Työryhmän asettaminen, kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmä

Kansliapäällikkö päätti asettaa kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän. Kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän tehtävänä on huolehtia kaupunginkanslian osalta tiedonhallintalain ja muussa laissa määritellyistä tiedonhallinnan velvoitteiden koordinoinnista ja käytännön toteutuksesta. Tehtävät kattavat kaupunginkanslian osalta erityisesti: tiedonhallintamallin ylläpidon, ylläpidon koordinoinnin ja ohjeistuksen, muutosvaikutuksen arviointiin liittyvät kehittämisen seurantatehtävät, tiedonohjaussuunnitelman ylläpidon ja säilytysaikojen määrittelyn, yhteen toimivuudesta huolehtiminen sekä kaupunginkanslian tietojärjestelmien puutekorjausten (lokitus, rajapinnat ja katseluyhteydet) arvioinnin. Tarkemmin kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän tehtävät kaupunginkanslian osalta on määritelty liitteessä.

Tietosuojaan liittyvät toteutusvastuut on rajattu työryhmän tehtäviin kuulumattomiksi. Kaupunginkanslian tietosuojaryhmä vastaa tietosuojan tehtävistä kaupunginkanslian osalta.

Osastopäällikkö nimeää osastonsa jäsenen tiedonhallintaryhmään. Osastopäällikkö vastaa siitä, että kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän osastolle osoittamat tehtäväksi annot tulevat hoidetuksi ajallaan. Kansliapäällikkö nimeää jäsenen hallintopalvelusta ja sisäisestä tarkastuksesta. Kanslian asiakirjahallintoryhmän tehtävät siirtyvät kanslian tiedonhallintaryhmälle.

Kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän puheenjohtajana toimii strategiaosaston nimeämä henkilö. Strategiaosasto ja hallinto-osaston tiedonhallintayksikkö asettavat ryhmän käyttöön kumpikin sihteerin ja tarvittaessa asiantuntijoita. Tiedonhallintayksikön asettama sihteeri (kaupunginkanslian asiakirjavastuuhenkilö) neuvoo ja ohjaa osastoja, hallintopalvelua sekä sisäistä tarkastusta asiakirjahallinnon osalta. Kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän kokoukseen voivat osallistua muutkin kuin jäsenet osastolta, hallintopalveluista tai sisäisestä tarkastuksesta, jos kokouksessa käsitellään kyseessä olevan osaston / hallintopalveluiden tai sisäisen tarkastuksen tiedonhallintaa erikseen.

Kansliapäällikkö on päättänyt 23.12.2019 (278 §) tiedonhallinnan ohjausvastuista ja tiedonhallintaryhmän asettamisesta. Päätöksen mukaan toteutusvastuu tiedonhallintalainsäädännön toimeenpanosta on virastoilla, toimialoilla ja liikelaitoksilla. Kansliapäällikkö on 25.5.2020 (125 §) päättänyt kaupunginkanslian toteutusvastuista. Koska kaupunginkanslian toteutusvastuut on määritelty ylätasolle, tarvitaan kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmää huolehtimaan siitä, että nämä toteutusvastuut myös käytännössä tulevat hoidetuksi ja kaupunginkanslia muiden virastojen tapaan huolehtii lakisääteisten velvollisuuksien noudattamisesta. Tiedonhallintaan liittyvien vastuiden koordinoitu toteuttaminen edellyttää kansliatasolla tiiviimpää organisoitumista. Jotta edustus on kattavaa, tarvitaan edustus jokaiselta osastolta, hallintopalveluista ja sisäisestä tarkastuksesta. Koska tiedonhallintamallin ylläpito kaupunginkanslian osalta on työryhmän keskeisiä tehtäviä, olisi tärkeää, että jäsen hahmottaa osaston toimintaprosessit, tietovarannot ja tietojärjestelmät.

Kaupunginkansliassa on toiminut syyskuusta 2017 alkaen kanslian asiakirjahallintoryhmä. Asiakirjahallintoryhmä on vastannut arkistosiirtoihin, tiedonohjaussuunnitelman päivittämiseen ja säilytysaikojen määrittelyyn liittyvien tehtävien toteuttamisesta kaupunginkansliassa. Asiakirjahallintoryhmän tehtäväkenttä kattaa tiedonhallinnan asiakirjahallintoon liittyvät tehtävät.

Tiedonhallinnasta säädetään tiedonhallintalain (906/2019) lisäksi muun muassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laista (621/1999), EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), tietosuojalaissa (1050/2018), arkistolaissa (831/1994), hallintolaissa (434/2003), kuntalaissa (410/2015, 419/2021), laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sekä laissa digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019).