Hankinta, HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalvelut

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan kohteena on puhtaanapitopalveluiden tilaaminen HKL:n kantametron metroasemille, varikoille, sosiaalitiloihin ja bajamajoille neljän (4) vuoden sopimuskaudelle 1.11.2020-31.10.2024. Sopimusta voidaan jatkaa kahdelle yhden (1) vuoden optiokaudelle toimitusjohtajan päätöksellä ennen optiokauden alkua.

Hankittavan palvelun hinnat ovat kiinteitä kahden (2) vuoden ajan sopimuksen voimaantulosta alkaen. Palveluntuottajalla on oikeus ehdottaa hinnan muutosta kerran sopimuskauden aikana siten, että hinnanmuutos voi tulla voimaan aikaisintaan 24 kk kuluttua sopimuksen alkamisesta seuraavien edellytysten täyttyessä:

• Hinnanmuutos perustuu siivouspalveluiden yleiseen kustannuskehitykseen;
• Hinnanmuutoksen peruste on syntynyt sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen;
• Hinnanmuutoksen peruste vaikuttaa välittömästi sopimuksen mukaisten siivouspalveluiden hintaan; ja
• Hinnanmuutoksen peruste ei johdu palveluntuottajan omasta toiminnasta (pois lukien yleiseen palkkakehitykseen perustuvat muutokset).

Lisäksi palveluntuottajalla on oikeus ehdottaa hinnanmuutosta samoin ehdoin ennen optiokausien alkua.

Palvelukuvaus on määritelty tarkemmin hankinta-asiakirjoissa. Palvelukuvaukseen sekä sopimukseen sisältyy mittaristo, jolla seurataan mm. palvelun laatua, palveluntuottajan henkilöstön työhyvinvointia, vaihtuvuutta, työturvallisuusohjeiden noudattamista sekä sitä, että työtä tekevät palveluntuottajan työntekijät on perehdytetty HKL:n turvallisuuskoulutusmateriaaleihin.

Hankinnan kulku

HKL järjesti neuvottelumenettelynä tarjouskilpailun (51H2019) HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalveluista. Hankinnan ennakoitu arvo ylitti erityisalojen hankintalain 1398/2016 13 §:n kynnysarvon ja neuvottelumenettelyä koskeva ilmoitus julkaistiin Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan verkkoversiossa (TED) sekä julkisten hankintojen ilmoituskanavassa (HILMA) 22.1.2020.

Valittaessa ehdokkaita neuvottelumenettelyyn otettiin vähimmäisvaatimuksina huomioon tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttyminen. Osallistumishakemuksen jättämällä tarjoajat sitoutuivat pyydettäessä toimittamaan nähtäväksi mm. selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta ja keskeisistä työehdoista sekä eri työnantajarekistereihin kuulumisesta ja työnantajamaksujen maksusta.

Toimitusjohtaja valitsi 17.2.2020, 32 §, HKL:n metroasemien ja muiden kiinteistöjen puhtaanapitopalveluiden kilpailutuksen neuvotteluvaiheeseen seuraavat osallistumishakemuksen lähettäneet ehdokkaat:

• Palmia Oy
• SOL Palvelut Oy
• Lassila & Tikanoja Oyj

Neuvotteluvaiheeseen valittujen ehdokkaiden kanssa käytiin yksi neuvottelukierros 16.3. – 23.3.2020 alustavan tarjouspyynnön, julkaistun hankintamateriaalin ja ehdokkaiden kommenttien pohjalta. Lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin 17.4.2020 ja lopullisten tarjousten vastaanoton määräaika oli 18.5.2020 klo 12:00.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät kaikki neuvotteluissa mukana olleet yritykset:

• Lassila & Tikanoja Oyj
• Palmia Oy
• SOL Palvelut Oy

Tarjousten vertailuperusteet

Saapuneet tarjoukset vertailtiin tarjouspyynnön mukaisesti käyttäen ratkaisuperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavasti:

1. Hinta 70 pistettä

• Vertailussa halvin hinta sai 70 pistettä ja muille tarjouksille laskettiin vertailupisteet hinnan osalta kaavalla (halvin hinta/tarjottu hinta) * 70

2. Laatu 30 pistettä

• Laatuarviointi suoritettiin tarjouksen liitteeksi vaadittujen selvitysten perusteella.
• Laatutekijät ja niiden osakokonaisuudet painoarvoineen on esitetty liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukoissa. Palvelun laatuarvioinnissa on pisteytettävinä asioina otettu huomioon mm. haltuunottosuunnitelma sisältäen työntekijöiden perehdytyssuunnitelman ja työturvallisuusohjeiden noudattamisen sekä työtyytyväisyyssuunnitelman sisältäen kuvauksen henkilöstön työhyvinvoinnin varmistamisen toimenpiteet ja tavoitteet työhyvinvoinnille ja –vaihtuvuudelle.
• Vertailussa parhaat laatupisteet saanut tarjoaja sai 30 pistettä ja muille tarjouksille laskettiin vertailupisteet laadun osalta kaavalla (saadut laatupisteet/parhaimmat laatupisteet) *30.

Vertailupisteet laskettiin hinta- ja laatupisteiden yhteenlaskettuna summana.

Tarjousten yhteispisteet olivat seuraavat:

SOL Palvelut Oy 96,67 p.
Palmia Oy 85,09 p.
Lassila & Tikanoja Oyj 75,83 p.

Tarkemmat tarjoajakohtaiset vertailupisteet on esitetty liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailussa eniten pisteitä saanut tarjoaja on SOL Palvelut Oy.

Liikenneliikelaitoksen johtokunta 04.06.2020 § 100

Päätös

Käsittely

Esittelijä

Lisätiedot

Satu Rämö, suunnittelija, puhelin: 310 22718

Eeva Lindroos, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 34879

Kaupunkiympäristön toimiala Liikenneliikelaitos Toimitusjohtaja 17.02.2020 § 32

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Satu Rämö, suunnittelija, puhelin: 310 22718

Eeva Lindroos, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 34879

Päätös tullut nähtäväksi 26.06.2020

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin liikenneliikelaitoksen johtokunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.