Hankinta, itseilmoittautumislaitteistot, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti keskeyttää itseilmoittautumislaitteistojen hankinnan lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 125 §:n ja 123 §:n mukaisesti.

Taustaa

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti 30.3.2022 58 § itseilmoittautumislaitteistojen hankinnasta.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo oli 900 000 euroa itseilmoittautumislaitteistojen neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Lisäksi sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja oikeutti sosiaali- ja terveystoimialan tietohallintopäällikön allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavan sopimuksen kilpailutuksessa valitun toimittajan kanssa.

Itseilmoittautumislaitteistojen kilpailutuksen tarkoituksena oli hankkia päälaitteistot Apotti-asiakas- ja potilastietojärjestelmän Welcome-kiosk-ilmoittautumissovellusta varten. Hankinta olisi sisältänyt enintään 130 päätelaitteiston hankinnan, jotka olisi sijoitettu Helsingin kaupungin sosiaali- ja toimialan eri toimipisteisiin.

Hankintamenettely

Itseilmoittautumislaitteistojen hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 27.1.2022 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava itseilmoittautumislaitteistoratkaisu palveluineen sekä tarjoajille ja ratkaisulle asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen valintaperusteena oli halvin kokonaishinta, joka muodostettiin hankinnan kohderyhmien yhteenlasketulla kokonaishinnalla neljän käyttövuoden ajalta, kun laitteistoja on käytössä 130 kappaletta.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 10.2.2022 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 14 lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi Ilmoitettuun määräpäivään 17.2.2022 mennessä. Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu.fi –portaalissa 2.3.2022 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat viisi tarjoajaa: Axel Health Oy, Digitouch Group Oy (ryhmittymänä River Kiosk sp. z o.o. sp.k. kanssa), Dustin Finland Oy, Elkome Oy ja Finn-ID Oy.

Hankintayksikkö tarkasti tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden, ja kaikki tarjoukset Finn-ID Oy:n tarjousta lukuun ottamatta todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjoajien ilmoittamien tietojen tarkentamiseksi pyydettiin Digitouch Group Oy:tä, Dustin Finland Oy:tä ja Elkome Oy:tä täsmentämään tarjouksiaan, minkä jälkeen toteutettiin tarjousvertailu tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla.

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja hyväksyi päätöksellään 30.3.2022 58 § itseilmoittautumislaitteistojen toimittajaksi Dustin Finland Oy:n. Hankinnan sopimuskausi oli kaksi vuotta alkaen sopimuksen allekirjoittamisesta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankintapäätökseen saapui yksi oikaisuvaatimus ja hankinnasta on myös tehty valitus markkinaoikeuteen.

Keskeyttämisen perusteet

Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Käsitellessään hankinnasta tehtyä oikaisuvaatimusta ja markkinaoikeusvalitusta hankintayksikkö havaitsi toimineensa virheellisesti tarjousten käsittelyssä ja vertailussa.

Hankintalain 74 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan tai selventämään ja toimittamaan tietoja ja asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa, jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita. Hankintayksikkö ei voi kuitenkaan pyytää tarjoajaa toimittamaan kokonaan puuttuvaa olennaista asiakirjaa, joka olisi tullut liittää tarjoukseen. Tarjouksen täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen olennaiseen ja kiellettyyn parantamiseen.

Hankintayksikkö on pyytänyt Dustin Finland Oy:tä täsmentämään tarjoustaan tarjousajan jälkeen, ennen hankintapäätöksen tekoa, tarjouksesta puuttuneen alihankintaliitteen osalta.

Dustin Finland Oy oli tarjouksessaan ja ESPD-lomakkeessa ilmoittanut käyttävänsä voimavara-alihankkijaa. Dustin Finland Oy:n käyttämä alihankkija oli ilmoitettu ESPD-lomakkeissa, mutta tarjouksesta puuttui tarjouspyynnössä edellytetty erillinen alihankkijaliite. Tarjouspyynnössä oli edellytetty, että alihankkijaliitteestä käy ilmi tarjoajan käyttämän alihankkijan tai alihankkijoiden nimet ja y-tunnukset sekä kuvaus alihankkijan ja alihankkijoiden vastuista hankintasopimuksen toteuttamisessa.

