Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2019, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Toimialayhteinen tilinpidontarkistus avustusta saaville yhdistyksille ja yhteisöille

Helsingin kaupungin hallintosäännön 17 luku 1 § mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta, hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta ja valvovat avustusten käyttöä.

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävimmistä tehtävistä, jota toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avustusmäärärahojen ja tavoitteiden osalta yhdeksi toimenpiteeksi kirjattiin jo edellisvuonna, että vuoden 2019 aikana yhtenäistetään toimialan avustusten (kulttuuri, liikunta, nuoriso) käytön seuranta ja toteutetaan ulkopuolinen vuonna 2018 avustusta saaneiden tilinpidontarkastus (kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 15.1.2019, § 4 liite 3).

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti merkitä tiedoksi tilinpidontarkastajan raportit koskien vuonna 2018 avustusta saaneiden tilinpidontarkastusta kokouksessaan 5.5.2020. Samalla päätettiin, että toimialan avustusten käytön yhtenäistä pistokoeluonteisesti tehtävää tarkastusmenettelyä jatketaan ja vuotta 2019 koskeva avustusten tarkastusraportti esitellään lautakunnalle vuoden 2020 lopussa.

Tarkastusraportit vuodelta 2019 esiteltiin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kokouksessa 25.5.2021, § 69. Lautakunta päätti edelleen jatkaa toimialan avustusten käytön yhtenäistä pistokoeluonteisesti tehtävää tarkastusmenettelyä. Vuotta 2020 koskeva avustusten tarkastusraportti esitellään lautakunnalle vuoden 2022 keväällä.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Toinen keskeinen tavoite on auttaa tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta tarkastettavia yhteisöjä sekä muita avustettavia yhteisöjä kehittämään omaan toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustukseen liittyvää opastusta ja neuvontaa.

Vuoden 2020 tilinpidontarkistus

Syksyn 2020 aikana tarkastettiin pistokokeisiin perustuen 6-7 yhteisön tilinpitoon ja hallintoon liittyvät asiapaperit vuonna 2019 avustusta niin nuorisojaostolta, kulttuurijaostolta kuin liikuntajaostolta saaneiden osalta. Tarkastettavat yhteisöt valittiin avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen edustamaan erityyppisiä avustustoimijoita. Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan toimesta lista, johon oli lueteltu materiaali, joka heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Kaikki yhteisöt toimittivat pyydetyt materiaalit tilintarkastusta varten.

Tarkastetut liikuntaseurat:

1. GB Gym ry
2. REDS Helsinki ry
3. Tanssiklubi Master ry
4. Uimaseura Helsinki ry
5. Viikingit Jääkiekko ry
6. Voimisteluseura Helsinki - VSH ry

Avustuksia myönnettäessä noudatetaan kaupunkiyhteisiä avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi avustuspäätökset tekevillä jaostoilla on yksityiskohtaisemmat myöntämisperusteensa, jotka vaihtelevat avustusmuodoittain.

Tilinpidontarkastaja KPMG Oy (tarkastaja) on tarkastellut yhdistysten toimintaa suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Kumppanuusyksiköt ovat tavanneet niin yhdessä kuin erikseen KPMG oy:n tarkastajat ja käyneet raportit ja huomiot läpi.

Yhdistysten ja yhteisöjen taloudenpito ja hallinto

Tarkistuksien yleishavaintona voidaan todeta, että useimmilla yhteisöillä taloudenpito ja hallinto ovat kirjanpito- ja yhdistyslain mukaisia ja niitä hoidetaan riittävän huolellisesti. Voidaan myös todeta, että halu tehdä oikein on suuri. Toiminta on lähtökohtaisesti luottamukseen perustuvaa, avointa ja vastuullisesti organisoitua. Yhdistyksen koolla on vaikutusta talouden ja hallinnon järjestämiseen: Mitä pienempi yhdistys tai toimija, sitä kapeammilla harteilla ja mahdollisimman pienellä byrokratialla toimintaa pyritään pyörittämään. Se ei suoraan korreloi sen kanssa onko asiat kunnossa vai ei, mutta samalla tavalla ei välttämättä osata tai ole resursseja hoitaa.

Osassa tarkastettavissa yhteisöissä taloutta ja hallintoa hoidetaan vapaaehtoispohjalta, mikä voi aiheuttaa rajoitteita. Vapaa-ajalla tehtynä ei ole välttämättä aikaa ja mahdollisuutta paneutua asioihin samalla tasolla kuin jos palkattu työntekijä. Jo edellisen tarkastuksen havaintona oli, että hakijoiden taloushallinnan ja hallinnollisen osaamisen vähäisyys voi johtaa avustusten valmisteluissa sekä järjestöjä että valmistelijoita työllistäviin lisätietopyyntöihin ja päätösten teon viivästymiseen. Pahimmillaan toimijoiden osaamisen vähäisyys voi johtaa siihen, ettei avustusta voida myöntää ja/tai se joudutaan perimään takaisin.

