Työryhmän asettaminen, kaupunkitasoinen tiedonhallintaryhmä ja tiedonhallinnan ohjausvastuu

Kansliapäällikkö päätti Helsingin kaupungin tiedonhallinnan kokonaisuuden järjestämisestä ja yhteensovittamisesta seuraavasti. Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus, koordinointi ja yhteensovittaminen toteutetaan asetettavassa tiedonhallintaryhmässä.

Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on toteuttaa tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjausta Helsingin kaupungilla. Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on koordinoida kaupunkitasoisesti tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeistusta ja koulutusta. Tiedonhallintaryhmä kehittää, seuraa ja raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista Helsingin kaupungilla.

Liitteessä luetellut ohjausvastuulliset viran- ja toimenhaltijat vastaavat tiedonhallinnan kaupunkitasoisesta ohjauksesta omalla vastuualueellaan liitteessä kuvatulla tavalla.

Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on virastojen, toimialojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa virastossa, toimialalla ja liikelaitoksessa.

Toimialojen ja liikelaitosten tiedonhallintaryhmän jäsenet vastaavat tiedonkulusta toimialojen ja liikelaitosten johdolle.

Tiedonhallintaryhmän jäsenet ovat:

puheenjohtaja tiedonhallintapäällikkö (kaupunginkanslia)
palvelupäällikkö (kaupunginkanslia)
tietoturvapäällikkö (kaupunginkanslia)
tietosuojavastaava (kaupunginkanslia)
kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän vetäjä (kaupunginkanslia)
tiedolla johtamisen päällikkö (kaupunginkanslia)
tilasto- ja tietopalvelupäällikkö (kaupunginkanslia)
viestintäpäällikkö (kaupunginkanslia)
asiakirjahallinto-yksikön päällikkö (sosiaali- ja terveystoimiala)
kehittämispalvelupäällikkö (kaupunkiympäristön toimiala)
ict-arkkitehti (kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala)
pääsuunnittelija (kasvatuksen ja koulutuksen toimiala)
lakimies (taloushallintopalveluliikelaitos)
arkistonhoitaja (rakentamispalveluliikelaitos)
tietohallintopäällikkö (palvelukeskusliikelaitos)

Tiedonhallintaryhmä raportoi kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan tiedonhallintalain mukaisen siirtymäkauden aikana puolen vuoden välein, jotta siirtymäsäännösten toteutumista voidaan valvoa ja tehdä tarvittaessa korjaavia toimenpiteitä. Ensimmäinen raportti on annettu 1.6.2020. Siirtymäkauden päätyttyä 31.12.2023 raportit annetaan vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Tiedonhallintaryhmä voi tarvittaessa asettaa alatyöryhmiä, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin tiedonhallintaryhmän jäseniä

Tiedonhallintaryhmä asetetaan toistaiseksi.

Tällä päätöksellä kumotaan 23.12.2019, 278 § päätetyt tiedonhallinnan ohjausvastuut sekä muutetaan samalla päätöksellä ja täydennyspäätöksellä 22.9.2020, 211 § päätetty tiedonhallintaryhmän kokoonpano.

Kansliapäällikkö asetti 23.12.2019 § 278 tiedonhallintaryhmän, jonka tehtäväksi määriteltiin tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus, koordinointi, ohjeistus ja koulutus Helsingin kaupungilla.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) tuli voimaan 1.1.2020. Tiedonhallintalaki on tiedonhallintaa koskeva yleislaki. Tiedonhallintalaissa säädetään julkisen hallinnon yleisistä velvoitteista tiedonhallinnassa ja tietojärjestelmien käytössä: tiedonhallinnan suunnittelusta ja kuvaamisesta, tietoturvallisuudesta, turvallisuusluokittelusta, tietoaineistojen muodostamisesta sekä asianhallinnasta ja palvelujen tiedonhallinnasta.

Tiedonhallintalain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Lisäksi lain tavoitteena on mahdollistaa tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa asiakkaille tuloksellisesti ja laadukkaasti. Uudella sääntelyllä pyritään myös tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuteen.

Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintayksikön, tässä tapauksessa Helsingin kaupungin johdon, on huolehdittava, että tiedonhallintalaissa ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut on määritelty. Tähän päätökseen on tarkennettu tiedonhallintaa koskevia ohjausvastuita kaupungin päivitetyn organisaation mukaiseksi sekä tukemaan tiedonhallintalainsäädännön kokonaisvaltaista toimeenpanoa.

Tiedonhallinnasta säädetään muun muassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laista (621/1999), EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), tietosuojalaissa (1050/2018), arkistolaissa (831/1994), hallintolaissa (434/2003), kuntalaissa (410/2015), laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sekä laissa digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019).

Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus toteutetaan tiedonhallintaryhmässä. Siinä on edustettuina keskeiset kaupunkitasoista tiedonhallinnan ohjausta tekevät tahot: kaupunginkanslian ICT-asiantuntijapalveluiden palvelupäällikkö, asiakirjahallintoa ja asianhallintaa kaupunginkanslian tiedonhallintapäällikkö, tietoturvallisuutta kaupunginkanslian tietoturvapäällikkö ja tietosuojaa kaupungin tietosuojavastaava. Näin varmistetaan ohjauksen koordinointi, tarkoituksenmukaisuus ja kokonaiskattavuus. Kaupunginkanslian lisäksi tiedonhallintaryhmässä on edustettuina toimialat ja liikelaitokset. Toimialojen ja liikelaitosten tiedonhallintaryhmän jäsenet vastaavat tiedonkulusta toimialojen ja liikelaitosten johdolle.

Kaupunkitasoiset viran- ja toimenhaltijat vastaavat tiedonhallinnan ohjauksesta omalla vastuualueellaan. Ohjausvastuut Helsingin kaupungissa on määritelty edellä kuvatun lainsäädäntökokonaisuuden perusteella. Tämä päätös korvaa näin myös tehtävät, jotka tiedonhallintaryhmä on määritellyt kansliapäällikön päätöksen (23.12.2019 § 278) perusteella.

Vastuu tiedonhallintalakikokonaisuuden toimeenpanosta jakautuu kaupungin virastojen, toimialojen ja liikelaitosten johtaville viranhaltijoille. Nämä määrittelevät tiedonhallinnan toteutusvastuut tarkemmalla tasolla virastossa, toimialalla ja liikelaitoksessa. Yhteistyötä koordinoidaan ja ohjataan kaupunginkansliasta.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 kohdan mukaan kansliapäällikkö antaa hallintoa koskevia määräyksiä ja ohjeita. Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 4 kohdan mukaan kansliapäällikön toimivaltaan kuuluu kahta tai useampaa toimialaa käsittelevien työryhmien asettaminen.