Hankinta, henkilösuojaimet, sosiaali- ja terveystoimiala
Tietoset Oy:n hankintaoikaisuvaatimus henkilösuojainten hankinnan kohderyhmään 2
Päätös
Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hylätä Tietoset Oy:n oikaisuvaatimuksen koskien sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan hankintapäätöstä 9.11.2020 § 196 henkilösuojainten hankinnasta. Oikaisuvaatimus koskee hankinnan kohderyhmää 2.
Oikaisuvaatimuksen tueksi ei ole esitetty sellaisia perusteita, joiden vuoksi se tulisi hyväksyä.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Taustaa
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja hyväksyi ehdollisena 9.11.2020 § 196 hankintapäätöksessään Huippu Group Oy:n tarjouksen henkilösuojainten hankinnan kohderyhmässä 2, Leikkausmaski (kirurginen suu-nenäsuojain), type IIR.
Hankinta kilpailutettiin voimassaolevan puitejärjestelyn määräaikaisen jatkosopimuksen allekirjoittaneiden toimittajien kesken kevennettynä kilpailutuksena (niin sanottu minikilpailutus).
Valinnan perusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa valinnan perusteena oli halvin yksikköhinta. Hintavertailuun pääsivät ne tarjoajat, joiden tuotteet hyväksyttiin valintatyöryhmän tuotenäytteiden perusteella tekemän arvion perusteella.
Kohderyhmässä 2 hankintapäätös on ehdollinen, kunnes tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä vaaditun, Teknologian tutkimuskeskus VTT:llä Tampereella tehdyn tuotetestauksen testausraportin ja raportti on kuitattu hyväksytyksi.
Oikaisuvaatimus ja sen perustelut
Tietoset Oy on tehnyt oikaisuvaatimuksen 1.12.2020 hankinnan kohderyhmään 2 ”Leikkausmaski (kirurginen suu-nenäsuojus), luokka (type) IIR, kumilenkit”. Tietoset Oy:n oikaisuvaatimus on toimitettu hankintayksikölle määräajassa.
Oikaisuvaatimuksessaan (liite 2) Tietoset Oy esittää muun muassa seuraavaa:
1. Huippu Group Oy:n tarjoamasta tuotteesta puuttuvat EU:n lääkinnällisiä laitteita koskevan asetuksen edellyttämät, suomenkieliset pakkausmerkinnät ja käyttöohjeet.
2. Huippu Group Oy:n tuotteen tuotepakkauksesta ei löydy ref-merkintää tai tuotenumeroa, jolla tuote voitaisiin yhdistää testiraporttiin ja CE-sertifikaattiin.
3. Huippu Group Oy markkinoille saattaman tuotteen valmistajatieto pakkauksessa vaikuttaa poikkeavan saatavilla olevan testiraportin tiedoista.
Oikaisuvaatimuksessaan Tietoset Oy kehoittaa varmistamaan ja tarkastamaan muun muassa tarjotun tuotteen pakkausmerkinnät, CE-sertifikaatin ja vaatimustenmukaisuusvakuutuksen. Samalla Tietoset Oy toteaa, että mikäli tarjotun tuotteen ja dokumentaation sekä pakkausmerkintöjen osalta kaikki todetaan asianmukaisiksi, Tietoset Oy:llä ei ole vaatimuksia.
Asianosaisen kuuleminen
Huippu Group Oy on antanut vastineensa 2.12.2020 (liite 4) Tietoset Oy:n oikaisuvaatimukseen.
Vastineessaan Huippu Group Oy toteaa, että Tietoset Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksessa esittämät väittämät eivät liity millään tavalla Huippu Group Oy:n tarjoamaan Weian TYPEIIR suu-nenäsuojaan. Hankintaoikaisuvaatimukseen on liitetty tietoja sekä valokuvia toisesta suu-nenäsuojaimesta (Tuoren), jota Huippu Group Oy on maahantuonut koronaepidemian aikana, mutta kyseistä suojaa ei ole tähän tarjouskilpailuun tarjottu, joten siihen liittyvät tuotetiedot eivät liity tehtyyn hankintapäätökseen.
