Hankinta, asumisoikeusnumerojärjestelmän verkkolomakkeen muutostyöt, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä CGI Oy:n tarjouksen liittyen Asumisoikeusnumerojärjestelmään (jäljempänä ”ASO-numerojärjestelmä”) kohdistuviin muutostöihin.

Hankinta toteutettiin suorahankintamenettelynä. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (29.12.2016/1397) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on yhteensä 65 000 euroa. Sopimus on voimassa määräajan allekirjoittamispäivästä siihen saakka, kunnes sopimuksen kohteena olevat työt on hyväksytysti suoritettu.

Osapuolten välillä on olemassa Aso-numerojärjestelmää koskeva hankintasopimus. Tämän päätöksen perusteella ei tehdä erillistä sopimusta.

Aso-numerojärjestelmää käytetään kunnalle kuuluvien lakisääteisten asumisoikeusasioiden hoitamiseen. Aso-numerojärjestelmä on CGI Oy:n toimittama järjestelmä, jonka kehitystyöt alkoivat asumisoikeusjärjestelmän kehittämisen myötä 1990-luvun alussa. Järjestelmä on ollut käytössä ja sitä on kehitetty sieltä asti. Nykyiset järjestelmää koskevat ja voimassa olevat ylläpito-, käyttö- ja kehityssopimukset ovat vuodelta 2003.

Sopimuskauden aikana erityisesti tietosuojaan ja saavutettavuuteen liittyvät muuttuneet lainsäädännön vaatimukset ovat aiheuttaneet Aso-numerojärjestelmään akuutteja muutostarpeita. Nyt kyseessä olevat Aso-numerojärjestelmän verkkolomakkeen muutostyöt kattavat lomakkeen uusimisen siten että uusi lomake on moderni ja tietoturvallinen ratkaisu, ja sen ylläpito ja pienuudistukset ovat aiempaa suoraviivaisempia.

Järjestelmään tehdään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä EU:n saavutettavuusdirektiivin mukaiset parannukset ja rekisteröidyn oikeuksien varmistamiseksi järjestelmän lokikirjanpito- ja valvontakäytännöt saatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaiseksi. Samalla toteutetaan teknisen tietoturvallisuuden parannustoimet.

Aso-numerojärjestelmä tulee siirtymään Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskukselle (ARA) 1.9.2023 alkaen. Helsingin kaupungin tulee kuitenkin ylläpitää omaa vanhaa Aso-numerojärjestelmäänsä aina 31.12.2023 asti käytössä ja säilyttää järjestelmän dataa aina vuoden 2025 loppuun asti. Koska järjestelmä on normaalissa käytössä vuoden 2023 loppuun asti, on edellä kuvattujen muutostöiden tekeminen välttämätöntä.

Helsinki, Espoo ja Vantaa ovat muodostaneet asumisoikeusasioiden hoitamiseksi alusta lähtien yhteisen hakualueen ja hankkineet yhdessä yhteisen ASO-numerojärjestelmän. Helsingin kaupunki on lisäksi tehnyt yhdessä Vantaan kaupungin kanssa sopimuksen Helsingin seudun yhteisen asumisoikeuden markkina-alueen perustamisesta ja asumisoikeusasioiden viranomaistehtävien hoidon järjestämisestä. Kyseisen sopimuksen perusteella Helsinki vastaa Vantaan kaupungin puolesta Aso-numerojärjestelmän ylläpito- ja käyttökustannuksista ja kehittämisestä, ja laskuttaa sopimuksen mukaisesti Vantaan kaupunkia palvelun käytöstä.

CGI Oy:n edellä kuvattuja muutostöitä koskevan tarjouksen mukainen kokonaistyömäärä on Helsingin, Vantaan ja Espoon yhteishankinnassa yhteensä 88 henkilötyöpäivää, joista Helsingin osuus on puolet eli 44 henkilötyöpäivää ja Espoon ja Vantaan osuudet yhden neljäsosan, eli 22 henkilötyöpäivää kumpikin. Espoon kaupungin osuus on tarjottu erillisen tarjouksen kautta suoraan Espoon kaupungille. Helsingille on tarjottu Helsingin ja Vantaan osuudet yhdessä Helsingin ja Vantaan välisen Helsingin seudun yhteisen asumisoikeuden markkina-alueen perustamista ja asumisoikeusasioiden viranomaistehtävien hoidon järjestämistä koskevan sopimuksen mukaisesti. Helsingin osuus tarjouksesta on yhteensä 41085 euroa (alv 0%) ja Vantaan osuus yhteensä 20542,50 euroa (alv 0%), eli yhteensä on 61627,50 euroa (alv 0%).

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on yhteensä 65000 euroa (alv 0%), huomioiden mahdollisten suunnitelmien pienimuotoisista muutoksista johtuvien yllättävien lisätöiden aiheuttaman kustannusnousun hankinnan puitteissa projektin aikana.

Nykyisen Aso-numerojärjestelmää koskevan sopimuksen mukaan järjestelmän immateriaalioikeudet kuuluvat yksinomaan toimittajalle. Tilaajalla on oikeus ohjelmiston konekielisiin versioihin, asiakirjoihin ja muuhun aineistoon kyseisen sopimuksen mukaisen käyttöoikeuden käyttöön mainitussa käyttöympäristössä. Tilaajalla ei ole kuitenkaan oikeutta luovuttaa kolmannelle osapuolelle kirjallista aineistoa. Ohjelman, asiakirjojen ja muun aineiston sekä niiden muutettujen versioiden immateriaalioikeudet (tekijän-, patentti-, tavaramerkki-, mallisuoja- ja muut oikeudet) kuuluvat sopimuksen mukaan CGI Oy:lle tai CGI Oy:n alihankkijalle.

Tästä syystä johtuen Aso-numerojärjestelmään olennaisesti liittyvää Aso-numerolomaketta ei ole mahdollista kilpailuttaa erillisenä kokonaisuutena. Lomakkeen toteutustyötä koskevan tarjouksen ehtona on myös se, että lomakkeelle tehtävät muutokset hyväksytään kaikkien osapuolten, Espoon, Vantaan ja Helsingin, osalta ja kehitystehtävät tehdään samalla ratkaisuvaihtoehdolla.

Edellä esitetyistä syistä johtuen hankintayksikkö katsoo, että edellytykset suorahankinnan tekemiselle hankintalain 41 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella täyttyvät tässä tapauksessa.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.