Hankinta, kirjastokortit, HelMet kirjastot, Helsinki, Espoo, Kauniainen ja Vantaa

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Taustasäännökset

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Hankintaoikaisuvaatimus

Helmet kirjastokorttien – hankintamenettelyssä tarjouksen jättänyt Idemia Finland Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksen määräajassa 2.6.2021. Idemia Finland Oy ei ole saattanut asiaa valituksena käsiteltäväksi markkinaoikeuteen. Idemia Finland Oy vaatii, että Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan hankintapäätös kumotaan ja tarjoajan tarjous otetaan mukaan tarjousvertailuun.

Idemia Finland Oy esittää oikaisuvaatimuksessaan, että SLIX2 -sirun tallennus ja lukitus määriteltiin näin: ”ISO 28560-1 – standardin mukaisten tietoelementtien tallennus ja lukitus ISO 28560-2 mukaisesti”. Idemia Finland Oy:n selvityksen mukaan, edellä mainittu ISO 28560-2 – standardi mahdollistaa kahdeksan eri tallennusmuotoa SLIX2 – sirulle, joista yksi sallittu tallennusmuoto on heksadesimaalimuodon lisäksi myös Idemia Finland Oy:n testikorteissa käyttämä ASCII-muoto. Tarjouksen teknisissä määrityksissä ei erikseen vaadittu heksadesimaalimuotoa SLIX2 – sirun tallennusmuodoksi.”

Idemia Finland Oy viittaa Lasse Anttilan 26.5.2021 Helmet-kirjastokorttien hankinnasta vastaaville henkilöille lähettämään sähköpostiin, jossa kuvataan ISO 28560-2 – standardin hyväksymät tallennusmuodot. Idemia Finland Oy on toimittanut pyytämättä kyseisen selvityksen. Edellä kuvatun perusteella Idemia Finland Oy vaatii, että testikortit hyväksytään ja tarjoajan tarjous otetaan mukaan tarjousvertailuun.

Hankintamenettely

Helmet kirjastokorttien hankinta toteutettiin hankintalain 32 § mukaisella avoimella menettelyllä.

Hankinnasta julkaistiin EU-hankintailmoitus 26.3.2021. Helsingin kaupunki hankki tällä kilpailutuksella RFID-tekniikan ominaisuuksin Helmet-kirjastokortteja Helsingin, Espoon, Vantaan, ja Kauniaisten kaupunginkirjastoille. Tilaajina toimivat Helsingin, Espoon, Vantaan, ja Kauniaisten kaupungit. Kukin kaupunki tekee oman hankintapäätöksen ja – sopimuksen.

Tarjouspyynnön liite 2 Tekniset määritykset, jonka perusteella kohdassa tietojen tallennus on mainittu: ICODE SLIX2 IC tai vastaava: ISO 28560-1 – standardin mukaisten tietoelementtien tallennus ja lukitus ISO 28560-2 mukaisesti.

Kirjaston lainauksenvalvonnan käytössä olevilla RFID-lukijoilla Idemia Finland Oy:n korteista ei saatu lukutulosta. Testeissä ei voitu todeta kortin toimivan vaaditulla tavalla. Uudelleentestaus edellyttäisi korttien vaihtamista. Testeissä oli useita tarjokkaita, joilla kaikki korttitestauksen osa-alueet toimivat.

Tarjouspyynnössä Helmet kirjastokorttien hankinta 332571 kohdassa Tarjouspyynnön muut ehdot tarjoaja on vastannut ”Kyllä” hyväksymällä seuraavat vähimmäisehdot:

Kohta 9.3 Tietojen tallennus: Kirjastojärjestelmän asiakasnumero (Primary item identifier) ja kortin tyypin kertova numero 8 (Type of usage) tallennetaan ja lukitaan tarjoajan toimesta sovitusti ICODE SLIX2 tai vastaavaan siruun, Tilaajan liitteessä 2 esittämän määrityksen mukaan.

Kohta 10. Tarjoajan on toimitettava neljä (4) testikappaletta tarjouksen jättämisen yhteydessä. Testikorteissa ei tarvitse olla viimeisteltyä painatusta tai ulkoasua, vaan ainoastaan niiden tekninen toiminnallisuus testataan. Mikäli kortteja ei ole toimitettu ilmoitettuun ajankohtaan mennessä tai testikäytössä ilmenee, että testattavat kortit eivät täytä asetettuja vaatimuksia tai muutoin toimi vaaditusti, hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjoajan tarjous.

Testikäytössä selvisi, että Idemia Oy:n testikortit eivät toimineet lainauksenvalvonnan osalta puutteellisen asiakasnumeron tallennusmuodon vuoksi. Idemia Oy:n tarjous hylättiin tarjouspyynnön vastaisena ja voittajaksi valittiin Mikro-Väylä Oy.

Hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Lain esitöissä (HE 108/2016 vp s. 174) kuitenkin painotetaan, että hankintayksiköllä on tähän oikeus, mutta ei velvollisuutta.

Hankintalain esitöiden (108/2016 vp, s. 173) mukaan tarjoajilta voidaan pyytää täsmennystä epäolennaisiin puutteisiin, ristiriitoihin tai virheisiin liittyen. Sallittua ei kuitenkaan ole pyytää täsmennystä siten, että menettelyllä on olennainen vaikutus tarjoajan asemaan, esimerkiksi siten, että tarjoajan sallitaan vaihtavan tarjouspyynnön vastaisen tuotteen. Hankintayksikkö ei siten ole toiminut hankintalain vastaisesti jättäessään valittajan tarjouksen osana olevaa testausta täsmentämättä.

Hankintayksikkö toteaa, että tarjouspyynnössä on yksiselitteisesti asetettu tarjouksen vähimmäisvaatimukseksi sen, että jos testikäytössä ilmenee, että testattavat kortit eivät täytä asetettuja vaatimuksia tai muutoin toimi vaaditusti, hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjoajan tarjous. Kahden testikorttien tarjoajien korttien testaukset täyttivät asetetut vaatimukset ja toimivat vaaditusti, joten voidaan katsoa, että tarjouspyynnössä vaatimus on esitetty riittävän tarkasti ja oikein. Tarjouspyynnön aikana on ollut mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä 14 vrk ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista. Idemia Finland Oy on esittänyt vasta hankintapäätöksen tekemisen jälkeen 26.5.2021 kuvauksen ISO 28560-2 – standardin hyväksymistä tallennusmuodoista.

Hankintayksikkö voi vertailla ainoastaan tarjoukset, jotka täyttävät vähimmäisvaatimukset. Näin ollen Idemia Finland Oy:n tarjouksen ottaminen mukaan tarjousvertailuun olisi ollut yhdenvertaisen kohtelun vaatimuksen vastaista ja loukannut muita tarjoajia tasapuolisen kohtelun periaatteen vastaisesti.

Päätelmä

Hankintamenettelyssä ja päätöksenteossa on noudatettu lain säännöksiä ja tarjouspyyntöasiakirjojen ehtoja. Esiin ei ole noussut sellaista uutta tietoa, jonka johdosta hankintapäätöstä tulisi muuttaa oikaisuvaatimuksessa esitetysti.

Esitetty hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta muuttaa 20.5.2021 tehtyä hankintapäätöstä, ja on sen vuoksi hylättävä.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja 20.05.2021 § 29

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja 09.11.2020 § 71

Päätös tullut nähtäväksi 23.06.2021

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.