Samalla Huippu Group Oy toteaa, että heidän näkemyksensä mukaan Tietoset Oy:n esittämä oikaisuvaatimus on aiheeton ja perustuu virheellisiin päätelmiin tarjotusta tuotteesta
Hankintayksikön perustelut oikaisuvaatimuksen hylkäämiselle
Hankintayksikkö on tutustunut Tietoset Oy:n esittämään oikaisuvaatimukseen ja Huippu Group Oy:ltä saatuun vastineeseen. Hankintayksikkö toteaa, että oikaisuvaatimus on perusteeton ja perusteita sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätökseen 9.11.2020 § 196 muuttamiseen kohderyhmän 2 osalta ei ole.
Tarjoajat sitoutuvat tarjousta antaessaan siihen, että tarjotut tuotteet ovat laadullisesti ja ominaisuuksiltaan tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Hankintayksikkö on yhdessä valintatyöryhmän kanssa tarkastanut saapuneet tarjoukset ja dokumentit. Lisäksi valintaan on vaikuttanut valintatyöryhmän tuotenäytteiden perusteella tekemä arviointi tuotteen soveltuvuudesta.
Tuotteiden laadulliseen tarkastukseen ennen ehdollisen hankintapäätöksen täytäntöönpanoa liittyy tuotteiden testaus Tampereen Teknologian Tutkimus VTT:llä. Tuotteen merkin tulee olla tarjotun mukainen. Tuotteista testataan suodatustehokkuus ja hengitysvastus. Testaus tehdään jokaiselle ref-numerolle ja LOT-numerolle siten, että kaikkien tuote-erien tulee olla testattuja ja testiraportin tulee olla hyväksytty sosiaali- ja terveystoimialan hankintayksikössä ennen tilausta. Toimitettavien tuotteiden tulee olla ref- ja LOT-numeroiltaan VTT:llä testattuja tuotteita.
Testattavat tuotteet toimitetaan VTT:lle hankintayksiköstä, jossa tarkastetaan samalla pakkauksissa olevat merkinnät.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.
Sosiaali- ja terveystoimiala Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja 09.11.2020 § 196
Päätös
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä seuraavien tarjoajien tarjoukset henkilösuojainten hankinnasta järjestetyssä, puitejärjestelmän sisäisessä kevennetyssä kilpailutuksessa:
| Kohderyhmä, nro | Valittu tarjoaja |
| 3. Visiiri | Tietoset Oy |
| 4. Silmäsuojain | Lyreco Finland Oy |
| 5. Tutkimuskäsine, nitriili, koko S | Huippu Group Oy |
| 6. Tutkimuskäsine, nitriili, koko M | Huippu Group Oy |
| 7. Tutkimuskäsine, nitriili, koko L | Huippu Group Oy |
| 8. Tutkimuskäsine, nitriili, koko XL | Huippu Group Oy |
| 9. Suoja / leikkauspäähine, kk | One Med Oy |
| 10. Suojatakki, koko M, kk | Team Trade Oy |
| 11.Suojatakki, koko L/XL, kk | Team Trade Oy |
| 12. Suojaesiliina hihoilla, kk | Team Trade Oy |
| 13. Suojaesiliina, ei hihoja, kk | Team Trade Oy |
| 14.Suojaesiliina, hihoilla, yksittäispakattu, kk | Team Trade Oy |
Ehdollisena hyväksytään seuraavien tarjoajien tarjoukset:
| Kohderyhmä nro | Ehdollisesti valittu tarjoaja / tarjoajat |
| 1. HENGITYSSUOJAIMET, FFP2, ilman venttiiliä. | 1. Huippu Group Oy 2. Fin Dignity Ab |
| 2. LEIKKAUSMASKI (kirurginen suunenäsuojus), luokka (type) IIR, kumilenkit. Aikuisten koko. | Huippu Group Oy |
| 15. HENGITYSSUOJAIMET, FFP3,kahdensuuntaisella venttiiliä. | Huippu Group Oy |
Päätös on kohderyhmiin 1,2 ja 15 valittujen tarjoajien osalta ehdollinen, kunnes tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä vaaditun, Tampereen VTT:llä tehdyn tuotetestauksen testausraportin ja raportti on kuitattu hyväksytyksi.
