Hankinta, Hitas-tietojärjestelmä ja asuntomyyntijärjestelmän kehitystyö, sopimusmuutos, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä esityksen asuntomyyntijärjestelmän ja Hitas-tietojärjestelmän ohjelmistokehityspalvelujen hankin-taa koskevan sopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintasopimuksen arvon muuttamista johtuen alkuperäisen sopimuskumppanin tarpeesta suorittaa sellaisia lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on hankintaa koskevassa päätöksessä HEL 2020-011156, 20.1.2021, ilmoitettu 381 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on enintään 190 500 euroa (alv 0%). Sopimusmuutoksen arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on siten alle 50 % alkuperäisen hankinnan ennakoidusta arvosta.

Helsingin kaupungin kaupunginkanslia on perustanut ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluita koskevan dynaamisen puite-järjestelyn H093-19 (DPS) 6.2.2020 tehdyllä hankintapäätöksellä HEL 2020-000591. Anders Innovations Oy on hyväksytty dynaamiseen puitejärjestelyyn 25.2.2020 tehdyllä päätöksellä.

Helsingin kaupunki ja Helsingin Konsernihankinta Oy ovat kilpailuttaneet DPS:n sisäisenä kilpailutuksena asuntomyyntijärjestelmän ja Hitas-tietojärjestelmän ohjelmistokehityspalveluita koskevan hankinnan, josta on tehty sopimus Anders Innovations Oy:n kanssa 17.3.2021. Sopimus on tehty määräajaksi siihen saakka, kunnes sovellusten toimitusten testaus ja hyväksyntä on suoritettu sopimuksen mukaisesti ja kunnes jatkokehitys- ja ylläpitopalvelujen 12 kuukauden sopimuskausi on päättynyt.

Hankinnan vuosittaisen laajuuden on arvioitu hankintailmoituksessa olevan noin 500-600 henkilötyöpäivää. Sopimukseen on sisältynyt op-tiona yksikköhintaisia lisäpalveluja (jatkokehityspalvelut), joiden laa-juudeksi on arvioitu koko tiimille noin 200 henkilötyöpäivää vuodessa. Jatkokehityspalvelun hinnoittelu perustuu tarjoajan ilmoittamiin asian-tuntijatyön yksikköhintoihin. Jatkokehityspalvelujen arvonlisäveroton arvo on ollut päätöksen mukaan enintään 142 500 euroa vuodessa. Sopimukseen sisältyy lisäksi ylläpitopalvelut molemmille sovelluksille. Ylläpitopalvelujen arvioitu kokonaishinta 12 kuukauden sopimuskaudelle on 16 200 euroa. Koko sopimuksen arvonlisäveroton arvo sopimuskaudelle yhteensä on ollut siten arviolta enintään 539 700 euroa.

Sopimuskauden aikana on sittemmin huomattu, että kehitystyötä suorittavan asiantuntijatiimin kumulatiiviset kulut ovat tähän mennessä saavuttaneet jo hankintapäätökseen kirjatun hankinnan enimmäisarvon 381 000 euroa. Kehitystyön aikana kolmansien osapuolien tekninen tietojärjestelmäpalveluiden alustaratkaisun käyttöönotto osoittautui ennakoitua suuritöisemmäksi, ja se sisälsi uuden ratkaisun teknisten ja kaupunkispesifien ominaisuuksien haltuunottoa. Lisäksi kahden integraation rakentaminen vei arvioitua kauemmin aikaa. Myös henkilöstön vaihtuvuuteen liittyvät seikat ovat aiheuttaneet aikataulu-paineita ja viivästymistä.

Sopimuksen kohteena oleva kehitystyö on kuitenkin toistaiseksi vielä kesken. Hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on edellä todetulla tavalla ilmoitettu lisähankintamahdollisuudesta, jonka mukaan ”Tilaaja voi tilata valitulta toimittajalta sovellusten hyväksynnän ja julkaisun jälkeen jatkokehitystyötä tuntiperusteisina kehittämistöinä tai projektimuotoisena kehitystyönä. Tilaaja tekee jatkokehitystyötä koskevat pyynnöt ja tiedustelut kirjallisesti (esim. sähköpostilla) toimittajan yhteyshenkilölle. Toimittaja toteuttaa sovitut jatkokehitystyöt sovitussa aikataulussa”. Tällaisena jatkokehittämisenä on kuitenkin pidettävä tarjouspyynnön ja hankintaa koskevan palvelusopimuksen mukaisesti varsinaisen ohjelmiston kehittämisen ja ohjelmistojen hyväksymisen jälkeen erikseen sovittavia ohjelmistojen jatkokehittämisen palveluja. Tästä syystä jatkokehityspalveluita koskevaan optioon kuuluvia määrärahoja ei voida käyttää varsinaiseen kehitystyöhön, josta on nyt kysymys.

Asuntomyyntiä koskevan nykyisen järjestelmän ylläpito päättyy vuoden 2021 loppuun mennessä, mistä johtuen korvaavan järjestelmän saaminen käyttöön tämän vuoden puolella on liiketoimintakriittistä. Kehitystyön jatkaminen on siten välttämätöntä. Tästä johtuen hankintayksikkö on pohtinut työn loppuun saattamiseksi työhön varattujen määrärahojen kasvattamista siitä, mitä se on ollut alkuperäisessä hankintailmoituksessa. Lisätöiden tekeminen edellyttäisi siten alkuperäisen hankintasopimuksen muuttamista.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olen-naisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Sopimustoimittajan vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, ottaen huomioon sen, että nykyisen sopimuskumppanin aloittama kehitystyö on jo edennyt pitkälle. Hankintayksikön näkökulmasta on välttämätöntä turvata julkaistavan palvelun kehitystyön loppuunsaattaminen, koska asuntomyynnin nykyisen järjestelmän ylläpito päättyy vuoden 2021 loppuun mennessä ja korvaavan järjestelmän saaminen käyttöön vuoden 2021 aikana on erittäin liiketoimintakriittistä. Hankintayksikön tavoitteena on turvata julkaistavan palvelun kehitystyön loppuunsaattaminen vuoden loppuun mennessä.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena ole-vien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 190 500 euroa (alv 0 %). Kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta ja edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan soveltamiselle täyttyvät.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta liitteen kyseisen palveluntuottajan alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos allekirjoitetaan molempien osapuolten toimesta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.