Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestäminen Helsingin kaupungilla

Kansliapäällikkö päätti asettaa kaupungin tiedonhallintaryhmän kaupunginhallituksen päätöksen (28.2.2022 § 158, HEL 2022-001642) mukaisesti.

Tiedonhallintaryhmän jäsenet ovat:

puheenjohtaja tiedonhallintapäällikkö (kaupunginkanslia)
tietoturvapäällikkö (kaupunginkanslia)
tietosuojavastaava (kaupunginkanslia)
tiedolla johtamisen päällikkö (kaupunginkanslia)
kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän puheenjohtaja (kaupunginkanslia)
palvelupäällikkö, ICT-asiantuntijapalvelut (kaupunginkanslia)
viestintäjohtaja (kaupunginkanslia)
hallintopäällikkö (kasvatuksen ja koulutuksen toimiala)
yksikön päällikkö, tiedonhallinta (sosiaali- ja terveystoimiala)
yksikön päällikkö, tiedonhallinnan kehittäminen (kaupunkiympäristön toimiala)
hallintopäällikkö (kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala)
tietohallintopäällikkö (taloushallintopalveluliikelaitos)
hallintolakimies (rakentamispalveluliikelaitos)
tietohallintopäällikkö (palvelukeskusliikelaitos)
suunnittelu- ja kehittämispäällikkö (pelastuslaitos)
hallintopäällikkö (työterveysliikelaitos)

Tiedonhallintaryhmä raportoi kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain mukaisen siirtymäkauden aikana puolen vuoden välein. Siirtymäkauden päätyttyä 31.12.2023 raportit annetaan vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Tiedonhallintaryhmä voi tarvittaessa asettaa alatyöryhmiä, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin tiedonhallintaryhmän jäseniä.

Kaupunginkanslian tiedonhallintayksikkö huolehtii työryhmän sihteerin tehtävistä.

Tällä päätöksellä kumotaan 6.9.2021, § 193 annettu päätös tiedonhallinnan ohjausvastuista ja tiedonhallintaryhmän asettamisesta.

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä 28.2.2022 § 158 (HEL 2022-001642) Helsingin kaupungin tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen, käytännöt, vastuut ja valvonnan. Päätöksessä kaupunginhallitus kehotti kansliapäällikköä asettamaan tiedonhallintaryhmän siinä mainittuja periaatteita noudattaen.

Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on virastojen, toimialojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa virastossa, toimialalla ja liikelaitoksessa.

Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä. Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on (tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn) tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus Helsingin kaupungilla.

Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on koordinoida kaupunkitasoisesti tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeistusta sekä viestintää ja koulutusta. Tiedonhallintaryhmä kehittää, seuraa, valvoo ja raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista Helsingin kaupungilla. Tiedonhallintaryhmä laatii vuosittaisen valvontasuunnitelman seurantaa varten.

Toimialan ja liikelaitoksen nimeämällä jäsenellä tiedonhallintaryhmässä tulee olla riittävä tiedonhallinnan osaaminen ja sellainen asema, että hän voi tukea johtavia viranhaltijoita toimenpiteiden toteuttamisessa. Toimialojen ja liikelaitosten tiedonhallintaryhmän jäsenet vastaavat tiedonkulusta toimialojen ja liikelaitosten johdolle.

Liitteessä 1 luetellut viranhaltijat ja työntekijät vastaavat tiedonhallinnan kaupunkitasoisesta ohjauksesta omalla vastuualueellaan liitteessä kuvatulla tavalla.

Tiedonhallintaryhmä raportoi kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain mukaisen siirtymäkauden aikana puolen vuoden välein. Siirtymäkauden päätyttyä 31.12.2023 raportit annetaan vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Tiedonhallintaryhmä voi tarvittaessa asettaa alatyöryhmiä, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin tiedonhallintaryhmän jäseniä.

Digitaalisten palveluiden koordinointi- ja seurantavastuu on digitaalisella johtoryhmällä sekä toimialoilla, virastoilla ja liikelaitoksilla oman toimivaltansa osalta.

Tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjauksella tarkoitetaan lakisääteisiä velvoitteita, joita sisältyy tiedonhallintalakiin (906/2019) ja muuhun tiedonhallintaan liittyvään lainsäädäntöön. Muulla tiedonhallintaan liittyvällä lainsäädännöllä tarkoitetaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994), julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia (434/2003), sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Hallintosäännön 24 luvun 5 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty. Kaupunginhallitus on 24.4.2017 (3 §) päättänyt asiakirjahallinnon periaatteista ja johtavan viranhaltijan nimeämisestä.

Liitteessä 1 mainitut viranhaltijat ja työntekijät vastaavat tiedonhallinnan ohjauksesta omalla vastuualueellaan. Ohjausvastuut Helsingin kaupungissa on määritelty edellä kuvatun lainsäädäntökokonaisuuden perusteella.

Vastuu tiedonhallintalakikokonaisuuden toimeenpanosta jakautuu kaupungin toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtaville viranhaltijoille. Nämä määrittelevät tiedonhallinnan toteutusvastuut tarkemmalla tasolla. Yhteistyötä ohjataan kaupunginkansliasta. Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä. Siinä on edustettuina keskeiset kaupunkitasoista tiedonhallinnan ohjausta tekevät tahot: kaupunginkanslian strategiaosaston nimeämä edustaja (muutosvaikutuksenarviointi, tiedon hallintamalli), kaupunginkanslian tiedonhallintapäällikkö (asiakirjahallintoja asianhallinta), kaupunginkanslian tietoturvapäällikkö (tietoturvallisuus)ja kaupungin tietosuojavastaava (tietosuoja).

Näin varmistetaan ohjauksen koordinointi, tarkoituksenmukaisuus ja kokonaiskattavuus. Kaupunginkanslian lisäksi tiedonhallintaryhmässä ovat edustettuina toimialat ja liikelaitokset. Toimialojen ja liikelaitosten tiedonhallintaryhmän jäsenet vastaavat tiedonkulusta toimialojen ja liikelaitosten johdolle. On tärkeää, että tiedonhallintaryhmään nimetyt henkilöt ovat osaamisensa ja asemansa puolesta kykeneviä huolehtimaan tiedonkulusta.

Digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) osalta digitaalisten palveluiden koordinointi- ja seurantavastuu on digitaalisella johtoryhmällä sekä toimialoilla, virastoilla ja liikelaitoksilla oman toimivallan osalta.