Mikäli em. kohderyhmiin valittujen tarjoajien testatut tuotteet eivät täytä testausraportin mukaan standardien vaatimuksia, ehdollista päätöstä ei panna täytäntöön. Tällöin valitaan ehdollisesti toimittajaksi vertailutaulukossa seuravaksi tullut tarjoaja, jonka tuotteilta vaaditaan em. testaus ja raportti ennen hyväksymistä.
Hankinnan arvioitu, sitoumukseton kokonaisarvo on enimmillään noin 2,5 Me:tä (alv 0 %).
Päätöksen perustelut
Hankinnan taustaa
Sosiaali- ja terveystoimialalla on ollut määräaikainen sopimus
30.9.2020 saakka henkilösuojainten puitejärjestelystä 30 toimittajan
kanssa. Sopimukseen sisältyi mahdollisuus jatkaa sopimuskautta
31.12.2020 saakka.
25 toimittajaa on allekirjoittanut jatkosopimuksen.
Tarjouspyyntö
Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella rajoitetulla menettelyllä.
Ilmoitus tarjouspyynnöstä on lähetetty puitejärjestelyn jatkosopimuksen allekirjoittaneille toimittajalle sähköisen Cloudia Kilpailutus -järjestelmän kautta. Ilmoituksessa on ollut linkki tarjouspyyntöön, joka oli tarjoajien saavavilla Pienhankintapalvelu -toimittajaportaalissa.
Tarjouspyyntö julkaistiin 7.10 2020 ja korjattu tarjouspyyntö 8.10.2020. Tarjouspyyntöön korjattiin kohderyhmä 8:sta puuttunut, kilpailuttavien tuotteiden määrä. Hankintaan liittyneet kysymykset tuli esittää 19.10 2020 klo 10 mennessä. Saapuneisiin kysymyksiin vastattiin 8.10.2020 ja 19.10.2020.
Määräaikaan 28.10.2020 klo 12 tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
- Avecor Oy (FI27148689)
- Bauxal Oy (FI25284273)
- Berner Oy (0107011-5)
- Dental Systems Oy (0250157-0),
- Elers Medical Finland Oy (2712547-9)
- Fin Dignity Ab (FI21942996)
- Foxa Oy (FI08393726)
- Global Sourcing Finland Oy (FI19306878)
- Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy (10161051)
- Huippu Group Oy (2085791-7)
- Lyreco Finland Oy (1870837-3)
- Mediq Suomi Oy (2285192-2)
- MedKit Finland OY (2175153-2)
- OneMed Oy (1558201-5)
- Oy Finntack Ltd (09667522)
- Pauner Oy (FI17045408), kaksi tarjousta (rinnakkaistarjous)
- Plandent Oy (0112771-6)
- RCK Finland Oy (2536881-3)
- Team Trade Oy (FI31288238)
- Tietoset Oy (1090632-4)
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Tarjoajien tuli toimittaa hankintayksikölle tarjouspyynnön kuuden kohderyhmän osalta tuotenäytteet tarjoamistaan tuotteista, mikäli tarjoaja teki tarjouksen näihin kohderyhmiin. Tuotenäytteet (vähintään 5 kpl / tuote) tuli toimittaa tarjouksen jättämisen määräaikaan mennessä seuraavissa hankinnan kohderyhmissä:
- kohderyhmä 1, hengityssuojain FFP2
- kohderyhmä 2, kirurginen suu –nenäsuuojain, tyyppi IIR
- kohderyhmä 3, visiiri
- kohderyhmä 4, silmäsuojain
- kohderyhmä 9, suoja-, leikkauspäähine
- kohderyhmä 15, hengityssuojain FFP3, kahdensuuntaisella venttiilillä
Tarjoaja | Ei toimitettu vaadittua tuotenäytettä kohderyhmään nro |
Avecor Oy | 2 |
Bauxal Oy | 1,4,9,15 |
Berner Oy | 2 |
Dental Systems Oy | 3,4 |
Elers Medical Oy | 1,2,3,15 |
Mediq Suomi Oy | 9 |
Med Kit Oy | 1 |
Pauner Oy, 1. tarjous | 4 |
Pauner Oy, 2. tarjous | 1,4,15 |
Yllä mainittujen tarjoajien tarjoukset hylätään em. kohderyhmissä, koska vaadittuja tuotenäytteitä ei oltu toimitettu ja tuotteita ei voitu täten laadullisesti arvioida.
