Hankinta, lasten ja nuorten valtakunnallinen digitaalinen mediakokoelma, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on myöntänyt valtion lisätalousarviosta IV Helsingin kaupungille 800 000 euron erityisavustuksen valtakunnallisten käyttölisenssien hankintaan kaikille Manner-Suomen yleisille kirjastoille (lasten ja nuorten digitaalinen kirjallisuus). Avustuksesta suurin osa käytetään e- ja äänikirjalisenssien hankintaan sekä lisenssien ylläpidosta ja käytöstä aiheutuviin kustannuksiin. Hankintojen toteutumista koordinoi Yleisten kirjastojen konsortio, jonka isäntäkunta on Helsingin kaupunki.

Hankinnan tavoitteena on tukea yleisiä kirjastoja niiden tehtävässä parantaa lasten ja nuorten lukutaitoa, sekä vähentää eriarvoisuutta, lisätä osallistumismahdollisuuksia ja tukea oppimista kehittämällä lasten ja nuorten digitaitoja. Erityisesti hankintaan myönnetyllä rahoituksella pyritään tukemaan lasten ja nuorten lukemista Korona-pandemian aikana myös mahdollisissa poikkeustilanteissa, joissa kirjastot ovat suljettuina.

Hankintamenettely

Tarjouskilpailutus ostettiin ostopalveluna Hansel Oy:ltä. Kirjastopalvelujen johtajan päätöksellä: Valtakunnallisen kirjastoaineistohankinnan kilpailutus Hansel Oy:ltä HEL 2020-011494.

Tarjouspyyntö ”Lasten ja nuorten digitaalinen kirjallisuus (e-kirjat ja e-äänikirjat” julkaistiin 18.3.2021 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituspalvelussa HILMAssa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) (ilmoituksen numero 2021-067702).

Tarjouskilpailu toteutettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaisesti. Kyseessä oli hankintalain liitteen E mukainen muu erityinen palveluhankinta. Kilpailutuksessa käytettiin avointa menettelyä, jossa kaikki hankinnasta kiinnostuneet tarjoajat saattoivat jättää tarjouksensa.

Tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 19.4.2021 klo 10.00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat kaksi (2) tarjoajaa:

• Axiell Media AB
• Ellibs Oy

Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset avattiin Hanki-palvelussa 19.4.2021 klo 10.08.

Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella. Kummankin tarjoajan todettiin täyttävän tarjoajan soveltuvuudelle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset eikä ESPD-lomakkeilla annettujen tietojen perusteella tarjoajia koskenut hankintalaissa tarkoitettu pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste.

Tarjoajien soveltuvuustarkistuksen jälkeen tarkastettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Molemmat tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Lopuksi hyväksytyt tarjoukset vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.

Tarjousten vertailu

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus.

Tarjousten vertailussa käytettiin seuraavia tarjouspyynnössä ilmoitettuja kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteita ja painoarvoja:

Hinnat; painoarvo 43
Laatu; saatavuus, painoarvo 47
palvelun ominaisuudet ja toiminnallisuudet, painoarvo 10

Hintojen vertailu

Hinnat vertailtiin tarjouspyynnön liitteellä 3 ”Hinta- ja laatuvertailu” ilmoitettujen hintatietojen ja niistä muodostetun vertailuhinnan perusteella.

Tarjousten hintavertailussa huomiotiin tarjottujen nimekkeiden hinnat, palvelun käyttöönottomaksu sekä lainausalustan käyttömaksu alla tarkemmin kuvatuin tavoin.

Hankintayksikkö laski nimekkeistä muodostuvan vertailuhinnan niiden nimekkeiden yksikköhinnoista, joita kaikki tarjoajat olivat tarjonneet. Tarjoajan mainituille nimekkeille antamat yksikköhinnat laskettiin yhteen.

