Valtuutus sähköisestä allekirjoitusroolista valtionavustusten ja niihin verrattavien avustusten hakemisessa, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Hallintojohtaja päätti valtuuttaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hallinto- ja tukipalveluiden kehittämispalveluiden kehittämispalvelupäällikkö ********** yksikön päälliköt ********** ja hanketoimiston projektipäälliköt ********** toimimaan valtionavustusten ja niihin verrattavien avustusten sähköisissä hallintajärjestelmissä asiointi/nimenkirjoittajan roolissa. Sähköinen haku ja raportointi vaativat Suomi.fi- tai muuta vastaavanlaista sähköistä tunnistautumista.

Lisäksi hallintojohtaja päätti todeta, että valtionosuuksien ja niihin verrattavien avustusten hakemisen osalta toimivaltaa ei siirretä tällä päätöksellä.

Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamissa rahoitus- ja avustushakemuksissa on siirrytty pelkästään sähköiseen hankkeiden hallintajärjestelmään. Hankehakemukset, väli- ja loppuraportit täytetään ja toimitetaan liitteineen rahoittajille sähköisesti eikä paperisia asiakirjoja enää pääsääntöisesti vastaanoteta. Hakemusten ja muiden asiakirjojen lähettäminen ja allekirjoittaminen rahoittajalle tapahtuu sähköisessä järjestelmissä Suomi.fi-tunnistautumista käyttäen. Sähköinen järjestelmä helpottaa hankkeiden hakumenettelyä, niiden muutos- ja täydentämiskäytäntöjä sekä maksatushakemusten ja raporttien työstämistä ja lähettämistä.

Rahoitusjohtaja päätti 13.9.2017 (§ 64) siirtää hallintosäännön 12 luvun 5 §:n 7 kohdan perusteella toimivaltaa hakea kaupungin puolesta valtionosuudet ja -avustukset sekä niihin verrattavat etuudet kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hallintojohtajalle. Käytännön hankehakemusten ja muiden asiakirjojen jättäminen sähköisellä allekirjoitusroolilla erilaisiin järjestelmiin tapahtuu valmistelijan toimesta, mutta varsinainen kaupungin päätöksenteko säilyy edelleen rahoitusjohtajan delegointipäätöksen mukaisena.

Helsingin kaupungin pääkäyttäjänä Suomi.fi-tunnistautumisjärjestelmässä toimii taloushallintopalvelut, joka hakemuksesta voi myöntää hankevalmistelijoille valmistelijaroolin. Kehittämispalveluiden hanketoimiston projektipäällikkö koordinoi koko kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hankehakuja ja raportointeja koordinoivana henkilönä on luonnollinen taho huolehtimaan myös asiakirjojen sähköisestä allekirjoituksesta. Projektipäällikköä sijaistaa toinen projektipäällikkö.