Hankinta, sopimusmuutos, asuntomyyntijärjestelmää koskevan hankintasopimuksen muuttaminen, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä esityksen asuntomyyntijärjestelmän ohjelmistokehityspalvelujen hankintaa koskevan sopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee tilaajan tarvetta tilata nykyiseltä sopimuskumppanilta sellaisia lisätöitä, jotka eivät ole sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on alkuperäisessä hankintapäätöksessä HEL 2020-011156, 20.1.2021, ilmoitettu 381 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on enintään 190 500 euroa (alv 0%).

Sopimukseen sisältyy optiona yksikköhintaisia lisäpalveluja (jatkokehityspalvelut), joiden laajuudeksi on arvioitu noin 200 henkilötyöpäivää vuodessa. Jatkokehityspalvelujen arvonlisäveroton arvo on enintään 142 500 euroa vuodessa. Sopimukseen sisältyy lisäksi ylläpitopalvelut, joiden arvioitu kokonaishinta 12 kuukauden sopimuskaudelle on 16 200 euroa. Hankinnasta on tehty lisäksi yksi aikaisempi lisärahoituspäätös HEL 2021-010537, jonka arvo oli 190 500 euroa (alv 0 %).

Nyt tehtävän sopimusmuutoksen jälkeen koko sopimuksen arvonlisäveroton arvo yhteensä on siten enintään 920 700 euroa.

Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes järjestelmän toimituksen testaus ja hyväksyntä on suoritettu sopimuksen mukaisesti ja kunnes jatkokehitys- ja ylläpitopalvelujen 12 kuukauden sopimuskausi on päättynyt.

Helsingin kaupungin kaupunginkanslia on perustanut ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluita koskevan dynaamisen puitejärjestelyn H093-19 (DPS) 6.2.2020 tehdyllä hankintapäätöksellä HEL 2020-000591. Anders Innovations Oy on hyväksytty dynaamiseen puitejärjestelyyn 25.2.2020 tehdyllä päätöksellä.

Helsingin kaupunki ja Helsingin Konsernihankinta Oy ovat kilpailuttaneet DPS:n sisäisenä kilpailutuksena asuntomyyntijärjestelmän ja Hitas-tietojärjestelmän ohjelmistokehityspalveluita koskevan hankinnan, josta on tehty sopimus Anders Innovations Oy:n kanssa 17.3.2021. Sopimus on tehty määräajaksi siihen saakka, kunnes sovellusten toimitusten testaus ja hyväksyntä on suoritettu sopimuksen mukaisesti ja kunnes jatkokehitys- ja ylläpitopalvelujen 12 kuukauden sopimuskausi on päättynyt.

Hankinnan vuosittaisen laajuuden on arvioitu hankintailmoituksessa olevan noin 500-600 henkilötyöpäivää. Sopimukseen on sisältynyt optiona yksikköhintaisia lisäpalveluja (jatkokehityspalvelut), joiden laajuudeksi on arvioitu koko tiimille noin 200 henkilötyöpäivää vuodessa. Jatkokehityspalvelun hinnoittelu perustuu tarjoajan ilmoittamiin asiantuntijatyön yksikköhintoihin. Jatkokehityspalvelujen arvonlisäveroton arvo on ollut päätöksen mukaan enintään 142 500 euroa vuodessa. Sopimukseen sisältyy lisäksi ylläpitopalvelut molemmille sovelluksille. Ylläpitopalvelujen arvioitu kokonaishinta 12 kuukauden sopimuskaudelle on 16 200 euroa. Koko sopimuksen arvonlisäveroton arvo sopimuskaudelle yhteensä on ollut siten arviolta enintään 539 700 euroa.

Sopimuskauden aikana on kuitenkin havaittu tarve tilata alkuperäiseen sopimukseen sisältymätöntä lisätyötä. Lukuisat henkilöstönvaihdokset ovat aiheuttaneet projektin viivästymistä, kun uudet tekijät on jouduttu perehdyttämään työhön. Järjestelmä on osoittautunut ennakoitua monimutkaisemmaksi kokonaisuudeksi, jossa on lukuisia eri toimintoja. Tietyt ominaisuudet ovat olleet huomattavasti haasteellisempia toteuttaa, kun alun perin on arvioitu. Alustan kanssa on ollut myös paljon haasteita, joiden selvittelyyn on kulunut ennakoitua enemmän aikaa ja resursseja. Lisäksi tiedonhallintalain ja tietosuoja-asetuksen asettamien vaatimusten, kuten metatietojen ja lokituksien, huomioiminen on vienyt odotettua enemmän aikaa.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Sopimustoimittajan vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa. Hankintayksikön on välttämätöntä turvata järjestelmän kehitystyön loppuunsaattaminen, koska asuntomyynnin nykyinen järjestelmä on jäämässä pois käytöstä kesäkuussa 2022 nykyisen ylläpitäjän siirtyessä eläkkeelle. Hankintayksikkö ei käytännössä pystyisi aloittamaan minkään uuden kohteen myyntiä ilman toimivaa myyntijärjestelmää, mistä johtuen korvaavan järjestelmän käyttöön saaminen on erittäin liiketoimintakriittistä. Koska alkuperäisen sopimuskumppanin suorittama kehitystyö on jo edennyt pitkälle, ei sopimuskumppanin vaihtaminen tässä kohtaa olisi tarkoituksenmukaista, ja siitä aiheutuisi hankintayksikölle huomattavia ylimääräisiä kustannuksia.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena olevien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 190 500 euroa (alv 0 %). Kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alku-peräisen sopimuksen arvosta ja edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan soveltamiselle täyttyvät.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan hankintalain 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella. Kyseisen kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.