Hankinta, puitejärjestely 2021-2022, kiinteistöautomaatiotyöt, kaupunkiympäristön toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Puitesopimukseen perustuvat hankinnat

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala ja Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Stara teettävät rakennusten kiinteistöautomaatiojärjestelmien huoltoon, korjaamiseen ja uudistamiseen liittyviä töitä. Työt kohdistuvat pääasiassa kaupungin ylläpitämiin julkisiin kiinteistöihin sekä kaupunkiympäristön toimialan rakennuksiin.

Hankinta tehdään em. hankintayksiköiden muodostamana hankintarenkaana.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksenmukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa kaupunkiympäristön toimiala tekee saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.12.2022 saakka. Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina 31.12.2022 saakka.

Kaupunkiympäristön toimialan hankinnan yhteenlasketun arvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 4 000 000 euroa. Em. summassa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöönotettavat kaksi (2) optiovuotta.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää rakennusurakkaa koskeva hankintailmoitus ”Kiinteistöautomaatiotöiden puitejärjestely 2021 - 2022” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMAssa 29.10.2020.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset

Tarjouspyynnön vaatimuksena on, että tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot. Lisäksi tarjoajan edellytetään täyttävän kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet. Tarjouspyynnön mukaan tarjoajien on pyydettäessä toimitettava kaikki tilaajavastuulain mukaiset todistukset ja selvitykset tai tämän tulee olla liittynyt Vastuugroup.fi / Luotettava Kumppani -palveluun ja tilaajavastuulain mukaisten tietojen olla hankintayksikön saatavilla kyseisestä palvelusta.

Sopimustoimittajaksi valitulta tarjoajalta edellytetään koko sopimuskauden voimassaolevaa toiminnan vastuuvakuutusta, arvoltaan vähintään 500 000 euroa.

Liikevaihtovaatimuksena tarjoajilta edellytetään viimeiseltä täydeltä tilikaudelta vähintään 500 000 euron liikevaihtoa.

Vakavaraisuutta koskevan vaatimuksen mukaan tarjoajan taloudellisen tilanteen tulee olla sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään luokkaa A (tyydyttävä) taikka on viimeisen täyden tilikauden tilinpäätöstietojen tai muun vastaavat tiedot sisältävän luotettavan selvityksen perusteella vähintään vastaavaa tasoa.

Työnjohtoa koskevan vaatimuksen mukaan tarjoajan työnjohdossa tulee olla vähintään yksi (1) henkilö, jolla on vähintään viiden (5) vuoden työkokemus kiinteistöautomaatiojärjestelmien uudistamis- ja korjaustöistä sekä hyvä suomen kielen taito.

Yritystä koskevina referenssikohteina tarjoajien tuli ilmoittaa kolme (3) vuonna 2018 tai sen jälkeen valmistunutta (Tilastokeskuksen rakennusluokituksen 2018) rakennusluokkien 0311- (kauppakeskukset, liike- ja tavaratalot), 04- (toimistorakennukset), 06- (hoitoalan rakennukset), 07- (kokoontumisrakennukset), 08- (opetusrakennukset (sis. varhaiskasvatuksen rakennukset, kuten esim. päiväkodit)) tai 13- (pelastustoimen rakennukset) luokituksen mukaisiin rakennuksiin kohdistunutta toimeksiantoa, joissa tarjoava yritys on vastannut kohteessa kiinteistöautomaatiojärjestelmien uudistamisesta tai korjaamisesta.

Tarjouspyynnön muina vaatimuksina tarjoajan tulee sitoutua huolehtimaan siitä, että kaikilla työmaalla toimivilla työntekijöillä on oltava työturvallisuuskortti ja kuvallinen henkilötunniste sekä ylläpitämään työmaalla työskentelevistä henkilöistä tarjouspyynnön liitteessä esitetyn mallin mukaista tai vastaavat tiedot sisältävää kulkulupaluetteloa sekä noudattamaan tarjouspyynnön liitteinä olevia hankintayksiköiden ohjeita rakentamiseen liittyvästä tiedonantovelvollisuudesta.

Lisäksi edellytetään, että tarjoajalla on käytössään ympäristösuunnitelma tai sertifioitu ympäristöjärjestelmä, josta selviää yrityksen toimintatavat, joilla se tunnistaa, vähentää ja seuraa ympäristövaikutuksiaan. Sopimustoimittajaksi valitun tarjoajan tulee sitoutua sopimuskaudella, yhdessä tilaajan kanssa, kehittämään toimintatapoja ympäristöä säästäviin ratkaisuihin.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 26.11.2020 klo 12.00, mennessä tarjouksen jätti yksitoista (11) yritystä.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Avauspöytäkirja on nähtävänä kaupunkiympäristön toimialan Työ-pajankatu 8:n toimitiloissa.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että:

Digicontrol Ky:n tarjous ei täytä tarjoajan vakavaraisuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, koska tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten mukaan tarjoajan taloudellisen tilanteen tulee olla sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään luokkaa A (tyydyttävä). Suomen Asiakastieto Oy:n raportin mukaan tämä ehto ei täyty, joten Digicontrol Ky:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyyntö on nähtävänä kaupunkiympäristön toimialan Työpajankatu 8:n toimitiloissa.

Tarjousten vertailu

Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta hinnan osuus on 100 %. Hintavertailuun perustuva kilpailutus on perusteltu, koska ainoastaan tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät yritykset pääsevät mukaan vertailuun ja laatutekijät on huomioitu asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa.

Tarjouksen vertailuhinnan laskenta

Tarjoukset annettiin tarjouspyynnössä määriteltyinä tuntiveloitushintoina (euroa/h, alv. 0 %).

Yksittäisen tuntiveloitushinnan vertailuhinta (euroa) muodostuu tarjotun tuntiveloitushinnan (euroa/h) ja sille määritellyn hankittavan määrän (h) tulosta. Tarjouksen vertailuhinta muodostuu yksittäisten tuntiveloitushintojen vertailuhintojen summasta.

Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä 1.

Puitesopimukseen perustuvien toimeksiantojen tilaaminen

Tilaukset puitesopimustoimittajilta tehdään ensisijaisesti puitesopimuskilpailutuksen sijoittumisjärjestyksen perusteella. Etusijajärjestys muodostuu kiinteistöautomaatiojärjestelmäkohtaisesti, sen valmistajan mukaan, niiden sopimustoimittajien kesken, jotka ovat puitesopimusta koskevan tarjouksensa mukaan huoltaneet ja/tai korjanneet toimeksiannon kohteena olevan valmistajan kiinteistöautomaatiojärjestelmää ja joiden huolto- ja/tai korjauspalveluja sopimustoimittajat ovat tarjouksessaan sitoutuneet sopimuskauden aikana tilaajalle tuottamaan.

Etusijajärjestyksestä voidaan poiketa ja tilata palvelu tarkoituksenmukaisimmalta palveluntuottajalta, jos

• jollakin palveluntuottajalla on hankkeen edellyttämää erityisosaamista
• etusijajärjestyksessä ensimmäisenä oleva palveluntuottaja ei pysty tekemään toimeksiantoa tilaajan edellyttämässä aikataulussa
• kyseessä on lisä- tai jatkotilaus, jota ei ole tarkoituksenmukaista tilata muulta kuin työn alkuperäiseltä toimittajalta
• palveluntuottajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon vaatimasta tuntimäärästä
• sopimustoimittajan aikaisemman toimeksiannon on todettu olevan myöhässä tai toimeksianto ei ole muuten toteutunut puitejärjestelyn ehtojen ja toimeksiantokohtaisesti sovitun mukaisesti.

Minikilpailutus

• Mikäli toimeksianto koskee koko kiinteistön automaatiojärjestelmän uusimista, hankinnat minikilpailutetaan puitejärjestelyssä mukana olevien palveluntuottajien kesken.
• Minikilpailutuksessa pyydetään tarjoukset kaikilta puitejärjestelyn palveluntuottajilta. Valintaperusteena on toimeksiannon luonteesta riippuen joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus.
• Tilaaja esittää tarjouspyynnössään hankinnan toteuttamisessa tarvittavat tiedot esim. tavoiteaikataulun, kuvaa toimeksiannon sekä toimeksiannon erityispiirteistä johtuvat palvelun tarkemmat ehdot.
• Toimeksiannon palveluntuottajaksi valitaan tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti minikilpailutuksessa tarjouksen jättänyt, toimeksiannon aikatauluun sitoutunut ja asetetut erityisehdot täyttävä palveluntuottaja.

Poikkeuksena edellä kuvattuun menettelyyn ovat äkilliset ja ennalta arvaamattomat työt (ns. hätätyöt), joista tilaaja sopii urakoitsijoiden kanssa tapauskohtaisesti. Toimeksiannoista tehdään erilliset kirjalliset tilaukset.

Yksittäisiä työtilauksia tullaan tekemään vain niiltä urakoitsijoilta, joiden tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on sopimuskaudella toimitettu tilaajalle tai ne ovat tilaajan saatavilla sopimuksen kohdan Urakoitsijalta vaadittavat asiakirjat ja selvitykset mukaisesti.

Urakoitsija ei voi ilman perusteltua syytä kieltäytyä vastaanottamasta työtilausta.

Tilaajan työmaille voidaan tilata sopimuskautena ko. toimialan töitä myös yksittäisiä hankkeita koskevilla erillisillä hankintamenettelyillä.

Tilaajalla ei ole määräostovelvoitetta. Muissa asiakirjoissa mahdollisesti esitetyt hankintavolyymit ovat vain arvioita, eivätkä ne ole tilaajaa sitovia. Puitesopimus ei tuota toimittajalle yksinoikeutta tuottaa tilaajalle sopimuksen kattamia töitä.

Järjestelmäkohtainen etusijajärjestys liitteenä 2.

Puitesopimuskumppanien valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 6 - 8 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Esitetään, että puitejärjestelyn piiriin valitaan kahdeksan (8) sopimustoimittajaa.

Kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ovat seuraavilla kahdeksalla (8) yrityksillä:

• Helsingin LVIS Säätölaitepalvelu Oy
• Optima Kiinteistöpalvelut Oy
• Sähköpare Oy
• Coba International Oy
• Are Oy
• Adconsys Oy
• Fidelix Oy
• Cervius Oy.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (15.5.2018 § 243) mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolla on yleishankintavaltuus yli yhden (1) miljoonan euron hankinnoissa. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on näin toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Päätös tullut nähtäväksi 14.12.2020

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.