Toimivallan siirtäminen sosiaali- ja terveystoimialalla tulojen, ostolaskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymisessä

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti toimialan tulojen, ostolaskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymisestä 1.7.2021 lukien seuraavasti:

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajalla on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita koko sosiaali- ja terveystoimialan osalta. Palvelukokonaisuuksien johtajilla, hallintojohtajalla, palvelujen päälliköillä, yksikön päälliköillä, alayksikön sekä työyksiköiden päälliköillä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimintansa määrärahojen osalta.

Terveysasemien ja keskitetyn palvelun johtavilla ylilääkäreillä on oikeus hyväksyä kiireettömät ulkokuntalaskut.

Helsingin sairaalan Kuntoutussuunnittelu ja apuväline -yksikön kuudella kuntoutussuunnittelijalla on oikeus hyväksyä ostolaskuja ja niihin liittyviä maksuosoituksia ja muistiotositteita 5 000 euroon saakka.

Kuljetuspalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimialan yhteisten määrärahojen kuljetuspalvelujen toiminnan osalta. Tilapalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimialan yhteisten määrärahojen Sote-kiinteistöt (tilapalvelun vuokrat ulkoinen) -toiminnan osalta. Tietohallintopäälliköllä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimialan yhteisten määrärahojen keskitettyjen ICT-palvelujen toiminnan osalta.

Hallintojohtajalla, hallintopäälliköllä, hankintapäälliköllä, talous- ja suunnittelupäälliköllä, suunnittelupäälliköllä, talouspäälliköllä, talouden ja toiminnan suunnittelu -yksikön alayksiköiden 1 – 4 johtavilla controllereilla on lisäksi oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita koko sosiaali- ja terveystoimialan osalta.

Talouspäälliköllä on oikeus hyväksyä Valtionperinnöt talousarviokohdan (1 30 03) laskuja enintään vuoden 2022 loppuun saakka (Kansliapäällikön päätös 19.2.2021 § 44).

Talous- ja suunnittelupäällikkö hyväksyy toimialan luottotappiokirjaukset.

Muistiotositteita ja muita kirjanpidon tositteita voivat hyväksyä edellä mainittujen lisäksi talouden ja toiminnan suunnittelu -yksikön taloussuunnittelijat sekä ao. yksikön johtava laskenta-asiantuntija, vastaava taloussuunnittelija ja laskenta-asiantuntija koko sosiaali- ja terveystoimialan osalta.

Lisäksi tehtävän luonteen vuoksi perhe- ja sosiaalipalvelujen vammaistyön ostopalvelupäälliköllä ja sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen ostopalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä tuloja, ostolaskuja, maksuosoituksia ja muistiotositteita toimintansa määrärahojen osalta.

Irtaimen omaisuuden määrärahat

Kalusteiden ja muiden laitteiden (ei ICT) hankinnat hyväksyy: Palvelukokonaisuuksien johtajat, hallintojohtaja, palvelujen päälliköt ja yksikön päälliköt. Tilapalvelupäälliköllä on oikeus hyväksyä kaikkien kalusteiden ja muiden laitteiden (ei ICT) hankinnat.

ICT-hankinnat hyväksyy tietohallintopäällikkö.

Pyöristysten ja toleranssien käyttäminen

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti valtuuttaa Taloushallintopalvelun käyttämään 10 euron täsmäytystoleranssia täsmäytettäessä ostolaskuja sähköisessä tilausjärjestelmässä olevaan hyväksyttyyn tilaukseen sekä käsittelemään toimituskulut ilman laskun erillistä tarkastusta ja hyväksyntää.

Automaattinen täsmäytys voidaan tehdä vain, mikäli sähköisessä tilausjärjestelmässä on merkintä, että tavara tai palvelu on vastaanotettu.