Suurimmalla osalla kirjanpito on ulkoistettu, joten sitä kautta tulee osaamista. Toisaalta kirjanpitäjällä ei ole välttämättä kokemusta tai tietoa avustusehdoista. He eivät tällöin ehkä osaa huomioida tai neuvoa yhteisön hallitusta avustuksen seurannan osalta.

Avustusten kohdentaminen ja helsinkiläisyys

Toiminta-avustuksen seuranta kirjanpidossa on vaihdellut eri toimijoilla: Mitä useampi rahoituslähde toimijalla on, sitä suurempi todennäköisyys erillisiin kustannuspaikkaseurantoihin. Useat avustusta saavista yhteisöistä saavat kaupungin lisäksi avustusta myös valtiolta tai säätiöiltä, joille myös raportoidaan säännöllisesti toiminnasta ja taloudesta. Jos toiminta tapahtuu Helsingissä, voidaan lähtökohtaisesti katsoa, että tällöin palvellaan helsinkiläisiä ja avustus hyödyttää kuntaa välillisesti, vaikka osallistujat olisivat ulkopaikkakuntalaisia. Liikunnan ja nuorison puolella seuroissa on jäsenrekisterit, joiden perusteella toiminnan kohdentumista kohderyhmälle voidaan arvioida. Kaikki nuorisojärjestöt eivät aktiivisesti luetteloi tai arkistoi toimintaan osallistuvia, koska katsovat, että tietosuojalaki rajoittaa tätä (näissä tapauksissa toiminnan kohdentumista kohderyhmälle arvioidaan nuorisojärjestön luonteeseen + tuensaajan vahvistukseen perustuen).

Tarkastajan muut huomiot

Yhteisöjen yleishyödyllisyyden osalta todettiin jo edelliskerralla, että nuorison ja liikunnan avustusten myöntämisperusteissa on toimijoiden yleishyödyllisyyden vaatimus. Tämän yleishyödyllisyyden täyttyminen toiminnassa on joiltain osin ollut epäselvää. Tarkastaja raportoi, että lähipiiriin liittyvät kytkökset ovat hankalasti arvioitavissa. Liikunnan toimijat olivat erityisen aktiivisia tarkastuksen aikana. Liikunnan toimijoilla on myös normaalia useammin poikkeava tilikausi, joten avustusten käyttöaika ja tilikausi eivät mene yksi yhteen. Tämä voi osin vaikeuttaa raportointia, koska vuosikellot eri ajassa. Kulttuurin avustusohjeistus on toimialalla väljin. Toiminnan luonne on myös erityyppinen kuin nuorison ja liikunnan osalta, jossa avustettavien toimijoiden toiminnan kohde on helpommin nimettävissä ja tarkastettavissa. Etenkin pienet toimijat tekevät yhdistyksissä töitä ”vereslihalla” ja pienetkin havainnot toiminnassa otetaan hyvin henkilökohtaisesti ja raskaasti. Halu tehdä oikein on useimmilla suuri.

Erityishuomiot liikunnan avustuksista

Liikunnan avustuksia saaneiden toiminnasta ja kirjanpidosta ei löytynyt merkittävää huomauttamista.

Tilinpidontarkistusten jatko ja kehittäminen

Kumppanuusyksiköt korostavat sitä, että kun avustustoiminnan tarkastustoimintaa edelleen yhtenäistetään, voidaan myös yhdessä suunnitella paremmin apua ja ohjeistuksia talouden ja hallinnon kehittämiseen samalla kun avustusten käytön yhtenäistä pistokoeluonteisesti tehtävää tarkastusmenettelyä jatketaan. Nyt kun takana on kaksi tarkastuskierrosta, on aika myös arvioida, millä mallilla ja aikataululla tulevia pistokoeluonteisesti tehtäviä tarkastuksia jatketaan.

Kahden kierroksen jälkeen kumppanuusyksiköt näkevät, että tarkastuksia pitää kehittää enemmän konsultointi ja opastus –malliseen käytäntöön, jossa yhteisöt saisivat samalla ohjeistusta talouden ja hallinnon osalta. Kyseisen mallin kautta myös avustusvalmistelijat saavat apua ja konsultointia avustusvalmisteluun liittyviin ja entistä haastavimpiin kysymyksiin, tilinpäätös- ja yhdistyslakitulkintoihin. Kyseessä olisi paremminkin neuvotteleva ja vuorovaikutteinen avustustoimintaan liittyvä erityisasiantuntijapalvelu eikä niinkään tilintarkastuspalvelu tai tilien tekninen tarkastus. Lautakunnan jaostojen avustusten käytön valvontatehtävään kuuluu palvelukohtaisten raporttien perusteella tehtävä käytön valvonta. Nyt tehty tarkastusraportti esitellään jaostoille syksyllä ja siellä myös päätetään mahdollisista toimenpiteistä nyt tehtyihin tarkastuksiin. Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 25.05.2021 § 69

Päätös tullut nähtäväksi 06.09.2021

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.