Hankinta, pysäköintitunnusten digitaalisen palvelun kehittäminen, sopimusmuutos, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä esityksen ohjelmistokehitystiimin hankintaa pysäköintitunnusten digitaalisen palvelun kehittämiseksi koskevan sopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintasopimuksen arvon muuttamista johtuen alkuperäisen sopimuskumppanin tarpeesta suorittaa sellaisia lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on hankintaa koskevassa päätöksessä HEL 2020-012043, 3.2.2021 ilmoitettu 235 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on enintään 110 000 euroa (alv 0 %). Sopimusmuutoksen arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on siten alle 50 % alkuperäisen hankinnan ennakoidusta arvosta.

Helsingin kaupungin kaupunginkanslia on perustanut ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluita koskevan dynaamisen puite-järjestelyn H093-19 (DPS) 6.2.2020 tehdyllä hankintapäätöksellä HEL 2020-000591. Anders Innovations Oy on hyväksytty toimittajaksi dynaamiseen puitejärjestelyyn 25.2.2020 tehdyllä päätöksellä.

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala on kilpailuttanut DPS:n sisäisenä kilpailutuksena ohjelmistokehitystiimin hankinnan pysäköintitunnusten digitaalisen palvelun kehittämiseksi. Hankinnasta on tehty sopimus Anders Innovations Oy:n kanssa 19.3.2021.

Hankinnan kohteena olevan sovelluksen MVP-version toteutuksen arvioitu arvonlisäveroton hinta on ollut hankintapäätöksen mukaan yhteensä enintään 235 000 euroa siten, että MVP-toteutuksen laajuudeksi on arvioitu noin 280-350 henkilötyöpäivää. Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes sovelluksen MVP-version testaus ja hyväksyntä on suoritettu ja sovelluksen takuuaika on umpeutunut.

Sopimukseen on sisältynyt lisäksi optiona jatkokehityspalvelut sovellukselle 24 kuukauden määräaikaiseksi sopimuskaudeksi. Jatkokehityspalvelujen arvioitu arvonlisäveroton hinta on enintään 110 000 euroa sopimuskauden aikana. Jatkokehityspalveluiden laajuudeksi on arvioitu koko tiimille noin 130-160 henkilötyöpäivää sopimuskauden aikana. Tilaaja päättää mahdollisesta option käyttämisestä myöhemmin erikseen ennen sovelluksen MVP-version toteutuksen hyväksymistä.

Edelleen sopimukseen on sisältynyt lisäksi optiona ylläpitopalvelut sovellukselle 24 kuukauden määräaikaiseksi sopimuskaudeksi. Yllä-pitopalvelujen laajuudeksi on arvioitu 24-72 henkilötyöpäivää ja niiden arvonlisäverottomaksi hinnaksi enintään 48 600 euroa sopimuskauden aikana. Tilaaja päättää mahdollisesta option käyttämisestä myöhemmin erikseen ennen sovelluksen MVP-version toteutuksen hyväksymistä. Koko sopimuksen arvioitu arvonlisäveroton arvo on siten yhteensä enintään 390 000 euroa.

Sopimuskauden aikana on sittemmin huomattu, että sopimuksen kohteena olevan kehitys- ja julkaisualustan kehitys on vienyt kehitystiimin aikaa ennakoimattomalla tavalla. Kehitystyön aikana kolmansien osa-puolien rajapinta-integraatioita ei ole ollut saatavilla eikä niitä siten voitu ottaa käyttöön odotetulla tavalla. Tästä johtuen projektille on muodostunut huomattava määrä ylimääräistä työtä, joka on alkuperäisessä työmääräarviossa oletettu tehtävän kolmansien osapuolien toimesta, eivätkä näin ollen ole olleet osana projektin toteutusta. Lisäksi tekninen tietojärjestelmäpalveluiden alustaratkaisun käyttöönotto osoittautui aiempaa suuritöisemmäksi.

Edellä mainituista syistä työtä suorittavan asiantuntijatiimin kumulatiiviset kulut ovat tähän mennessä saavuttaneet jo hankintapäätökseen kirjatun hankinnan enimmäisarvon 235 000 euroa MVP-toteutuksen osalta. Sovelluksen MVP-version toteutustyöt ovat kuitenkin toistaiseksi vielä kesken.

Hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on edellä todetulla tavalla ilmoitettu lisähankintamahdollisuudesta, jonka mukaan ”Hankinnan MVP-toteutuksen laajuuden arvioidaan olevan noin 280 - 350 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Hankintaan sisältyy optio-mahdollisuus sovellusten jatkokehityspalvelujen lisähankinnoista, jonka laajuudeksi on koko tiimille arvioitu noin 130 - 160 henkilötyö-päivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi voi tarjota vapaaehtoisen option sovelluksen ylläpitopalveluista, jonka laajuudeksi on arvioitu 24 – 72 htp (=sitoumukseton arvio)”.

Osapuolten välisen palvelusopimuksen kohdan 14 mukaisesti sovelluksen jatkokehityksestä ja ylläpidosta on sovittu seuraavaa: ”Mikäli Ti-laaja päättää käyttää optiot tämän Palvelusopimuksen 4.2 kohdan mukaisesti, Toimittaja sitoutuu jatkokehittämään ja ylläpitämään Sovellusta siitä lähtien kun Sovelluksen MVP-version toteutus on hyväksytysti suoritettu.” Varsinaiseen jatkokehitysvaiheeseen siirtyminen edellyttää sopimuksen perusteella siten sitä, että sovelluksen MVP-version toteutus on hyväksytysti suoritettu. Tästä syystä jatkokehitysvaiheeseen ei voida vielä siirtyä, eikä myöskään jatkokehityspalveluita koskevaan optioon kuuluvia määrärahoja voida käyttää varsinaiseen kehitystyöhön, josta on nyt kysymys.

Edellä mainituista syistä johtuen hankintayksikkö on pohtinut työn loppuun saattamiseksi mahdollisuutta kasvattaa MVP-version toteutukseen varattua määrärahaa siitä, mitä se on ollut alkuperäisessä hankintailmoituksessa. Lisätöiden tekeminen tulisi kuitenkin tarkoittamaan alkuperäisen hankintasopimuksen muuttamista.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Hankintayksikön näkökulmasta on välttämätöntä turvata julkaistavan palvelun kehitystyön loppuunsaattaminen. Sopimustoimittajan vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, ottaen huomioon erityisesti, että nykyisen sopimuskumppanin aloittama kehitystyö on jo edennyt pitkälle. Hankintayksikön tavoitteena on turvata julkaistavan palvelun kehitystyön loppuunsaattaminen. Sopimuskumppanin vaihtaminen keskeyttäisi meneillään olevan kehitystyön ja haittaisi myös siihen kytköksissä olevien Helsingin kaupungin muiden julkaistavien digitaalisten palveluiden kehitysprojekteja. Tästä koituisi huomattavia lisäkustannuksia sekä kehitettävien palveluiden merkittävää myöhästymistä.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena ole-vien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 110 000 euroa (alv 0 %). Kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta ja edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan soveltamiselle täyttyvät.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta liitteen kyseisen palveluntuottajan alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos allekirjoitetaan molempien osapuolten toimesta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.