Huippu Group Oy:lle lähetettiin 30.10.2020 tarjouksen täsmennyspyyntö koskien kilpailutuksen kohderyhmää 11 (suojatakki, koko L/XL). Tarjoajalta pyydettiin selvitystä tarjouksen huomattavasti muita tarjouksia alhaisemmasta hinnasta. Lisäksi tarjoajan tarjouksessa oli ristiriita yksikköhinnan ja pienimmän pakkauksen hinnan osalta. Tarjous oli myös huomattavasti halvempi verrattuna tarjoajan omaan tarjoukseen samanlaiseen tuotteeseen kohderyhmässä 10 (kohderyhmä 10, suojatakki koko M).
Pyydetty selvitys saatiin Huippu Group Oy:ltä 30.10.2020. Tarjoaja totesi selvityksessään, että tarjouksessa oli ns. pilkkuvirhe, josta johtuen tarjotun tuotteen yksikköhinta oli alhainen.
Hankintalain tulkinnan mukaan on sallittua pyytää tarjoajaa täsmentämään hinnoittelua koskeva virhe, kuten väärä valuutta taikka hinnoitteluyksikkö taikka ilmeinen hinnan suuruusluokkaa koskeva virhe kuten pilkkuvirhe, joka on esimerkiksi pääteltävissä muusta tarjouksesta.
Hankintayksikkö katsoo, että kyseessä ei ole tarjouksen parantaminen, koska tarjoajan asema ei parane hinnoittelussa tehdyn virheen vuoksi. Hankintayksikkö on tehnyt saadun selvityksen perusteella korjauksen vertailutaulukkoon kohderyhmä 11 kokonaisvertailuhintaan.
One Med Oy:tä on pyydetty 7.11.2020 täsmentämään tarjottujen tuotteiden toimitusajankohtaa. Tarjoajan tuli ilmoittaa tarjouksessaan toimitusajankohta tarjoamilleen tuotteille. Vaadittu toimitusajankohta oli viimeistään helmikuun 2021 loppuun mennessä. One Med Oy on ilmoittanut tarjouksessaan tarjoamiensa tuotteiden toimitusajankohdaksi 26.2.2020. Tarjouksessa on ristiriita tarjoajan ilmoittamassa, helmikuun 2021 loppuun mennessä toimitettavien tuotteiden määrässä ja menneisyydessä olevassa, ilmoitetussa toimitusajankohdassa.
One Med Oy on antanut täsmennyspyyntöön vastauksensa 9.11.2020. Vastauksessaan One Med Oy toteaa, että kyseessä on ollut näppäilyvirhe.
Hankintayksikkö katsoo, että kyseessä ei ole tarjouksen parantaminen, koska tuotteiden toimitusajankohta on voitu päätellä tarjouksen kohdasta, johon tuli ilmoittaa helmikuun 2021 loppuun mennessä toimittavien tuotteiden määrä.
Tarjotuista tuotteista vaaditut, kohderyhmäkohtaiset dokumentit tarkastettiin vain niiden tarjoajien osalta, jotka pääsivät mukaan hintavertailuun.
Muilta osin kaikkien tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnönmukaisia.
Tarjousten vertailu ja valintaperusteet
Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan katsottiin olevan riittävä, lopullinen valintaperuste laadullisen arvioinnin jälkeen.
Laadullisen arvioinnin teki kuudessa kohderyhmässä terveydenhuollon asiantuntijoista (hoitotyön asiantuntija, opetushoitaja ja hygieniahoitajat) koostuva työryhmä. Arviointityöryhmän laadullisen arvioinnin perusteella hyväksytty tuote otettiin mukaan hintavertailuun. Mikäli arviointityöryhmä katsoi, että tuote ei ollut soveltuva terveydenhuollon ammattihenkilöiden käyttöön, tuote hylättiin ja sitä ei otettu mukaan hintavertailuun.