Yhteisiä nimekkeitä, joita kaikki tarjoajat olivat tarjonneet ja joiden yksikköhinnoista hankintayksikkö laski vertailuhinnan, oli seuraavasti:

• suomenkieliset e-kirjat, 37 kappaletta
• suomenkieliset äänikirjat, 35 kappaletta
• ruotsinkieliset e-kirjat, 9 kappaletta
• ruotsinkieliset äänikirjat, 15 kappaletta

Tarjouksen kokonaisvertailuhinta laskettiin palvelun käyttöönoton kokonaishinnasta, lainausalustan käyttöoikeuden kustannuksista koko sopimuskaudella (=tarjottu vuosihinta x 2) sekä tarjottujen nimekkeiden vertailuhinnasta.

Kokonaisvertailuhinnaltaan halvin tarjous sai painoarvon mukaiset täydet pisteet, 43 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet suhteutettiin vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: halvimman tarjoajan kokonaisvertailuhinta / tarjoajan kokonaisvertailuhinta x 43 (painoarvo).

Tarjoajien vertailuhinnat ja painotetut hintapisteet käyvät ilmi vertailutaulukosta.

Laadullisten vertailutekijöiden vertailu

Tarjousten laadullisia vertailutekijöitä vertailtiin tarjouspyynnön liitteellä 3 ”Hinta- ja laatuvertailu” ja liitteellä 2 ”Palvelun ominaisuudet ja toiminnallisuudet” ilmoitetun mukaisesti.

Saatavuus

Saatavuuden vertailupisteet laskettiin tarjouspyynnön liitteellä 3 "Hinta- ja laatuvertailu" ilmoitetun mukaisesti (yhteensä enintään 237,5 pistettä) seuraavasti:

• suomenkieliset e-kirjat 1,5 pistettä per tarjottu nimeke
• suomenkieliset äänikirjat 2 pistettä per tarjottu nimeke
• ruotsinkieliset e-kirjat 1 per tarjottu nimeke
• ruotsinkieliset äänikirjat 1 piste per tarjottu nimeke

Tarjotuista nimekkeistä saadut pisteet laskettiin yhteen. Tarjotuista nimekkeistä eniten vertailupisteitä saanut tarjoaja sai painoarvon mukaiset täydet laatupisteet, 47 pistettä. Muiden tarjoajien laatupisteet laskettiin kaavalla: tarjoajan yhteenlasketut vertailupisteet / parhaan tarjoajan yhteenlasketut vertailupisteet x 47 (painoarvo).

Tarjoajien nimekkeiden saatavuudesta saamat pisteet ja painotetut vertailupisteet käyvät ilmi vertailutaulukosta.

Palvelun ominaisuudet ja toiminnallisuudet

Palvelun ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien vertailupisteet laskettiin tarjouspyynnön liitteellä 2 "Palvelun ominaisuudet ja toiminnallisuudet" ilmoitetun mukaisesti (yhteensä enintään 37 pistettä).

Vertailupisteet laskettiin tarjouspyynnön liitteellä 2 tarjottujen ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien perusteella. Tarjotuista ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista saadut pisteet laskettiin yhteen.

Palvelun ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista eniten vertailupisteitä saanut tarjoaja sai painoarvon mukaiset täydet laatupisteet, 10 pistettä. Muiden tarjoajien laatupisteet laskettiin kaavalla: tarjoajan yhteenlasketut vertailupisteet / parhaan tarjoajan yhteenlasketut vertailupisteet x 10 (painoarvo).

Tarjoajien palvelun ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista saamat pisteet ja painotetut vertailupisteet käyvät ilmi vertailutaulukosta.

Yhteenveto

Lopuksi painotetut hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen.

Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valittiin sopimustoimittajaksi.

Tarjousten vertailun lopputulos

Kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi tarjoukseksi osoittautui Ellibs Oy:n tarjous. Näin ollen Ellibs Oy valittiin toimittajaksi.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella. Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä IT -sopimusehtoja.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Kirjastopalvelukokonaisuus Kirjastopalvelujen johtaja 20.10.2020 § 22

Päätös tullut nähtäväksi 19.05.2021

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.