Tietopyyntö, Helsingin kaupungin vuoden 2022 talousarvioesityksen virkamiesesitys, Helsingin Sanomat

Kansliapäällikkö päätti, että pyydettyä asiakirjaa ei luovuteta, sillä se ei ole viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 5 §:ssä tarkoitettu viranomaisen asiakirja.

Tietopyynnön kohde

**********

Helsingin Sanomista on tietopyynnöllään pyytänyt talousarvion valmisteluun liittyvää asiakirjaa kaupungin mahdollisista tuottavuustoimista.

Tietopyynnön esittäjä on pyytänyt, että asia siirretään julkisuuslain 14 §:n 3 momentin mukaisesti viranomaisen ratkaistavaksi.

Vuoden 2022 talousarvioehdotuksen valmistelu

Helsingin kaupungin talousarviovalmistelu alkaa vuosittain maaliskuussa edellisen vuoden tilinpäätöksen käsittelyn jälkeen. Kaupunginhallitus hyväksyi vuoden 2022 talousarvioehdotuksen raamin sekä talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotuksen 2022−2024 laatimisohjeet 23.8.2021.

Laatimisohjeisen mukaisesti lauta- ja johtokuntien tuli hyväksyä talousarvioehdotuksensa 22.9.2021 mennessä. Lauta- ja johtokuntien talousarvioehdotuksien yhteensovituksen ja siihen sisältyneiden kaupunginhallitusryhmien välisten neuvottelujen jälkeen pormestari julkaisi talousarvioehdotuksensa 4.11.2021. Kaupunginvaltuusto hyväksyi vuoden 2022 talousarvion 8.12.202.

Viranomaisen sisäisen työskentelyn asiakirjat

Julkisuuslain 1 §:n mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuuslaissa tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaan julkisuuslakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Julkisuuslain 5 §:n 4 momentin esitöiden (HE 30/1998 vp) mukaan viranomaisissa toimivien välistä yhteydenpitoa varten laadituilla asiakirjoilla tarkoitetaan viranomaisen sisäisiä kokouksia tai sisäistä hallintoa varten laadittuja viestejä, tiedotteita, muistioita, pöytäkirjoja ja muita sellaisia asiakirjoja. Viranomaisen lukuun toimeksiantotehtäviä suorittavien ja viranomaisissa toimivien neuvottelua ja muuta yhteydenpitoa varten laadittuja asiakirjoja pidettäisiin ehdotuksen mukaan viranomaisen sisäisinä asiakirjoina.

Oikeuskirjallisuudessa on puolestaan katsottu, että julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaiset sisäisen työskentelyn asiakirjat sisältävät usein alustavia arvioita ja näkemyksiä erilaisista vaihtoehdoista ja ratkaisumahdollisuuksista. Edelleen oikeuskirjallisuudessa on todettu, että sisäinen työskentely ja asian valmistelu voi olla vaiheittaista ennen kuin asia siirtyy esittelyvaiheeseen tai sitä vastaavaan käsittelyvaiheeseen. Asian käsittelyssä ja valmistelussa laaditaan mahdollisesti ensin erilaisia luonnoksia, työsuunnitelmia ja vaihtoehtoisia arviointeja esimiesasemassa olevan henkilön valvonnassa ja ohjauksessa. Tällaisen ohjauksen alaisena tapahtuva luonnosten valmistelu ja aineiston vaiheittainen kokoaminen ei yleensä vielä sellaisenaan saa aikaan viranomaisen asiakirjaa, johon julkisuuslaki tulisi sovellettavaksi (Olli Mäenpää; Julkisuusperiaate, 2020).

Talousarvioesitysten yhteensovittamisen loppuvaiheessa Helsingin kaupunginhallituksessa edustettuina olevat ryhmät kävivät pormestarin kutsumina luottamushenkilöneuvotteluja, joiden jälkeen pormestari esitteli talousarvioehdotuksensa vuodelle 2022. Talousarvioehdotus eteni ensin kaupunginhallituksen ja sitten kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi. Neuvotteluja käytiin valmisteluvaiheen keskeneräisten luonnosten pohjalta. Talousarvion valmisteluun liittyvä luonnos kaupungin mahdollisista tuottavuustoimista on julkisuuslain 5 §:n 4 momentissa tarkoitettu sisäistä työskentelyä varten laadittu asiakirja, jota ei ole arkistolainsäädännön mukaan liitettävä arkistoon.