Yhtiön perustaminen, toimintojen yhdistäminen, Helsinki Abroad Ltd Oy, Helsinki Business Hub Ltd Oy, Helsinki Marketing Oy Ltd

Kansliapäällikkö asetti Helsinki Business Hub Ltd Oy:n (HBH), Helsinki Marketing Oy:n ja Helsinki Abroad Ltd Oy:n sulautumiseen liittyvän työryhmän seuraavasti:

Työryhmän nimi on kansainvälisen kilpailukyvyn ja vetovoiman edistämisen muutostyöryhmä.

Työryhmän toimikausi on 13.1.–31.5.2021.

Työryhmän tehtävänä on yhteisen toimintakulttuurin kehittämisen kautta vahvistaa HBH:n, Helsinki Marketingin ja Helsinki Abroadin henkilöstön sitoutumista valmistelussa olevaan muutokseen, rakentaa näkymää tulevaan yhteiseen organisaatioon, taata tasa-arvoinen ja yhdenvertainen toimintakulttuurin rakentamisen pohja sekä valmistella uuden yhtiön toiminnan käynnistämistä siirtymävaiheen ajan.

Työryhmän jäsenet:

Työryhmä voi nimetä itselleen sihteerin ja tarvittaessa käyttää työnsä tukena ulkopuolisia asiantuntijoita.

Taustaa

Helsingin kaupunki on tehnyt selvitystyötä kansainvälisen tunnettuuden, kilpailukyvyn ja vetovoiman rakentamiseen liittyvistä toiminnoista. Selvitysten pohjalta valmistellaan HBH:n, Helsinki Marketingin ja Helsinki Abroadin toimintojen yhdistämistä.

Helsingin kansainvälisen kilpailukyvyn ja vetovoiman kehittämiseen keskittyvät yhtiöitetyt toiminnot kootaan uudessa toimintamallissa yhteen kaupungin kokonaan omistamaan myynti- ja markkinointiyhtiöön, joka toteuttaa kaupungin strategisia tavoitteita.

Toimintojen yhdistäminen on suunniteltu toteutettavaksi niin, että Helsinki Abroad, HBH ja Helsinki Marketing sulautuvat kaupungin uuteen myynti- ja markkinointiyhtiöön. Sulautumistilanteessa yhtiöiden työntekijöiden työsuhteet siirtyvät automaattisesti entisin ehdoin vastaanottavaan yhtiöön osana yleistä varojen ja velkojen siirtymistä.

Järjestelyn tavoitteena on parantaa Helsingin kansainvälistä tunnettuutta ja houkutella entistä enemmän ulkomaisia vierailijoita, yrityksiä, investointeja ja osaamista Helsinkiin. Tavoitteena on, että ketterästi, joustavasti ja asiakaslähtöisesti toimiva uusi yhtiö pystyy entistä paremmin reagoimaan toimintaympäristön muutoksiin. Yhtiö toteuttaa tiivistä verkostoyhteistyötä sekä kotimaassa että kansainvälisesti.

Selvitys toimintojen yhdistämisen ja yhtiöiden sulautumisen juridisiin sekä taloudellisiin reunaehtoihin liittyen on käynnistynyt loppuvuodesta 2020. Selvityksessä laaditaan tarkempi aikataulu ja suunnitelma Helsinki Abroadin, Helsinki Business Hubin ja Helsinki Marketingin toimintojen yhdistämiseksi uuteen yhtiöön.

Muutostyöryhmän tehtävät

Kaupunki valmistelee HBH:n, Helsinki Marketingin ja Helsinki Abroadin toimintojen yhdistämistä. Oikeudellisen ja kaupungin päätöksenteon prosessien rinnalla käynnistetään yhdistettävien yhtiöiden toimintakulttuurin muutosprosessi. Siirtymävaiheen operatiivista prosessia vetämään asetetaan muutostyöryhmä, joka kootaan kolmen yhtiön henkilöstöstä.

Muutostyöryhmän tavoitteena on yhteisen toimintakulttuurin kehittämisen kautta vahvistaa henkilöstön sitoutumista muutokseen, rakentaa näkymää tulevaan yhteiseen organisaatioon, taata tasa-arvoinen ja yhdenvertainen toimintakulttuurin rakentamisen pohja sekä valmistella uuden yhtiön toiminnan käynnistämistä siirtymävaiheen ajan.

Muutosryhmä toteuttaa tavoitetta käytännön projektien kautta ainakin kartoittamalla yhtiöiden päällekkäistä tekemistä ja osaamista, suoraviivaistamalla ja yhtenäistämällä yhtiöiden suunnittelu- ja toteutusprosesseja, vahvistamalla henkilöstön ymmärrystä yhdistettävistä toiminnoista ja organisaatiokulttuureista ja hallitsemalla henkilöstön odotuksia uuden kansainvälisen myynnin ja markkinoinnin yhtiön perustamiseen liittyen.

Muutostyöryhmä huolehtii myös siitä, että henkilöstön kuuleminen varmistetaan yhdistymisprosessin kaikissa vaiheissa, henkilöstölle tarjotaan ajantasaista tietoa muutosprosessin etenemisestä sekä ennakoidaan ja reagoidaan nopeasti esiin nouseviin käytännön työhön liittyviin kysymyksiin.

Muutostyöryhmän toiminta on käytännönläheistä ja organisaatioiden itsensä määrittelemää ja se vahvistaa organisaatioiden omaa omistajuutta muutoksesta. Toiminnan tulee kaikilta osin tukea kolmen organisaation operatiivista nykyisen strategiansa mukaista työtä sekä ennakoida, tunnistaa ja yhdessä käsitellä organisaatioiden yhdistämiseen liittyviä kysymyksiä. Muutostyöryhmän toiminnan tarkoitus on sujuvoittaa siirtymää uuteen yhtiöön ja se ennakoi uuden yhtiön toimivan johdon ja hallituksen järjestäytymistä. Muutostyöryhmän tehtävä ei ole uuden yhtiön strategian tai liiketoimintasuunnittelun tekeminen.

Muutosohjelmaan sisältyy mm seuraavia kokonaisuuksia:

Lopuksi

Työryhmä raportoi työn etenemisestä kaupunginkanslian konserniohjausyksikölle sekä sulautumisprosessin valmistelua ohjaavalle ryhmälle, ja antaa selvitystyöstään loppuraportin 31.5.2021 mennessä.

Työryhmään nimettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.

Hallintosäännön 12 luvun 1 pykälän 1 momentin 4 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kansliapäällikkö asettaa kahta tai useampaa toimialaa käsittelevät työryhmät.