Hankinta, Palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalvelut

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti keskeyttää Hopeatien, Madetojan ja Kannelmäen palvelutalojen sekä Töölön seniorikeskuksen ruokapalvelujen hankinnan lain julkisista hankinnoista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) § 125 ja § 123 mukaisesti ja kilpailuttaa hankinnan uudelleen.

Samalla sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja toteaa, että keskeytettävään hankintaan jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia ennen kuin uusi kilpailutus on ratkaistu (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 § 7, 2 momentti).

Taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi 24.3.2020 § 51 hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeutti sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, allekirjoittamaan päätöksen perusteella solmittavat sopimukset, päättämään optiokauden käyttöönotosta sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Kilpailutuksen tarkoituksena oli sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella palveluntuottajat sitoutuvat tuottamaan palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalveluja.

Tarjouskilpailu

Tarjouskilpailu järjestettiin hankintalain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) mukaisesti avoimella menettelyllä.

Palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalvelujen hankinta jakautui viiteen osa-alueeseen palvelukuvauksessa ja tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyn ehdoin:
Osa-alue 1, Hopeatien palvelutalo
Osa-alue 2, Madetojan palvelutalo
Osa-alue 3, Kannelmäen palvelutalo
Osa-alue 4, Siltamäen palvelutalo
Osa-alue 5, Töölön seniorikeskus.

Tarjouspyyntö julkaistiin 26.11.2020 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi. Hankintayksikkö on saatujen lisätietokysymysten (25 kpl) johdosta julkaissut 18.12.2020 korjausilmoituksen.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu sekä tarjoajille että hankittavalle palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousten jättämisen määräaikaan 27.01.2021 klo 12:00 mennessä saatiin yhdeksän (9) tarjousta.

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja on tehnyt päätökseen 8.3.2021 § 33 koskien palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalvelujen hankintaa.

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvo oli 85 prosenttia ja laadun painoarvo 15 prosenttia.

Palveluntuottajiksi ja varatoimittajiksi valittiin osa-alueittain seuraavat palveluntuottajat:

Osa-alue 1. Hopeatien palvelutalo
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Osa-alue 2. Madetojan palvelutalo
Palveluntuottaja Sodexo Oy
Varatoimittaja ISS Palvelut Oy

Osa-alue 3. Kannelmäen palvelutalo
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Osa-alue 4. Siltamäen palvelutalo
Osa-alueeseen ei saatu tarjouksia, ja valinta jätettiin tekemättä.

Osa-alue 5. Töölön seniorikeskus
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy.

Päätös on annettu tiedoksi tarjoajille 17.03.2021. Palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalvelujen hankintapäätökseen on 14 vuorokauden odotusajan aikana toimitettu hankintayksikölle kaksi oikaisuvaatimusta. Lisäksi yksi tarjoaja on toimittanut määräajassa valituksen markkinaoikeuteen.

Hankintayksikkö on saapuneen valituksen ja oikaisuvaatimusten johdosta tarkastanut tarjousvertailun ja perusteet, joiden johdosta palveluntuottaja valittiin.

Keskeyttämisen perusteet

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä.

Keskeyttämisen syyn arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin ja tarjoajiin.

Hankintayksikkö toteaa, että hankintamenettely ei ole johtanut kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen, ja kilpailutus on järjestettävä uudelleen.

Hankintayksikkö on tarjouspyynnössä pyytänyt hinnat seuraaville hankinnan kohteille:

• Ateriapäivä, (sisältää aamupala, lounas, välipala, päivällinen, iltapala) alv 0%
• Ateriapäivä, erityisruokavalio (sisältää aamupala, lounas, välipala, päivällinen, iltapala) alv 0%
• Välitystuotteiden yksikköhinnat, alv 0 %
• Ateriapäivä, puolihoito, erityisruokavalio, alv 0%
• Ateriapäivä, päivätoiminta/palvelukeskustoiminta, alv 0%
• Ateriapäivä, päivätoiminta/palvelukeskustoiminta, eritysruokavalio, alv 0%.

Välitystuotteiden yksikköhinnat laskettiin yhteen ja tarjousvertailussa huomioitiin välitystuotteiden kokonaishinta. Tarjousvertailu tehtiin hankinnan kohteiden muodostamalla kokonaishinnalla osa-alueittain. Hinnan pisteiden laskentakaava muodostui siten, että edullisimman kokonaishinnan antanut tarjous sai täydet pisteet (85 pistettä), muiden tarjousten hinnasta muodostuvat pisteet laskettiin suhteessa edullisimpaan tarjoukseen siten, että edullisin hinta jaettiin vertailtavan tarjouksen hinnalla ja kerrottiin osamäärä 85:llä (edullisin hinta/vertailtava hinta x 85 hinta). Laadun osalta tarjoukset voivat saada enintään 15 laatupistettä vastuullisuussuunnitelman mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta. Lopullinen tarjousvertailu tehtiin tarjousten saamien hinta- ja laatupisteiden yhteispisteiden perusteella.

Tarjouspyynnössä ei oltu asetettu painotuksia hankinnan kohteen hinnoille. Tämä johti siihen, että välitystuotteiden yhteenlaskettu kokonaishinta korostui merkittävästi osa-alueen kokonaishinnassa, ja volyymiltaan merkittävämmät ateriapäivähinnat saivat pienemmän painoarvon hintavertailussa. Hankintayksikkö on tarkastanut tarjousvertailun ja toteaa, että valittu hankintamenettely johti siihen, ettei osa-alueittain kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous tullut valituksi.

Hankintamenettely päätetään keskeyttää, koska hintojen painotusten puuttuminen johti siihen, ettei todellisuudessa osa-alueittain kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous tullut valituksi.

Koska hankintayksikön tekemä virhe tarjouspyynnössä ei ole enää oikaistavissa, tulee hankintayksikön keskeyttää hankinta.

Hankinnan keskeyttämiselle on näin ollen todellinen ja perusteltu syy. Hankinnan keskeyttäminen ei vaaranna tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua, sillä hankinnasta tullaan julkaisemaan uusi hankintailmoitus, jonka perusteella hinnoitteluperusteet tullaan selkeyttämään ja muodostamaan valikoima niin tarkasti, että tarjoukset ovat tältä osin yhteismitallisia.

Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa asiakirjojen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta.

Palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalvelut kilpailutetaan uudelleen, mistä syystä aiemmasta kilpailutuksessa jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia asianosaisille ennen kuin uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.