Hyväksyjän ja tarkastajan vastuu ja rooli

Helsingin kaupungin rahoitusjohtajan päätöksellä (12.10.2012 § 184) on ohjeistettu ostolaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen sekä tilausten käsittely. Tämän päätöksen liitteenä 1 on Taloushallintopalvelun toimintaohje Hankinnasta maksuun 3.0 (29.3.2021), joka täydentää rahoitusjohtajan päätöstä. Ostolaskujen hyväksymisessä on noudatettava edellä mainittuja rahoitusjohtajan päätöstä ja Taloushallintopalvelun toimintaohjetta.

Laskun hyväksyjä vastaa laskun sisällön ja tiliöinnin oikeellisuudesta. Laskua tarkastettaessa ja hyväksyttäessä on käytävä läpi laskun sisältö ja historiatiedot sekä varmistettava tiliöinnin oikeellisuus. Laskujen kirjautuminen oikein kirjanpitoon tulee tarkistaa kuukausittain SAP- / BO-järjestelmän vientiluettelosta ja tarvittaessa korjata virheelliset tapahtumat muistiotositteella.

Tavaraa tai palvelua hankittaessa siitä tehdään tilaus Bosti-tilausjärjestelmään ja tilaus vastaanotetaan Bosti-tilausjärjestelmässä. Vastaanottomerkinnän tekeminen Bosti-tilausjärjestelmään välittömästi tavaran tai palvelun toimituksen jälkeen on välttämätöntä, jotta laskujen automaattikäsittely on mahdollista.

Vaikka tilauksen ja laskun loppusummat täsmäisivät, ei laskua voi laittaa suoraan maksuun, mikäli vastaanottomerkintä Bosti-tilausjärjestelmään on tekemättä.

Kun tilaus tehdään sähköisellä tilausjärjestelmällä ja lasku tiliöidään, tarkastetaan ja hyväksytään sähköisessä ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä (P2P), tilauksen ja siitä saapuneen laskun hyväksyjä voi olla sama henkilö. P2P-sähköinen laskujen käsittelyjärjestelmä estää automaattisesti laskun hyväksymisen, mikäli laskua ei ole tarkastettu ohjelman tarkastajaroolilla tai laskun tarkastaja ja laskun hyväksyjä ovat sama henkilö. Muulla kuin edellä kuvatulla tavalla toimittaessa tilauksen hyväksyjä ei saa hyväksyä tilauksesta tullutta laskua eli laskun tarkastaja ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö.

Maksuosoitusten ja muistiotositteiden laatija ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö. Edellä mainittuihin tositteisiin tulee merkitä selvästi myös päiväykset ja nimenselvennykset.

Mikäli laskulla tai laskun liitteillä on henkilötietoja, tulee ne P2P-sähköisessä laskujen käsittelyjärjestelmässä asettaa luottamuksellisiksi. Tällöin niitä voivat käsitellä vain ne henkilöt, joille on annettu P2P-sähköisessä laskujen käsittelyjärjestelmässä oikeudet nähdä kyseisen organisaation luottamuksellisiksi merkityt laskut. Mikäli laskulla on henkilötietoja, jotka eivät laskun tiliöinnin, tarkastamisen ja hyväksymisen kannalta ole välttämättömiä, toimittajaa on pyydettävä poistamaan kyseiset tiedot tulevilta laskuilta.

Mutta on huomattava, että henkilötietoja saa esiintyä laskulla tai laskun liitteellä silloin, kun se laskun tiliöinnin, tarkastamisen ja hyväksymisen kannalta on välttämätöntä. Arvion tietojen välttämättömyydestä tekee laskun tarkastaja. Esihenkilöiden tehtävänä on valvoa, että P2P-sähköiseen laskujen käsittelyjärjestelmään on käyttöoikeudet vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat järjestelmää työtehtäviensä hoitamisessa.

Tämä päätös kumoaa sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätöksen 16.10.2019 § 135.

Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 5.5.2021 § 98) 14 luvun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan toimialajohtaja päättää laskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksymiseen oikeutetuista henkilöistä ja hyväksymismenettelyn järjestämisestä, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty.