Hankinta, hankinnan keskeytys, ilmoittautumislaitteistot, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti keskeyttää Ilmoittautumislaitteistojen hankinnan lain julkisista hankinnoista (1397/2016) § 125 ja § 123 mukaisesti ja kilpailuttaa hankinnan uudelleen.

Taustaa

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala on ottanut käyttöön keväällä 2021 Apotti-asiakas- ja potilastietojärjestelmän. Apotti-järjestelmään kuuluu osana ilmoittautumiseen ja asiakasohjaukseen tarkoitettu Welcome-kiosk -ilmoittautumissovellus.

Welcome kiosk-ilmoittautumissovelluksen käyttämiseksi tarvitaan asiaankuuluvat ilmoittautumislaitteistot. Sosiaali- ja terveystoimiala teki ilmoittautumislaitteistoista markkinakartoituksen loppuvuonna 2020 ja laitteistojen määrittelytyö ja hankinnan valmistelu suoritettiin keväällä 2021.

Kilpailutus

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Hankinta sisälsi ilmoittautumislaitteistot ja niihin liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut. Tarjouspyyntö oli jaettu kahteen osa-alueeseen: ilmoittautumislaitteistojen hankita omaksi tai vuokrattuna. Tarjousvertailun yhteydessä hankintayksikön tuli valita annettujen hintojen perusteella kumpaa hankintavaihtoehtoa se käyttää. Vertailuperusteena käytettiin halvinta kokonaishintaa, joka laskettiin neljän (4) käyttövuoden perusteella.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 12.8.2021 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjoajille asetetut vaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä ja sen liitteistä. Tarjoajan tuli antaa hintatiedot tarjouspyynnön molempiin osa-alueisiin.

Lisätietokysymykset oli lähetettävä 23.08.2021 mennessä ja niihin vastattiin 27.8.2021. Lisätietokysymyksiä saapui seitsemän kappaletta.

Tarjoukset tuli jättää 17.9.2021 mennessä ja määräaikaan mennessä saatiin kolme (3) tarjousta.

Osana tarjousta tarjoajien tuli palauttaa täytettynä tarjouspyynnön liitteenä toimitettu ilmoittautumislaitteistojen tuki- ja ylläpito palvelukuvaus ja käyttöönottosuunnitelma, joiden dokumenttipohjat olivat hankintayksikön laatimia ja esitäyttämiä.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä todettiin, että tarjouspyynnön liitteenä olleiden palvelukuvauksen ja käyttöönottosuunnitelman täyttöohjeistukset olivat olleet puutteellisia, minkä vuoksi tarjoajat eivät olleet täyttäneet liitteitä hankintayksikön toivomalla tarkkuustasolla. Palvelukuvauksessa oli olennaisia puutteita laitteistojen huoltopalvelujen kuvauksissa, sekä palvelupyyntöjen käsittelyyn liittyvien prosessien kuvauksissa ja tiedoissa. Käyttöönottosuunnitelmissa oli puolestaan olennaisia puutteita laitteistojen toimitusaikoihin ja laitteistojen käyttöönoton vaiheistuksen liittyvissä tiedoissa. Näin ollen hankintayksikkö ei ole voinut varmistua siitä, että tarjottu tuote ja palvelu täyttävät hankintayksikön vaatimukset.

Hankintayksikkö katsoi, että tarjousten puutteet ja tulkinnanvaraisuudet johtuivat tarjouspyynnön puutteellisestä määrittelystä ja ohjeistuksesta. Tarjoajien on ollut mahdotonta täydentää ja kuvata liitteisiin sisältöä yhdenmukaisesti näiden puuteiden vuoksi. Tarjouspyynnön puutteet ovat sisällöltään niin olennaisia, että asiaa ei voi korjata täsmennyspyyntöjen kautta. Tarjouspyyntö vaatii olennaisia muutoksia, jotta hankinta vastaisi hankintayksikön tarvetta ja tarjouksista olisi mahdollista saada vertailukelpoisia.

Keskeyttämisen perusteet

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Keskeyttämisen syy arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin ja tarjoajiin.

Hankinta päätetään keskeyttää tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olleiden puutteiden vuoksi. Puutteiden vuoksi tarjoajien toimittamat tarjousasiakirjat ovat tulkinnanvaraisia ja tiedoiltaan puutteellisia. Tuki- ja ylläpito palvelukuvauksen ja käyttöönottosuunnitelman tulkinnanvaraisuus vaikuttaa myös mahdollisesti tarjouksen käyttöönottoprojektin sekä tuki- ja ylläpitopalvelujen hinnoitteluun. Hankinnan keskeyttäminen on tarpeen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Tarjouspyynnön puutteet ja tulkinnanvaraisuus on havaittu vasta tarjousten avaamisen jälkeen. Koska hankintayksikön tekemä virhe tarjouspyynnössä ei ole enää oikaistavissa, tulee hankintayksikön keskeyttää hankinta. Hankinnan keskeyttämiselle on näin ollen todellinen ja perusteltu syy.

Hankinnan keskeyttäminen ei vaaranna tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua, sillä hankinnasta tullaan julkaisemaan uusi hankintailmoitus, jonka yhteydessä tarjouspyyntö ja sen liitteiden sisältö, vaatimukset ja täyttöohjeistus tullaan selventämään niin tarkasti, että tarjoukset ovat tältä osin vertailukelpoisia.

Hankinnan keskeyttäminen tässä vaiheessa edesauttaa myös sopimusaikaista yhteistyötä, kun tarjouspyynnön vaatimukset ovat kaikille toimittajille varmuudella täysin selkeät jo tarjouksen jättöhetkellä.

Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa asiakirjojen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Ilmoittautumislaitteistot kilpailutetaan uudelleen, mistä syystä aiemmasta kilpailutuksessa jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia asianosaisille ennen kuin uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinnan keskeyttäminen perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 30.3.2021 § 76.