Valtuustoaloite, Kaupungin johtoryhmän muistioiden julkistaminen

Kaupunginvaltuusto katsoo aloitteen loppuun käsitellyksi.

Valtuutettu Petrus Pennanen ja 16 muuta valtuutettua esittävät aloitteessaan, että kaupungin johtoryhmän kokousmuistiot julkaistaan myös julkisesti kaupunkilaisille.

Kuntalain (410/2015) 29 §:n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa.

Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Hallituksen esityksen (HE 268/2014 vp) mukaan kuntalain 29 §:n tarkoituksena on viestinnän avulla parantaa kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Esitöissä on mainittu, että tiedonsaanti koskisi toimielinten käsittelyyn tulevien kunnan asukkaille tärkeiden ja yleistä mielenkiintoa herättävien asioiden valmistelua. Huomioon on kuitenkin otettava henkilötietojen käsittely yleisessä tietoverkossa. Yleiseen tietoverkkoon vietävistä asiakirjoista on poistettava salassa pidettävät tiedot. Tämän lisäksi on arvioitava kunnan oikeus käsitellä kokousasiakirjoihin sisältyviä julkisia henkilötietoja yleisessä tietoverkossa. Hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän tietojenkäsittelytavan vaatimukset sekä kunnan viestintävelvoitteet on pyrittävä sovittamaan yhteen niin, että viranomaisten velvollisuudet viestinnässä ja tiedonsaantioikeuksien edistämisessä toteutetaan vaarantamatta yksityisyyden suojaa. Tiedottamisen laajuus ja tavat ovat edelleen pitkälti kunnan harkinnassa, mutta kunnalta edellytetään aktiivista otetta ja tehokasta viestintää.

Kuntalain 109 §:n mukaan kunnan järjestämiä palveluja sekä kunnan toimintaa koskevat keskeiset tiedot on julkaistava yleisessä tietoverkossa. Pykälässä on lueteltu tiedot, jotka on ainakin oltava saatavilla yleisessä tietoverkossa. Kunnalla on velvoite viedä saataville yleiseen tietoverkkoon keskeiset kunnan järjestämiä palveluja sekä kunnan taloutta, johtamista, toimintaa, kuntien yhteistyötä ja kuntakonsernia koskevat tiedot. Kaupungin johtoryhmän muistiot ovat lähtökohtaisesti viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) 1 §:n mukaisesti julkisia asiakirjoja. Julkisuuslain 9 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.

Siitä huolimatta, että johtoryhmän muistioita koskee julkisuuslain 1 § ja 9 § eli ne ovat viranomaisen julkisia asiakirjoja, joista jokaisella on oikeus saada tieto pyydettäessä, ne eivät kuitenkaan ole julkaistavaksi tarkoitettuja päätösasiakirjoja. Kaupungin johtoryhmän muistiot ovat luonteeltaan operatiivisia asiakirjoja ja siten johtamisen välineitä, joiden elinkaari voi olla hyvinkin lyhyt. Ne eivät ole asiakirjoja, jotka sellaisenaan edistäisivät kuntalaisten oikeutta osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan, mikä puoltaisi niiden julkaisemista yleisessä tietoverkossa. Kaupungin johtoryhmä edistää poliittisen ja operatiivisen toiminnan yhteensovittamista. Se käsittelee strategisia ja kaupungin käytännön toiminnan yhteensovittamista koskevia kysymyksiä. Johtoryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen kunnan työntekijöille lisää avoimuutta työntekijöiden ja kunnan välillä kunnan täyttäessä rooliaan työnantajana.

Vaikka lähtökohtaisesti julkisuuslain 1 §:n mukaisesti viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, asiakirjojen julkaiseminen yleisessä tietoverkossa on asiakirjajulkisuudesta erillinen kysymys. Julkaisemisessa on otettava huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät vaatimukset ja yksityisyyden suoja, jolloin asiakirjoja ei välttämättä ole perustetta julkaista sellaisenaan yleisessä tietoverkossa. Lisäksi muistioiden julkaiseminen yleisessä tietoverkossa edellyttäisi viestinnältä sellaista tasoa esimerkiksi muistioiden kielenhuollollisen, ulkoasullisen ja saavutettavuuden näkökulmasta, että julkaiseminen ei olisi resurssitehokasta suhteessa muistioiden julkaisemisesta yleisessä tietoverkossa saatuun hyötyyn. Edellä mainittujen näkökohtien perusteella kaupungin johtoryhmän muistioiden julkaiseminen yleisessä tietoverkossa ei ole tarkoituksenmukaista.

Hallintosäännön 30 luvun 11 §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi aloitteen, jonka on allekirjoittanut vähintään 15 valtuutettua(voimassa aloitteissa, jotka on jätetty viimeistään 30.4.2022).

Kaupunginhallitus 26.09.2022 § 649

Esitys

Käsittely

19.09.2022 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Katja Rimpilä, kaupunginsihteeri, puhelin: 09 310 36256

Päätös tullut nähtäväksi 12.10.2022

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §