Hankinta, tilapäisen työvoiman vuokraus Helsinki Biennaaliin vuodelle 2021, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Toimialajohtaja päättää kausihenkilökunnan vuokrauksesta Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n tekemän uuden tarjouksen mukaisesti Helsinki Biennaalin siirron vuodelle 2021 johdosta. Lisäksi tehtävät avataan sisäiseen hakuun kaupungin työntekijöille.

Korona-pandemian aiheuttamien rajoitteiden vuoksi Helsinki Biennaalia siirrettiin vuodella eteenpäin ja se toteutetaan nyt vuonna 2021. Ensimmäinen biennaali järjestetään Vallisaaressa 12.6.–26.9.2021.

Helsinki Biennaalin siirtyminen ensi vuodelle siirsi nyt myös kausihenkilökunnan rekrytointia. Helsinki Biennaali on pyytänyt nyt Seure Henkilöstöpalvelut Oy:ltä uuden tarjouksen koskien vuotta 2021.

Helsinki Biennaaliin tarvitaan kausihenkilökuntaa huolehtimaan asiakaspalvelusta Vallisaaressa Biennaalin keston ajan. Lisäksi Vallisaaressa olevien tilojen käyttöönottoluvat edellyttävät tietyn määrän henkilökuntaa. Aikaisempaa päätöstä varten tehdyssä valmistelussa päädyttiin siihen, että yhteistyö Seuren kanssa on järkevintä ja kustannustehokkainta. Biennaalin asiakaspalveluvastaava on tiiviisti mukana rekrytointiprosessissa ja työtehtävät brändäytyvät HAMiin ja Biennaaliin.

Myös tämä sisältää rekrytointisuunnitelman, prosessin ja palkkauksen. Rekrytoinnin on tarkoitus alkaa uudelleen tammikuun 20. päivä. Kausihenkilökunnan rekrytoinnin prosessi on mittava kokonaisuus ja siksi tämä on tarkoituksenmukaista teettää Seuren kautta. Asiaa on valmisteltu tiiviissä yhteistyössä Kulttuurin ja vapaa-ajan henkilöstöpalvelujen kanssa.

Kerrallaan asiakaspalveluhenkilökuntaa, baspaa, on Vallisaaressa töissä 24 henkilöä, jotka jakautuvat viiteen eri tiimialueeseen. Näistä neljä ensimmäistä toimii määrätyillä toimialueilla vastaten alueen teospaikoista ja opastuksesta, ja viimeinen toimii saarenlaajuisesti kiertäen alueelta toiselle tarpeen mukaan. Baspa raportoi toiminnastaan asiakaspalveluvastaavalle sekä asiakaspalvelun ryhmänvetäjille. Tarvittava henkilöstö on mitoitettu kahteen eri ajanjaksoon, toinen 7.6.2021 alkaen koko Biennaalin ajaksi 26.9. saakka ja toinen elokuun loppuun. Tarjous sisältää myös henkilöstön koulutusjakson. Kausihenkilökunnan kustannukset on sisällytetty Helsinki Biennaalin budjettiin vuodelle 2021.

Lisäksi kaupungin henkilökunnalle avataan mahdollisuus hakea ko. tehtäviä jo ennen Seuren rekrytointia sisäisellä haulla heti tammikuun 2021 alussa.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaisesti (10 luku § 1) toimialalautakunta päätti 17.12.2019 § 5 kausihenkilökunnan palkkauksesta Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n tekemän tarjouksen mukaisesti (liite 1). Lisäksi Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta päätti oikeuttaa HAM Helsingin taidemuseon johtajan allekirjoittamaan mahdolliset tarvittavat asiakirjat ja sopimukset. Lautakunta päätti kokouksessaan 17.12.2019 §19 siirtää toimivaltaa HAM Helsingin taidemuseon johtajalle kertahankintojen osalta 300 000 euroon saakka ja toimialajohtajalle kertahankintojen osalta 500 000 euroon saakka.