Tiedonhallintalainsäädännön toteutusvastuut Kaupunginkansliassa

Kansliapäällikkö päätti kaupunginkanslian tiedonhallinnan toteutusvastuista liitteen 1 mukaisesti.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) on tullut voimaan 1.1.2020. Tiedonhallintalaki on tiedonhallintaa koskeva yleislaki. Tiedonhallintalaissa säädetään julkisen hallinnon yleisistä velvoitteista tiedonhallinnassa ja tietojärjestelmien käytössä: tiedonhallinnan suunnittelusta ja kuvaamisesta, tietoturvallisuudesta, turvallisuusluokittelusta, tietoaineistojen muodostamisesta sekä asianhallinnasta ja palvelujen tiedonhallinnasta.

Tiedonhallintalain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Lisäksi lain tavoitteena on mahdollistaa tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa asiakkaille tuloksellisesti ja laadukkaasti. Uudella sääntelyllä pyritään myös tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuteen.

Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintayksikön eli Helsingin kaupungin johdon on huolehdittava siitä, että Helsingin kaupungilla on määritelty tiedonhallintalaissa ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut. Tiedonhallinnasta säädetään muun muassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laista (621/1999), EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), tietosuojalaissa (1050/2018), arkistolaissa (831/1994), hallintolaissa (434/2003), kuntalaissa (410/2015), laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sekä laissa digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019).

Kansliapäällikkö on 23.12.2019 (278 §) asettanut tiedonhallintaryhmän ja päättänyt samalla, että toteutusvastuu tiedonhallintalainsäädännön toimeenpanosta on virastoilla, toimialoilla ja liikelaitoksilla. Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus Helsingin kaupungilla. Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on koordinoida kaupunkitasoisesti tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeistusta ja koulutusta. Tiedonhallintaryhmä kehittää, seuraa ja raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista Helsingin kaupungilla.

Valtiovarainministeriön asettama tiedonhallintalautakunta on 18.3.2020 antanut suosituksen johdon vastuiden toteuttamisesta tiedonhallinnassa. Suositus ei ole sitova, mutta tiedonhallintaryhmä on käyttänyt suosituksen lausunnolla ollutta luonnosta hyväkseen tiedonhallinnan vastuiden kaupunkitasoisessa määrittelyssä. Tiedonhallintaryhmä on kokouksessaan 11.3.2020 vahvistanut tiedonhallinnan kaupunkitasoiset ohjausvastuut ja sopinut, että tiedonhallintaryhmän puheenjohtaja pyytää virastoja, toimialoja ja liikelaitoksia määrittelemään toteutusvastuut. Tiedonhallintaryhmän puheenjohtaja on pyytänyt viestissään 12.3.2020 virastojen, toimialojen ja liikelaitosten johtoa määrittelemään tiedonhallinnan toteutusvastuut 30.4.2020 mennessä.

Kansliapäällikön päätöksessä 23.12.2019 (278 §) on määritelty tiedonhallinnan kaupunkitasoiset ohjausvastuut nyt määriteltyä yleisemmällä tasolla (Asiakirjahallinto ja asianhallinta, tiedonhallintaan liittyvät strategia- ja tietohallintotehtävät, tietoturvallisuus, tietosuoja ja digitaalisten palveluiden kehittäminen).