Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2019, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 5.5.2020, että toimialan avustusten käytön yhtenäistä pistokoeluonteisesti tehtävää tarkastusmenettelyä jatketaan ja vuotta 2019 koskeva avustusten tarkastusraportti esitellään lautakunnalle vuoden 2020 lopussa. Tarkastusraporttien ilmestyminen viivästyi ja ne esiteltiin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kokouksessa 25.5.2021, § 69.

Toimialan (kulttuuri, liikunta, nuoriso) avustusten tarkastajaksi valittiin KPMG Oy, joka tarkasteli yhdistysten toimintaa suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Tarkastettavat yhteisöt valittiin avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen edustamaan erityyppisiä avustustoimijoita. Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan toimesta lista, johon oli lueteltu materiaali, joka heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Kaikki yhteisöt toimittivat pyydetyt materiaalit tilintarkastusta varten.

Nuorisojaoston avustuksen saajista tarkastettiin seuraavat seitsemän yhdistystä:

Helsingfors Svenska Scouter rf: palkkausavustus 31 950 euroa

Helsinki Pride-yhteisö ry / nuoret: toiminta-avustus 37 000 euroa

Kanava nuoriso ry: toiminta-avustus 30 000 euroa, palkkausavustus 31 950 euroa ja loma-aikojen leiriavustus 6 180 euroa

Luonto-Liiton Uudenmaan piiri ry: toiminta-avustus 17 000, euroa, palkkausavustus 31 950 euroa ja loma-aikojen leiriavustus 19 970 euroa

Saalem-nuoret ry: toiminta-avustus 9 600 euroa ja loma-aikojen leiriavustus 8 250 euroa

SDPL:n Helsingin ja Uudenmaan piirijärjestö ry: toiminta-avustus 5 400 euroa, palkkausavustus 18 500 euroa ja loma-aikojen leiriavustus 75 090 euroa

Stadin Nuorisoseurat ry: toiminta-avustus 4 982 euroa, palkkausavustus 18 500 euroa, loma-aikojen leiriavustus 20 110 euroa, projektiavustus 600 euroa ja yksi kuljetusavustus, jota on kuitteja vastaan maksettu 168,90 euroa

Huomioita tilinpidontarkastuksesta

Tarkistuksien yleishavaintona voidaan todeta, että kaikilla nuorisoyhdistyksillä taloudenpito ja hallinto olivat kirjanpito- ja yhdistyslain mukaisia ja niitä hoidettiin riittävän huolellisesti. Taloushallinnon ja hallinnon kohdalla oli parilla yhdistyksellä muutamia pieniä epäkohtia, kuten esimerkiksi leiriavustusten kustannuspaikkojen epätarkkuus tai allekirjoittamattomia vuosikokouspöytäkirjoja. Avustusten käyttöä pystyttiin kuitenkin seuraamaan kaikkien yhdistysten kohdalla.

Nuorisoyhdistyksien avustukset kohdistuivat helsinkiläisiin nuoriin, avustuksia ei jaettu edelleen ja avustukset käytettiin niille myönnetyn määräajan (kalenterivuosi) puitteissa. Mikään yhdistys ei käyttänyt avustuksia ei-hyväksyttäviin menoihin. Yhdelle yhdistykselle tosin huomautettiin pienkalustohankintojen olevan käyttöomaisuuden hankintaa, jota ei voida avustuksilla hoitaa.

Kuuden yhdistyksen kohdalla tilinpidontarkastaja ei nähnyt mitään syytä esittää myönnettyjen avustusten takaisinperintää. Tarkastuksen mukaan yksi yhdistys kohdensi toiminta- ja palkkausavustusta hieman ohjesäännön vastaisesti. Asiasta käytiin yhdistyksen kanssa keskustelua ja päädyttiin siihen, ettei avustusta rikkeen tahattomuuden sekä vähäisyyden vuoksi lähdetä perimään kahden vuoden jälkeen takaisin.

Taustaa

Tarkastuksen kohteena olleilla nuorisojaoston avustusmuodoilla tuettiin vuonna 2019 yhteensä lähes 200 toimijaa. Avustuksen myöntävä lautakunta, jaosto tai viranhaltija valvoo avustuksen käyttöä. Valvonnalla on tarkoituksena varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Avustuksen myöntämisen yleisten avustusehtojen mukaan avustuksen hakijan on annettava Helsingin kaupungille korvauksetta tämän tarpeelliseksi katsomat tiedot avustushakemuksen käsittelyä sekä avustuksen myöntämistä ja käytön valvontaa varten. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Nuorisopalveluissa avustettavien yhteisöjen avustuksen käytön valvontaa ja seurantaa tehdään kolmen prosessin kautta: 1) Edellisen vuoden avustusten käytönselvitys ja projektiavustusselvitys, 2) avustusta saavien yhteisöjen tilinpidontarkistukset ja 3) keskeisten toimijoiden toiminnan arviointi kolmen vuoden välein.

Nuorisoyhdistysten avustusohjesäännön mukaan edellisen avustuksen käyttö tulee selvittää aina uuden avustuksen haun yhteydessä. Tämä tarkoittaa sitä, että yksikään avusta hakeva toimija ei voi saada uutta avustusta, ellei edellisen vuoden avustus ole selvitetty hyväksyttävästi.

Kaupungin avustusten yleisohjeissa ja nuorisojaoston hyväksymässä avustusohjesäännössä todetaan, että avustusta saava yhdistys sitoutuu pitämään tilinsä ja hallintonsa avoimina tilinpidontarkastuksia varten. Nuorisopalveluilla on oikeus tarkistaa vuosittain pistokokein avustusta saavien järjestöjen tilinpitoon ja hallintoon liittyvät asiapaperit. Nuorisopalvelut voi myös tarvittaessa hankkia ulkopuolisen tahon suorittamaan tilinpidontarkastamisen.

Pistokoetarkistuksista nuorisopalveluissa on pitkä perinne. Nyt toteutettu kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päättämä toimialan avustusten (kulttuuri, liikunta, nuoriso) yhteinen tilinpidontarkastus oli sarjassaan toinen.

Helsingin kaupungin avustusjärjestelmä on väline Helsingin kaupunkistrategian toteuttamiseksi. Avustuksilla lisätään kaupungin vetovoimaa, asukkaiden elämänlaatua, toimintakykyä ja oman elämän hallintaa. Avustusjärjestelmällä kehitetään kansalaisyhteiskunnan toimintaedellytyksiä (kulttuuri ja vapaa-aikalautakunta 13.2.2018, § 28).

Helsingin kaupungin hallintosäännön, 17 luku, § 1, mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahan jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti.

Nuorisojaosto päättää jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta, hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta sekä valvoo avustusten käyttöä (Hallintosääntö 17 luku, § 2). Kukin jaosto käsittelee oman palvelukokonaisuutensa avustusta saaneiden tarkastusraportit ja tekee niistä päätöksen.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kokouksessaan 25.5.2021, § 69, edelleen jatkaa toimialan avustusten käytön yhtenäistä pistokoeluonteisestitehtävää tarkastusmenettelyä. Vuotta 2020 koskeva avustusten tarkastusraportti esitellään lautakunnalle vuoden 2022 keväällä.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 25.05.2021 § 69

Päätös tullut nähtäväksi 03.09.2021

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.