Hankinta, puitejärjestely, lattianpäällystystyöt 2022-2023, kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialan rakennusten ja yleisten alueiden tilaomaisuusyksikön päällikkö hyväksyy kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja tekee lattianpäällystystöitä koskevat puitesopimukset seuraavien tarjoajien kanssa:

- Lattiakolmio Oy

- Uudenmaan Takuurakenne Oy

Kaupunkiympäristön toimialan toimeksiantojen yhteenlaskettu hankinnan enimmäisarvo sopimuskaudella, optiokaudet mukaan lukien, on arvonlisäverottomana 500 000 euroa.

Puitesopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 31.3.2024. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvia optiokausia.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota sopimustoimittajille yksinoikeutta toimeksiantojen toteuttamisesta tilaajalle.

Hankinnan perustiedot

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala ja Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Stara teettävät lattianpäällystystöitä. Työt kohdistuvat pääasiassa Helsingin kaupungin ylläpitämiin julkisiin rakennuksiin ja kiinteistöihin.

Hankinta on kilpailutettu em. hankintayksiköiden muodostamana hankintarenkaana. Molemmat tekevät saatujen tarjousten perusteella omat hankintapäätökset ja puitejärjestelyn piiriin valittujen toimittajien kanssa erikseen omat sopimukset.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksen mukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.3.2024 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina 31.3.2024 saakka.

Puitejärjestelyyn valitaan 4-10 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin kansallisen kynnysarvon ylittävää rakennusurakkaa koskeva hankintailmoitus ”Lattianpäällystystyöt, puitejärjestely 2022-2023” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 19.11.2021.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin Staran käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 20.12.2021 klo 12.00, mennessä tarjouksen jätti

kaksi (2) tarjoajaa: Lattiakolmio Oy ja Uudenmaan Takuurakenne Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnön vaatimuksena on, että tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeessa (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajan valinta

Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta hinnan osuus on 100 %. Hintavertailuun perustuva kilpailutus on perusteltu, koska ainoastaan tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät yritykset pääsevät mukaan vertailuun ja laatutekijät on huomioitu asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa.

Hintatarjoukset annettiin yksikköhintoina sekä materiaalien yleiskustannusprosenttina. Pyydetyt yksikköhinnat ja materiaalien yleiskustannusprosentti sekä niiden painotukset vertailussa on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailuhinta muodostuu kertoimellaan painotettujen yksikköhintojen ja kertoimellaan painotetun materiaalien yleiskustannusprosentin summasta.

Vertailutaulukko on liitteenä 1 ja tarjouspyyntö liitteenä 2.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 4-10 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Lattianpäällystystöiden puitejärjestelyyn valitaan sopimustoimittajiksi seuraavat yritykset:

- Lattiakolmio Oy

- Uudenmaan Takuurakenne Oy.

Sopimuskumppaniksi hyväksyttyjen osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Puitesopimukseen perustuvien toimeksiantojen tilaaminen

Mikäli etusijajärjestyksen perusteella ensisijaisen Urakoitsijan kanssa ei päästä yksimielisyyteen Toimeksiannon sisällöstä, aikataulusta, henkilöistä ja tuntimäärästä tai muista Tilaajan tilauksessaan edellyttämistä vaatimuksista, käynnistetään neuvottelut seuraavaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman Urakoitsijan kanssa.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesta järjestyksestä voidaan poiketa myös seuraavilla perusteilla:

- Urakoitsija on passiivinen eikä vastaa sähköpostitse viimeistään seuraavan työpäivän aikana (klo 16.00 mennessä) tälle esitettyyn alustavaan tiedusteluun toimeksiannon tekemisestä, tai jos Urakoitsija ei myönteisen vastauksen annettuaan anna tarjousta kahden viikon kuluessa tai erikseen sovitussa ajassa.

- Urakoitsija ilmoittaa, ettei se pysty perustellusta syystä toteuttamaan toimeksiantoa

- Urakoitsija on suljettu puitejärjestelystä joko pysyvästi tai määräaikaisesti

- sopimuksen mukaan Tilaaja määrittää työn laajuuden ja tarkistaa tarjouksesta työhön käytettävät enimmäistuntimäärät ja aikataulun: jos työn aikataulusta tai kattohinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen

- Urakoitsijalla on referenssien perusteella toimeksiannon suorittamiseen vaadittavaa erityisosaamista, kuten aikaisempaa kokemusta vastaavanlaisista hankkeista, joita ei ole muilla, etusijajärjestyksessä korkeammalla olevilla urakoitsijoilla

- kysymyksessä on puitejärjestelyssä aiemmin tilatun toimeksiannon lisätyö tai edellisin työvaiheen jatkotilaus

- Urakoitsijan aikaisempi toimeksianto on tilausta tehdessä myöhässä Urakoitsijasta johtuvasta syystä

- Urakoitsija ei aloita töiden suorittamista sovitussa aikataulussa eikä Urakoitsija kykene osoittamaan, että kykenee suorittamaan työt sovitussa aikataulussa

- Urakoitsija katsotaan esteelliseksi

- jos aiempien toimeksiantojen laatu ei vastaa edellytettyä tasoa ja Tilaaja on reklamoinut näistä kirjallisesti Urakoitsijalle. Urakoitsijalle ei myöskään osoiteta uusia toimeksiantoja, ennen kuin reklamoidut puutteet on korjattu ja Urakoitsija on antanut Tilaajalle luotettavan selvityksen, miten toimeksiannot jatkossa hoidetaan sovittujen ehtojen mukaisesti.

- Urakoitsija ei noudata sopimusehtoja eikä urakoitsija tilaajan kehotuksista huolimatta korjaa toimintaansa. Urakoitsijalle ei osoiteta uusia toimeksiantoja, ennen kuin sopimusrikkomus on korjattu ja sopimussakko sopimuksenmukaisesti suoritettu.

Mikäli joku edellä olevista ehdoista täyttyy, kattohintatarjous voidaan pyytää kokonaistaloudellisesti edullisimmalta tehtävään soveltuvalta urakoitsijalta. Samoin toimitaan, mikäli urakoitsijoiden määrä vähenee sopimuskauden aikana.

Koko sopimuskauden ajan ko. puitesopimustöissä hankintayksikkö järjestää ennakoidulta arvoltaan 150 000 euroa (alv 0 %) ylittävissä toimeksiannoissa puitesopimusurakoitsijoiden kesken minikilpailutuksen (= kevennetty kilpailutus).

Minikilpailutuksessa Tilaaja toimittaa yhtäaikaisesti hankinnan edellytykset omaaville puitesopimusurakoitsijoille tarjouspyynnön, jolla Tilaaja pyytää katto- tai kokonaishintaisia tarjouksia suoritettavista töistä. Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin vähimmäisvaatimukset täyttävä tarjous. Minikilpailutetuissa hankinnoissa noudatetaan puitesopimuksen sopimusehtoja.

Poikkeuksena edellä kuvattuun menettelyyn ovat hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi tehtävät työt (esim. hätätyöt), joista Tilaaja sopii Urakoitsijoiden kanssa tapauskohtaisesti. Toimeksiannoista tehdään erilliset kirjalliset tilaukset.

Yksittäisiä tilauksia tullaan tekemään vain niiltä Urakoitsijoilta, joiden tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on sopimuskaudella toimitettu Tilaajalle tai ne ovat Tilaajan saatavilla sopimuksen kohdan Urakoitsijalta vaadittavat asiakirjat ja selvitykset mukaisesti.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 11.5.2021 § 248 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden tilaomaisuusyksikön päälliköllä on hankintavaltuudet 1 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden tilaomaisuusyksikön päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.