Toimivallan siirtäminen kaupunkiympäristön toimialalla hankintojen tekemisestä

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kehitystarve

Hankintavaltuudet ovat perustuneet kaupungin toimialauudistuksen yhteydessä johtamisen jaostossa päätettyihin valtuuksiin, jotka ovat tällä hetkellä jaettu yleis- ja erityishankintavaltuuksiin. Hankintavaltuudet kuvattiin toimialalla taulukossa, jossa jokaisella rivillä on erikseen jokaisen toimielimen tai viranhaltijan toimivalta hankinnoissa. Nämä asiat ovat aiheuttaneet muun muassa sen, että lista hankintavaltuuksista on ollut hyvin pitkä ja jaottelun osalta tulkinnanvarainen. Monissa hankinnoissa on ollut epäselvää, sovelletaanko hankintaan yleis- vai erityishankintavaltuutta.

Jaotteluun päädyttiin alun perin riskien hallinnan vuoksi, koska ajateltiin, että viranhaltija voi tehdä arvokkaampia hankintoja vain rajoitetusti oman yksikkönsä merkittävimmissä hankinnoissa. Merkittävimpien hankintojen määrittely täsmällisesti on kuitenkin ollut vaikeaa ja yleisellä tasolla olevien määrittelyjen vuoksi ei aina ole voitu sanoa varmasti, kenen toimivaltaan kyseinen hankinta kuuluu.

Koska hankintavaltuudet ovat olleet tulkinnanvaraisia ja hankalia käyttää, hankintavaltuudet halutaan uudistaa yksinkertaisemmiksi ja selkeämmiksi. Tähän on pyritty poistamalla jaottelu yleis- ja erityishankintavaltuusiin sekä muotoilemalla valtuudet niin, että mahdollisuuksien mukaan saman palvelukokonaisuuden saman tason viranhaltijoilla olisi sama hankintavaltuus.

Uudistetut hankintavaltuudet ovat liitteenä 1 ja niitä sovelletaan myös kaupungin sisäisiin hankintoihin. Hankintavaltuudet toimivat myös tilausvaltuuksina, ellei yksittäisissä hankinnoissa päätetä tilausvaltuudesta erikseen. Hankintavaltuudet koskevat vain liitteessä 1 mainittuja kaupunkiympäristön toimialan toimielimiä ja viranhaltijoita. Hankintavaltuuksia ei ole mahdollista siirtää työsuhteessa oleville.

Päätöksessä mainitaan lisäksi tällä hetkellä voimassa olevia hankintavaltuuksia. Ne eivät muuta voimassa olevia hankintavaltuuksia ja ne mainitaan päätöksessä vain selvyyden vuoksi. Hankintavaltuuksien käyttäminen helpottuu, kun valtuuksia ja perusteluja ei tarvitse lukea monesta erillisestä päätöksestä.

Hankinnan keskeyttäminen

Toimivalta hankintojen keskeyttämiseksi selvennetään siirtämällä toimivalta kaikille niille viranhaltijoille, joilla on myös hankintavaltuus. Hankinnan keskeyttämisessä ei katsottaisi hankinnan arvoa toimivaltaa määritettäessä, vaan viranhaltija voisi keskeyttää myös sellaisen hankinnan, joka ylittää omien hankintavaltuuksien eurorajat.

Hankinta voidaan lain mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Keskeyttämisestä on tehtävä muutoksenhakukelpoinen perusteltu päätös.

Toimittajien valinta hankintamenettelyn seuraavaan vaiheeseen

Toimivalta siirretään päätöksen kolmannessa kohdassa kaikille niille viranhaltijoille, joilla on hankintavaltuus. Tarjoajien, ehdokkaiden ja osallistujien valintaa koskevan päätöksen toimivaltaa määritettäessä ei katsottaisi hankinnan arvoa, vaan viranhaltija voisi päättää näiden toimittajien valinnasta päätöksessä mainituissa hankintamenettelyissä myös sellaisessa hankinnassa, joka ylittää omien hankintavaltuuksien eurorajat.

Lisätyöt ja sopimusmuutokset

Lisätöiden ja sopimusmuutosten päätösvalta on tarpeen siirtää viranhaltijoille suoraan kaupunkiympäristölautakunnalta johtuen edelleen delegoinnin kiellosta.

Ilman toimivallan siirtämistä hankintavaltuus määräytyy lisätilauksissa ja sopimusmuutoksissa hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaan. Edelleen delegoinnin kiellosta johtuen kaupunkiympäristön rakennusten ja yleisten alueiden jaosto ei pysty siirtämään toimivaltaa hankintojen osalta eteenpäin viranhaltijalle, koska toimivalta on jo kerran siirretty lautakunnalta jaostolle.

Toimivalta voidaan kuntalain (410/2015) 91 §:n 2 momentin mukaan delegoida hallintosäännöstä edelleen ainoastaan kerran. Siten jaosto ei voi hankintapäätöksessä siirtää viranhaltijalle toimivaltaa kyseistä hankintaa koskevaan lisätyöhön liittyen.

Hankinnan kohteesta riippuen lisätöitä on kuitenkin tarpeen tehdä vaihtelevilla summilla useitakin yhteen alkuperäiseen hankintaan kohdistuen. Käytännössä on epätarkoituksenmukaista päättää jaostossa esimerkiksi muutaman tuhannen euron lisätyöstä, joka kohdistuu miljoonien eurojen alkuperäiseen hankintaan. Tästä johtuen lisätöitä koskevat hankintavaltuudet määräytyvät hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon sijaan yksittäisten lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella.

Puitejärjestelyt (kaikki ehdot vahvistettu)

Toimielimet eivät käytännössä voi tehdä tilauksia, joten puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus on siirrettävä viranhaltijoille. Näissä puitejärjestelyissä hankinnat tapahtuvat etusijajärjestyksessä tilaamalla. Puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus siirretään toimialajohtajalle, kun tilauksen arvo ylittää muiden viranhaltijoiden hankintavaltuuden.

ICT-hankinnat

ICT-hankinnoissa hankinnat on vuoden 2018 alusta lähtien keskitetty toimialalla tietohallintopäällikölle. Lisäksi digitalisaation ja robotisaation myötä ICT-hankintojen määrä tulee kasvamaan. Tietohallintopäälliköllä ja toimialajohtajalla on viranhaltijoina yksinomainen toimivalta päättää ICT-hankinnoista. Muilla viranhaltijoilla ei ole toimivaltaa päättää ICT-hankinnoista.

Toteutus- ja yhteistyösopimukset

Toteutussopimuksilla voidaan sopia mm. tulevan hankinnan toteuttamisesta yhteistyössä toisen hankintayksikön kanssa. Sopimuksessa sovitaan siitä, miten kilpailutus käytännössä järjestetään, mikä osa hankinnasta kuuluu millekin hankintayksikölle ja miten omistuksen lisäksi jakautuvat maksu- ja muut velvoitteet osapuolten välillä.

Toteutussopimuksella ei vielä tehdä hankintapäätöstä, eikä pääsääntöisesti valtuuteta yhteistyötahoja tekemään hankintapäätöstä tai - sopimusta kaupungin puolesta. Toteutussopimusta koskevasta hankinnasta tehdään myöhemmin hankintapäätös.

Toimivalta toteutus- ja yhteistyösopimusten tekemiselle hankinnoissa on liitteen 1 mukaisesti siirretty 3 000 000 euroon asti toimialajohtajalle, maankäyttöjohtajalle ja tekniselle johtajalle. Lisäksi maankäyttöjohtajalla on oikeus päättää hankinnasta toteutus- tai yhteistyösopimuksen perusteella 3 000 000 euron arvoon saakka. Arvokkaammista toteutus- ja yhteistyösopimuksista päättävät toimielimet liitteen 1 mukaisella tavalla.

Optiot

Optioiden arvo sisältyy alkuperäiseen hankintapäätökseen, mutta optioiden käyttöönotosta päätetään erikseen. Jaosto ei voi valtuuttaa yksittäisen hankintapäätöksen osalta viranhaltijaa päättämään hankintaan liittyvästä optiosta, koska toimivallan edelleen delegoinnin kielto estää sen. Ei ole tarkoituksenmukaista, että jaosto päättäisi kaikista optioista. Siksi hankintavaltuus on lisätty liitteessä 1 mainituille viranhaltijoille.

Toimivalta

Hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 -kohta).

Päätös tullut nähtäväksi 19.05.2021

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.