 euroa/m2/kk kokonaisvuokrasta. Vuokriin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Määräaikaisen sopimuksen vuokra-aika alkaa 1.6.2020 ja päättyy 1.6.2027. Vuokraus solmitaan liitteenä olevan tarjouksen mukaisin ehdoin.

Lisäksi Antilooppi Ky vuokraa väistötilat koulutusluokille 1.1.2020 alkaen tilojen valmistumiseen saakka. Väistötilat sijaitsevat osoitteessa Paasivuorenkatu 3, 2. krs. Väistötilan koko on noin 370 m2. Tilan kokonaisvuokra on 14 euroa/m2/kk eli yhteensä 5 250 euroa/kk. Vuokriin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

Kansliapäällikkö päättää oikeutti kaupunkiympäristön toimitilavuokrauksen yksikön päällikön tekemään vuokrasopimukseen tarvittaessa vähäisiä muutoksia.

Henkilöstöosasto (heos) toimii tällä hetkellä viidessä eri osoitteessa, mikä hankaloittaa tiimien välistä yhteistyötä ja lisää siilomaista työskentelyä. HR:n uusi toimintapa vaatii verkostomaisuutta, vahvaa yhteistyötä ja viestintää. Tämä mahdollistuu yksissä yhteisissä tiloissa. Lisäksi kaupungin koulutustilat (Toinen Linja 7) sijaitsevat purettavassa rakennuksessa ja niiden käyttö estyy vuoden 2019 lopussa.

Tilavaihtoehtoja on tarkasteltu kaupunkiympäristön toimitilavuokrausyksikön toimesta yhteistyössä kaupunginkanslian kanssa. Tavoitteena uusille tiloille on ollut saavutettavuus julkisilla kulkuvälineillä sekä tilojen hyvä peruskunto. Kaupungin omistamia tavoitteen mukaisia tiloja ei ole vapaana. Parhaiten nämä asetetut tavoitteet saavutetaan sijoittamalla toiminnot Antilooppi Ky:n omistamiin tiloihin osoitteessa Siltasaarenkatu 18-20 7.krs., josta vapautuu lisää tilaa 31.12.2019. Tiloista on saatu vuokratarjous Antilooppi Ky:ltä. Näin koko henkilöstöosasto ja koulutustilat saadaan samaan monityötilaan.

Vuokranantaja tekee tiloihin tarvittavat toiminnalliset muutostyöt kustannuksellaan. Muutostöiden kustannukset on arvioitu olevan yhteensä 278 555 euroa (alv 0 %). Toimistotilan muutostöihin menee arviolta 4-5 kuukautta vuokrasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen sisältäen suunnittelun ja rakentamisen. Antilooppi Ky vuokraa väistötilat koulutusluokille 1.1.2020 alkaen tilojen valmistumiseen saakka.

Kokonaisvuokraan sisältyvät pääomakustannukset, kiinteistön ylläpito, lämmitys- ja vesikustannukset sekä jätehuolto. Lisäkustannuksia syntyy B-rapun tilojen kalustamisesta ja varustelusta. A- ja C-rappujen tilat kalustetaan nykyisillä kalusteilla, joista aiheutuu muuttokuluja. Kuluja puolestaan säästetään, sillä että koulutustilojen toimiessa Heosin yhteydessä ei ole tarvetta rekrytoida henkilöä pitämään huolta erillisistä koulutustiloista. Koulutustilojen käyttöaste on korkea, ja pysyy sellaisena jatkossakin mm. kaupungin digihankkeen vuoksi.

Tilan pääomavuokrasta (19,8 euroa/m2/kk) kiinteällä vuokra-ajalla (7 vuotta) laskettu nykyarvo on 2 116 933 euroa.

Vuokrasopimus on sidottu elinkustannusindeksiin ja perusindeksinä käytetään syyskuun 2019 indeksilukua. Vuokratarkistus tullaan tekemään kerran vuodessa, ensimmäisen kerran 1.1.2021. Vuokraa tullaan kuitenkin tarkistamaan 2%, mikäli elinkustannusindeksin on ollut matalampi.