Valtuustoaloite, henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien vahvistaminen korjauksien ja uudisrakennusten suunnittelussa

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Henkilöstön osallistaminen rakennushankkeiden suunnitteluvaiheessa

Koulu- ja päiväkotihankkeissa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilapalvelut tekee yhteistyössä palveluiden kanssa linjaukset ja laatii suunnitteluohjeet. Suunnitteluohjeita muokataan kentältä saadun palautteen perusteella vahvistamaan varhaiskasvatus- ja opetussuunnitelmien toiminnallisia tavoitteita.

Käyttäjätoimiala laatii pedagogisen suunnitelman yhdessä henkilökunnan kanssa. Suunnitelma toimii tilasuunnittelun ja toiminnan kehittämisen lähtökohtana tarvekuvausta laadittaessa.

Hankkeiden yhteydessä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilahankeyksikön projektiarkkitehdit järjestävät hankekohtaisia käyttäjäkokouksia. Käyttäjäkokouksissa suunnittelijat saavat lisätietoja toiminnasta ja tilojen toiminnallisuudesta. Käyttäjäkokouksiin osallistuu yksikön johtaja ja tämän kutsumana muuta henkilökuntaa. Yksikön johtaja välittää tietoa henkilökunnalle ja on vastuussa henkilökunnan osallistamisesta. Käyttäjäkokouksia järjestetään eri aihepiireistä kuten aineopetusluokkien kalustuksesta, ICT-ratkaisuista ja tilojen varustuksesta.

Lisäksi henkilökunta osallistuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan irtokalustesuunnitteluun. Lasten ikä huomioiden lapsia osallistetaan pihan ja irtokalusteiden suunnitteluun.

Myöskään kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla uusien rakennusten suunnittelua ei tehdä pelkästään hallinnon puolella vaan suunnittelun yhteydessä kootaan palautetta ja tarpeita yksikön henkilöstöltä.

Nuorisotilojen suunnitteluohjeet valmistuivat viime vuonna. Ne laadittiin yhteistyössä nuorisopalveluiden henkilökunnan kanssa.

Sosiaali- ja terveystoimialan isojen keskusten - terveys- ja hyvinvointi-, perhe- ja seniorikeskusten - laatuvaatimukset valmistuivat tänä vuonna. Niitä laatimassa olivat myös palvelutoimintojen edustajat, lähinnä sellaisia esimiehiä, jotka olivat aikaisemmin olleet mukana useammassa hankkeessa ja saaneet sitä kautta kokemusta.

Toimialan erillisissä hankkeissa on kohteeseen muuttavien esimiesten muodostama projektiryhmä, joka kohteittain tarkastaa, että tilat vastaavat laatuvaatimuksia. Näin varmistetaan, että tilat varustetaan oikein tukemaan henkilöstön työtä.

Hankkeiden työpajoissa on aina mukana henkilöstön edustajia. Viimeisimmissä hankkeissa on käytetty henkilöstön kuulemiseen myös avointa Kerro kantasi -kyselyä. Kokemukset ovat positiivisia ja kyselyjen tekemistä aiotaan jatkaa. Tavoitteena on saada jokaisen henkilöstöön kuuluvan näkemys. Mielipiteet saattavat olla hyvinkin ristiriidassa keskenään, ja hiljaisten ääni jää kuulematta, mikäli asioita käsitellään ainoastaan työpajoissa tai kokouksissa.

Myös crowst-kyselystä on saatu hyviä kokemuksia ja laadukkaita vastauksia. Siihen voivat liittyä niin kaupunkilaiset kuin henkilöstökin. Palautteita on käsitelty asukaspalautteina, mutta henkilöstölle on kerrottu, että heillä on yhtä lailla mahdollisuus osallistua.

Kaikkien käyttäjätoimialojen tavoitteena on henkilöstön - ja muidenkin käyttäjien ja yhteistyötahojen - osallistaminen tavalla, joka ei käytä resursseja turhaan eikä luo katteettomia odotuksia, ts. osallistamalla sellaisiin asioihin, joihin henkilöstöllä on tosiasiallinen mahdollisuus vaikuttaa.

Kaupunkiympäristötoimialan tehtävä on toteuttaa käyttäjätoimialojen määrittelemät tilatarpeet kokonaistaloudellisesti ja kestävästi.

Palautejärjestelmä

Helsingin kaupungin kiinteistöpoliittisen ohjelman toteutusohjelmassa on kohta 3.2.3.f Rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet: ”Kerätään ja analysoidaan rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet. Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuuteen on perustettu pysyvä Toimivuuden varmistamisen työryhmä. Työryhmä kerää ja analysoi rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet osana toimivuuden varmistamista. Palaute käydään läpi hankkeen henkilöstön kanssa hankkeissa oppimisen vuoksi ja kiinteistönhoidon kanssa kiinteistönhoidon toiminnan kehittämiseksi.”

Edellä mainittu Toimivuuden varmistamisen työryhmä on laatinut RALA ry:n palautejärjestelmään viisi kysymyskokonaisuutta palautteen saamiseksi rakentamishankkeen onnistumisesta sekä rakennuksen tilojen toimivuudesta, työn laadusta ja sisäympäristöolosuhteista sekä kiinteistönhoidon toimivuudesta. RALA-palautejärjestelmä on ollut rakennuttamispalvelulla aktiivisessa käytössä jo HKR-Rakennuttajan ajoista saakka rakentamishankkeen suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja tilaajan välisten kokemusten kartoittamiseksi. Nyt samaan palautejärjestelmään on lisätty hallintokunnan tilahallinnolle ja loppukäyttäjälle mahdollisuudet palautteenantoon omilla kysymyskokonaisuuksillaan.

Palautekyselyn kysymyskokonaisuudet ovat:

1 Hankkeen suunnittelu

2 Rakennusaika - toteutus

3 Tilojen ja pihan toimivuus ja työn laatu

4 Tilojen olosuhteet

5 Kiinteistönhoidon toimivuus

Osat 1 ja 2 lähetetään hallintokunnan tilahallinnolle, osat 3 ja 4 lähetetään loppukäyttäjälle eli rakennuksen henkilökunnalle ja osa 5 lähetetään rakennuksen kiinteistönhoitajalle.

Uutta palautejärjestelmää ehdittiin helmikuussa 2020 pilotoida ainoastaan Jätkäsaaren peruskoulussa ennen koronapandemian aiheuttamaa poikkeustilaa. Lähiopetuksen jälleen käynnistyttyä on palautejärjestelmällä tarkoitus selvittää esim. Ressun lukion ja/tai Botby grundskolanin henkilökunnan kokemuksia.

Asian aikana kuultavana oli projektinjohtaja Reetta Amper. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.