Hankinta, optio, ITTE-itsepalvelujärjestelmä, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti ottaa ITTE-itsepalvelujärjestelmän hankinnassa käyttöön vuoden ja tarvittaessa toisen vuoden optiokauden ajalle 17.9.2021 - 16.9.2023.

Edelleen sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä CGI Suomi Oy:n kanssa asiasta tehtävän muutossopimuksen.

Optiovuosien käytön kustannukset ovat enintään 799 704 euroa (alv 0 %). Kustannukset maksetaan itseilmoittautumisautomaattien ja Info-TV laitteiden osalta laitteita käyttävien yksiköiden määrärahoista ja yhteisten palvelujen osalta sosiaali- ja terveystoimialan atk-käyttötalouden määrärahasta.

Terveys- ja päihdepalvelujen osastopäällikkö on päätöksellään
6.3.2015 § 12 päättänyt ITTE-itsepalvelujärjestelmän hankinnasta.

Virastopäällikkö on päätöksellään 1.5.2017 § 102 päättänyt ITTE-itsepalvelujärjestelmän integroimisesta osaksi terveys- ja hyvinvointikeskusten ja perhekeskusten tilojen hallintaan ja asiakasohjaukseen toteutettua järjestelmäratkaisua.

ITTE-itseilmoittautumisjärjestelmä (jäljempänä itsepalvelujärjestelmä) on käytössä Itäkadun perhekeskuksessa, Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksessa ja Vuosaaren terveys- ja hyvinvointikeskus ja perhekeskuksessa. Puitesopimukseen HEL 2014-010532 perustuen ja vuonna 2018 allekirjoitetun sopimuksen HEL2017-004073 (sopimus itsepalvelujärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä) mukaisesti kolmen vuoden sopimuskausi on päättymässä 16.9.2021. Sopimuskausi päättyy, kun kulunut kolme vuotta sopimuksen mukaisesta viimeisestä käyttöönotosta. Järjestelmä otettiin käyttöön viimeisenä Vuosaaren terveys ja hyvinvointikeskus ja perhekeskuksessa 17.9.2018.

Sopimuksen mukaan tilaajalla on oikeus optioon 12 kk + 12 kk kolmen vuoden määräaikaisen sopimuskauden päätyttyä. Sopimuksen jatkaminen on perusteltua, koska itsepalvelujärjestelmä integroitiin uuteen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apottiin. ITTE-itsepalvelujärjestelmä
tarjoaa sellaisia ominaisuuksia, joita ei tällä hetkellä Apotin Welcome-kiosk-ilmoittautumisjärjestelmä pidä sisällään ja jotka ovat toiminnan kannalta oleellisia toiminnallisuuksia asiakasvirtojen ohjaamiseen ja asiakkaiden sisäänkutsuihin liittyen isoissa keskuksissa. Apotin Welcome-kiosk-järjestelmän kehittäminen on mahdollista vasta vuoden 2021 isojen käyttöönottojen jälkeen. Itsepalvelujärjestelmän optioista
käytetään vain ensimmäisen vuoden optio, jos korvaavat toiminnallisuudet on mahdollista ottaa käyttöön Apotin Welcome-kiosk-sovelluksen ja Helsingin kaupungin keskitetyn info-TV-järjestelmän avulla ennen 17.9.2022. Mikäli näin ei ole, sopimuksen molemmat optiokaudet käytetään.

Itsepalvelujärjestelmän sopimuksen jatkamisen taloudelliset kustannukset muodostuvat käyttäjäyksiköiden maksamista ilmoittautumisautomaattien ja Info-TV-laitteiden vuokrista. Mikäli sopimuksen molemmat optiovuodet käytetään, ovat nämä kustannukset yhteensä 702 756 euroa (alv 0 %). Lisäksi toimialan keskitetyistä atk-käyttötalouden määrä-rahoista maksetaan järjestelmän yhteiset kustannukset, jotka ovat 96 948 euroa (alv 0 %) kahden vuoden jaksolta. Sopimuksen jatkamisen kokonaiskustannus on 799 704 euroa (alv 0 %).

Optioiden käyttöönoton yhteydessä toimittajan kanssa tehdään muutossopimus, johon kirjataan sopimuksen voimassaoloaikaan liittyvät muutokset, sekä järjestelmän käytön aikana järjestelmään muutoshallinnan kautta tehdyt lisäykset ja muutokset.

Terveys- ja päihdepalvelujen osastopäällikkö on päätöksellään
6.3.2015 § 12 päättänyt ITTE-itsepalvelujärjestelmän hankinnasta.
Päätöksessä varattiin oikeus jatkaa sopimusta enintään kahden vuoden optiokaudella.

Toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 30.3.2021 § 76.