Hankinta, Etävappu Virtuaalisessa Helsingissä 2021, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti myöntää kaupunginkanslian viestintäosaston brändiyksikön käytettäväksi 90 000 euroa vuoden 2021 talousarvion kohdalta 1 30 01 kaupunginhallituksen käyttövarat, projektinumero 104020100712. Helsingin kaupungin korona-ajan vapunvieton kokonaisuuden järjestelyihin. Kokonaisuus koostuu kahdesta osiosta:

1) Vapun virtuaalikonsertti yhteistyössä kumppaneiden kanssa vappuaattona

2) Terveysturvalliseen vapunviettoon kannustava viestintä- ja markkinointikampanja

Samalla kanslianpäällikkö päätti valtuuttaa viestintäjohtajan allekirjoittamaan kohdan 1 yhteistyösopimuksen.

Vappu on keväisistä juhlista ensimmäinen, yleensä suuria massoja yhteen kokoava tapahtuma, jossa tapahtumajärjestäjiä on monia ja kaupungin rooli ei ole ollut kovinkaan merkittävä (poikkeuksena vuosi 2020). Näissä poikkeusolosuhteissa Helsingin kaupunki pyrkii kuitenkin omassa toiminnassaan varmistamaan, että helsinkiläiset saisivat mahdollisimman turvallisen ja virtuaalisesti yhteisöllisen vapun kotona.

Etävapun viettämiseksi Helsingin kaupunki toteuttaa yhdessä Zoan Oy:n ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa Apulannan ja Stigin vappukonsertin virtuaalitodellisuuteen rakennetulla Helsingin Senaatintorilla ja Vallisaaressa 30.4.2021 klo 19 alkaen. Helsingin kaupungin konserttiin liittyvästä tuotannosta vastaa kaupunginkanslian viestintäosasto.

Vappukonsertin yhteistyö rakentuu kaupunginhallituksen käyttövaroista myönnettävästä 50 000 euron lisäbudjetista sekä brändiyksikön omasta panostuksesta. Kansliapäällikkö päätti myöntää konsertin toteutukseen kaupunginkanslian viestintäosaston brändiyksikön käytettäväksi yhteensä 50 000 euroa, joka maksetaan kaupunginhallituksen määrärahoista, talousarvion kohdalta 1 30 01 kaupunginhallituksen käyttövarat, projektinumero 104020100712. Virtuaalisen vappukonsertin kokonaisuudesta tehdään oma erillinen sopimuksensa. Kyseessä on hankintalain liite E kynnysarvon alittava erityiset palvelut CPV koodi 79952000-2 [Tapahtumapalvelut] ja se toteutetaan suorahankintana.

Virtuaalisen vapun järjestämistä koskevalla yhteistyösopimuksella sovitaan yhteistyön sisällöistä, vastuista ja vastikkeista sopijapuolten kesken. Hankinta voidaan toteuttaa ilman kilpailutusta, koska tarjoaja on ainoa, joka kykenee toimittamaan tarvittavan Virtuaalinen Helsinki-palvelun.

Lisäksi turvallisen vapun viettoon sekä vapun virtuaalikonsertin viestintä- ja markkinointitoimenpiteisiin kansliapäällikkö päätti myöntää kaupunginkanslian viestintäosaston brändiyksikön käytettäväksi yhteensä 40 000 euroa, joka maksetaan kaupunginhallituksen määrärahoista, talousarvion kohdalta 1 30 01 kaupunginhallituksen käyttövarat, projektinumero 104020100712.

Markkinointiviestinnän puitesopimuskumppani Miltton Oy tulee toteuttamaan etävapun kampanjan luovan konseptin suunnittelun ja kampanjatoimenpiteiden suunnittelun ja tuotannon (printti-, digi-, ulkomainonnan-, radio- ja muut toimenpiteet) yhteissummalla 32 480 euroa.

Lisäksi etävappuna tullaan jatkamaan markkinointiviestinnän puitesopimuskumppani N2 Albiino Oy:n kanssa tehtävää jo aiemmin käynnissä ollutta nuorten aikuisten koronakampanjaa ja päivittämään kampanja etävapun markkinointiin ja viestintään sopivaksi. Tässä kokonaisuudessa tullaan päivittämään markkinointimateriaalit vappuun sopiviksi sekä suunnittelemaan ja tekemään vaikuttajamarkkinointia yhteissummalla 7 380 euroa.

Molemmissa tapauksissa kyseessä on pien- ja yksittäishankinta, joilla on hankintayksiköstä riippumaton kiire. Hankinnat jäävät alle kansallisen kynnysarvon, joten niihin ei sovelleta hankintalakia, eikä hankintoja ole velvollisuutta kilpailuttaa. Miltton Oy:n sekä N2 Albiino Oy:n tekemät tarjoukset ovat kaupungin taloudelliset seikat huomioiden edullisia ja kaupungin intressien mukaisia.

Helsingin kaupunkistrategian 2017–2021 mukaisesti Helsinki on elävä, kiehtova, monipuolinen sekä kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki. Lisäksi Helsinki panostaa kulttuuritapahtumien houkutteluun ja luomiseen. Koronaepidemian hillitsemisen vaatimat kokoontumisrajoitukset ovat aiheuttaneet sen, että useammat viime ja tämän vuoden tapahtumat ovat peruttu Helsingissä, joten myös Helsingin perinteiseen vappuun kuuluneita tapahtumia ei järjestetä viranomaisten ohjeiden mukaisesti.