Hankintayksikkö pyysi Dustin Finland Oy:tä täydentämään tarjoustaan ja toimittamaan tarjouksesta puuttuvan alihankkijaliitteen tarjousajan jälkeen. Dustin Finland Oy täsmensi tarjoustaan ja toimitti puuttuvan liitteen asetetussa määräajassa. Liitteessä Dustin Finland Oy ilmoitti ESPD-lomakkeella ilmoitetun voimavara-alihankkijan tiedot, mutta teki myös lisäyksen uudesta alihankkijasta.

Dustin Finland Oy:tä pyydettiin myös täsmennystä tarjouksen liitteenä olleeseen päätelaitteiston komponenttiliitteeseen, jossa Dustin Finland Oy ilmoitti näytön koon. Komponenttiliitteessä ilmoitettu näytön koko ei täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia, vaikka Dustin Finland Oy oli tarjouksessa ilmoittanut näytön koon täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset. Dustin Finland Oy täsmensi tarjoustaan ja korjasi komponenttiliitteessä olleen näytön koon vastamaan tarjouspyynnön vaatimusta. Täsmennyksen hyväksymisen myötä tarjoajalle on annettu mahdollisuus vaihtaa tarjouspyynnön vastainen tuote.

Hankintayksikkö katsoo toimineensa hankintalain vastaisesti pyytäessään tarjoajaa edellä kuvatulla tavalla täsmentämään tarjoustaan ja hyväksyessään täsmentämisen. Menettely on ollut hankintalain vastaista myös siksi, koska se on hankintalain 3 §:n vastaisesti antanut täsmentämismahdollisuuden ainoastaan yhdelle tarjoajalle, eikä tarjoajia ole siten kohdeltu yhdenvertaisesti.

Tarjousaikana hankintayksikkö sai lisätietokysymyksiä koskien tarjottavien päätelaitteistojen ja Welcome-kiosk-ilmoittautumissovelluksen yhteensopivuuteen liittyviä vähimmäisvaatimuksia. Yhteensopivuusvaatimukset koskivat päätelaitteiston tulostinta ja viivakoodinlukijaa ja sitä, miten käyttöönottovaiheessa varmistetaan päätelaitteiston ja sovelluksen yhteensopivuus. Vaatimuksia täsmennettiin lisätietokysymyksiin annetuissa vastauksissa. Vastauksissa hankintayksikkö asetti uusia vähimmäisvaatimuksia yhteensopivuudelle, joita ei ollut tarjouspyynnössä. Hankintayksikkö katsoo, että se toimi virheellisesti täsmennettyään vähimmäisvaatimuksia vastauksissaan. Vaatimuksen täsmentäminen ei ollut mahdollista lisätietokysymyksiin vastaamalla, vaan hankintamenettely olisi tullut keskeyttää ja julkaista uusi hankintailmoitus.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikkö on havainnut menetelleensä virheellisesti hankintamenettelyssä, eikä virheellistä menettelyä ole mahdollista korjata hankintaoikaisulla siten, että tarjoajien tasapuolinen kohtelu toteutuisi.

Edellä esitetyin perustein hankinnan keskeyttämiselle on hankintalain mukainen todellinen ja perusteltu syy, eikä ratkaisu vaikuta syrjivästi tarjoajiin.

Hankintayksikkö tulee kilpailuttamaan hankinnan uudelleen.

Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa asiakirjojen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Ilmoittautumislaitteistot kilpailutetaan uudelleen, mistä syystä aiemmasta kilpailutuksessa jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia asianosaisille ennen kuin uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinnan keskeyttäminen perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 18.1.2022 § 7.