Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2019, kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 17 luku 1 § mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta, hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta ja valvovat avustusten käyttöä.

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävimmistä tehtävistä, jota toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuoden 2019 aikana tavoitteena oli tiivistää avustustoiminnan yhteistyötä ja koordinaatiota asiakastiedon ja avustusprosessien yhtenäistämisellä sekä yhtenäistämällä avustustoiminnan tarkastustoimintaa, vaikuttavuuden arviointia, mittareita ja seurantaa. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avustusmäärärahojen ja tavoitteiden osalta yhdeksi toimenpiteeksi kirjattiin, että vuoden 2019 aikana yhtenäistetään toimialan avustusten (kulttuuri, liikunta, nuoriso) käytön seuranta ja toteutetaan ulkopuolinen vuonna 2018 avustusta saaneiden tilinpidontarkastus. (kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 15.1.2019, § 4 liite 3).

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Toinen keskeinen tavoite on auttaa tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta tarkastettavia yhteisöjä sekä muita avustettavia yhteisöjä kehittämään omaan toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustukseen liittyvää neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olleet yhteisöt saavat heitä koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät jokaisen tarkastetun yhteisön kanssa keskustelut raportin perusteella. Keskusteluissa yhteisöiltä edellytetään myös kehittämistoimet havaittuihin epäkohtiin ja sovitaan seurannasta. Useat avustusta saavista yhteisöistä saavat kaupungin lisäksi avustusta myös valtiolta tai säätiöiltä, joille myös raportoidaan säännöllisesti toiminnasta ja taloudesta. Toiminta on lähtökohtaisesti luottamukseen perustuvaa, avointa ja vastuullisesti organisoitua.

Syksyn 2019 aikana tarkastettiin pistokokeisiin perustuen 4-8 yhteisön tilinpitoon ja hallintoon liittyvät asiapaperit vuonna 2018 avustusta niin nuorisojaostolta, kulttuurijaostolta kuin liikuntajaostolta saaneiden osalta. Tarkastettavat yhteisöt valittiin avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen edustamaan erityyppisiä avustustoimijoita.

Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin lista, johon oli lueteltu materiaali, joka heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Yhteisöille myös ilmoitettiin, että tarkastuksesta tehdään raportti, jonka he saavat omaan käyttöönsä ja voivat sen avulla kehittää omaa toimintaansa sekä taloushallintoa. Kaikki yhteisöt toimittivat pyydetyt materiaalit tilintarkastusta varten. Tarkastustoiminnan kautta voidaan myös yhtenäistää ja kehittää avustettavien toimijoiden hyvää hallintotapaa vuoropuhelussa toimijoiden kanssa. Tarkastaja kokosi myös hyödyllisen tilinpidon ohjeistuksen sekä valmistelijoiden että toimijoiden käyttöön (liite). Ohje on kaikkien saatavilla palvelukokonaisuuksien avustussivuilla.

Tarkastetut yhteisöt:

1. Jamkicks OY (kulttuuri)
2. Viihdepalvelu Esirippu OY / Pohjois-Helsingin bändikoulu (kulttuuri)
3. Intomieliset ry / Arja Tiili Company (kulttuuri)
4. Nukketeatteri Sampon kannatusyhdistys ry. (kulttuuri)
5. Opera Box (kulttuuri)
6. ShedHelsinki Säätiö sr. (kulttuuri)
7. Mad Housen ystävät ry (kulttuuri)
8. Kapsäkki osuuskunta (kulttuuri)
9. Savate Club Helsinki (liikunta)
10. Liikuntayhdistys Rectus ry (liikunta)
11. Käpylän Pallo ry (liikunta)
12. HVS-Tennis ry (liikunta)
13. Liikuntaleikki Helsinki ry (liikunta)
14. Parkour Oppimiskeskus ry (liikunta)
15. Street Art Dance Essential - SADE ry (nuoriso)
16. Leikkiteatteri-yhdistys Uudenmaan jaosto ry (nuoriso)
17. KNK Helsinki III Nuoret Kotkat – osasto (nuoriso)
18. Helsingin Venäläinen SADKO-klubi (nuoriso).

Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan kaupunkiyhteisiä avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi avustuspäätökset tekevillä jaostoilla on yksityiskohtaisemmat myöntämisperusteensa, jotka vaihtelevat avustusmuodoittain.