Laadullinen arviointi tehtiin siten, että arvioijilla ei ollut tietoa tuotteen tarjoajasta tai sijoittautumisesta vertailutaulukossa. Arviointityöryhmän arvioinnit ovat tämän päätöksen liitteenä 2.
FFP2 hengityssuojaimissa valittiin kaksi tuotetta, joista toinen soveltui arviointityöryhmän arvion perusteella myös pienikasvoisten henkilöiden käyttöön. FFP3 hengityssuojaimissa katsottiin riittäväksi yhden tuotteen valinta, koska eritysesti pienikasvoisille soveltuvaa tuotetta ei löytynyt.
Kohderyhmissä 5-8 ja 10-14 valinta halvimman hinnan perusteella katsottiin riittäväksi, koska tuotteille oli asetettu riittävät laadulliset vaatimukset tarjouspyynnössä.
Tuotteiden testaus VTT:llä
Tarjousten alustavan hintavertailun ja valintatyöryhmän suorittaman laadullisen vertailun lisäksi kirurgisilta suu- nenäsuojaimilta sekä FFP2 ja FFP3 hengityssuojaimilta vaaditaan Tampereen VTT:llä tehty, tuote-eräkohtainen (LOT) testaus. Tuloksen arvioinnissa tulee soveltaa standardia EN 149 tai EN 14683, tuotteesta riippuen.
Testauskustannukset maksaa tarjoaja. Testaukset vaaditaan niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan laadullisen arvioinnin ja hinnan perusteella tulevan valituiksi toimittajiksi.
VTT:lle testattavaksi lähetettävien tuotteiden osalta tarjoajan tulee toimia ilman viivytystä hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti, samoin testausraportti tulee toimittaa hankintayksikölle välittömästi sen valmistuttua.
Vaadittuun, VTT:n suorittamaan testaukseen liittyen todetaan, että testaukset on tarkoitettu laadun varmistamisen tueksi (ennen tilauksen tekemistä) CE-merkityille ja hyväksytyille tuotteille. VTT:n suorittamat testaukset (mittaukset) vaaditaan tässä hankinnassa todentamaan tuotteiden suorituskyvyn suodatustehokkuuden ja hengitysvastuksen osalta siten, että mittaustulosten tulee täyttää tuotteille standardeissa asetetut vaatimukset.
Valinta
Vertailutaulukosta (liite 1) ilmenevät tarjoajat, tarjotut tuotemäärät, tarjoajan ilmoittama toimitusaika tuotteelle ja kokonaisvertailuhinnat. Taulukosta on poistettu kohderyhmistä hylättyjen tarjoajien tarjouksen tiedot.
Tilaukset
Henkilösuojainten saatavuuden ja riittävyyden turvaamiseksi sosiaali- ja terveystoimialan eri toimipisteissä, tilaukset toimittajille tehdään heti, kun päätöksen ehdollisuuteen liittyvät seikat on tarkastettu ja päätös on lainvoimainen.
Tuotteita tilataan Helsingin kaupungin pandemiajohtoryhmässä määritelty määrä. Enimmillään tuotteita tilataan tarjouspyynnössä arvioitu määrä.
Hankintavaltuudet
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan valtuus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan 02.06.2020 § 3 tekemään päätökseen HEL 2020-005779 ”Henkilösuojainten hankinta koronaviruspandemian vuoksi sekä määräaikaisen puitejärjestelyn perustaminen”.
Lautakunta on oikeuttanut päätöksessään toimialajohtajan
- tekemään päätökset sopimuskauden aikana puitejärjestelyn sisäisissä kevennetyissä kilpailutuksissa (minikilpailutus)
- hyväksymään kevennettyjen kilpailutusten perusteella tehtävät tilaukset.
Lisätiedot
Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 42539
Päätös tullut nähtäväksi 29.12.2020
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 ja 132 – 135 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 42539