Tilinpidontarkastaja Lydman Oy (tarkastaja) on tarkastellut yhdistysten toimintaa suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Tarkistuksien yleishavaintona voidaan todeta, että useimmilla yhteisöillä taloudenpito ja hallinto ovat kirjanpito- ja yhdistyslain mukaisia, kumpiakin hoidetaan riittävän huolellisesti.

Yhden tarkastuskierroksen pohjalta ei voida kuitenkaan vetää johtopäätöksiä koko toimijakentän osalta taloudenpidon ja hallinnon kehittämistarpeista. Kumppanuusyksiköt korostavat sitä, että nyt kun yhtenäistetään avustustoiminnan tarkastustoimintaa, voidaan myös yhdessä suunnitella paremmin apua ja ohjeistuksia talouden ja hallinnon kehittämiseen.

Tilinpidontarkastuksessa esiin nousi seuraavia huomioita:

Yhteisöjen yleishyödyllisyys; nuorison ja liikunnan (ei kulttuurin) avustusten myöntämisperusteissa on toimijoiden yleishyödyllisyyden vaatimus. Tämän yleishyödyllisyyden täyttyminen toiminnassa on joiltain osin ollut epäselvää.

Helsinkiläisyys avustuksen ehtona: kaupungin yleisohjeiden mukaan avustusten tulee kohdentua pääosin helsinkiläisiin. Osalla avustettavista yhteisöistä on myös valtakunnallista toimintaa, helsinkiläisiin kohdistuvan ja valtakunnallisen toiminnan rajan vetäminen voi joiltain osin olla sisällöllisesti keinotekoista ja kustannusten erittelyssä valtakunnallisen ja helsinkiläisiin kohdentuvat toiminnan välillä on kehitettävää.

Lähipiiriin liittyvät kytkökset: avustuksen saajalla on joissain tapauksissa ollut läheiset yhteydet samaa palvelua tuottavan toisen toimijan tai yrityksen kanssa, jolloin taloudellisissa vastuusuhteissa tai alihankintasuhteissa voi ilmetä epäselvyyksiä.

Avustuksen tarve: nuorison osalta avustusohjeisiin on kirjattu avustuksen tarpeen arvioinnin vaatimus. Avustuksen tarpeen käsite ja tämän tarpeen arviointi vaihtelevat palveluittain.

Palkkauskustannukset suhteessa maksettuihin apurahoihin: toimialan avustuksissa on jonkin verran vaihtelevia käytäntöjä sen suhteen, milloin avustusta voi käyttää palkkakustannuksiin ja milloin esimerkiksi apurahana.

Kaupunki osarahoittajana: kaupunki toimii useimmiten toiminnan, palvelujen tai hankkeiden osarahoittajana. Tarkastuksessa on ilmennyt kehitettävää avustettavien toimijoiden liiketapahtumien, tositteiden kirjausten yhteyttä mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen yksiselitteisellä ja todennettavissa olevalla tavalla.

Tarkastuksissa nousi myös esiin, että yhdistyslain noudattaminen tuottaa osalle yhdistyksistä haasteita: yhdistys ei aina toimi kaikilta osin sääntöjensä mukaisesti eikä yhdistysrekisterin tiedot aina ole ajan tasalla, eivätkä hallinnon käytännöt ole aina asianmukaisella tavalla dokumentoituja.

Avustuksien saajat eivät myöskään aina avaa tilinpäätöksiään riittävästi, jolloin avustusten käytön kohdentuminen ei käy selväksi ja kirjausketju eli tositteiden ja kirjausten yhteys tuloslaskelmaan jää epäselväksi. Hakijoiden taloushallinnan ja hallinnollisen osaamisen vähäisyys voi johtaa avustusten valmisteluissa sekä järjestöjä että valmistelijoita työllistäviin lisätietopyyntöihin ja pahimmillaan myös päätösten teon viivästymiseen.

Lautakunnan jaostojen avustusten käytön valvontatehtävään kuuluu palvelukohtaisten raporttien perusteella tehtävä käytön valvonta. Nyt tehty tarkastusraportti esitellään jaostoille toukokuun kokouksissa ja siellä myös päätetään mahdollisista toimenpiteistä nyt tehtyihin tarkastuksiin. Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti.

Päätös tullut nähtäväksi 13.05.2020

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §