Hankinta, sopimusmuutos, tapahtumanhallintajärjestelmä Allun ylläpito- ja jatkokehityssopimus, kaupunkiympäristön toimiala

Toimialajohtaja päätti hyväksyä esityksen Allu-tapahtumanhallintajärjestelmän ylläpidon ja jatkokehityksen hankintaa koskevan sopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos johtuu siitä, että tilaajalla on tarve tilata nykyiseltä sopimuskumppanilta sellaista lisätyötä, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen sopimukseen. Järjestelmään joudutaan tekemään sellaista välttämätöntä kehitystyötä, joka ei ole ollut tiedossa hankinnan kilpailuttamisvaiheessa.

Hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on hankintaa koskevassa päätöksessä HEL 2015-003207, 1.3.2016, ilmoitettu 500 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on 249 000 euroa (alv 0%). Sopimusmuutoksen arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on siten alle 50 % alkuperäisen hankinnan ennakoidusta arvosta.

Tiivistelmä

Hankintayksiköllä on tarve tilata Allu-tapahtumanhallintajärjestelmän nykyiseltä sopimuskumppanilta lisätyötä, koska sopimuskauden aikana on ilmennyt sellaisia välttämättömiä jatkokehitystarpeita, jotka eivät olleet tiedossa hankinnan kilpailuttamisvaiheessa. Hankintayksikkö voi tilata alkuperäiseltä sopimuskumppanilta sellaista lisätyötä, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen sopimukseen, jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei olisi mahdollista esimerkiksi taloudellisista syistä ja tästä aiheutuisi merkittävää haittaa.

Hankintamenettely

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala (ent. Rakennusvirasto) on kilpailuttanut asianhallinnan palveluiden kehittämiseen tarkoitetun tapahtumanhallintajärjestelmän 9.4.2015 julkaistulla osallistumispyynnöllä HEL 2015-003207.

Tapahtumahallintajärjestelmä Allu:n tarkoituksena on parantaa työn ohjaamista yleisillä alueilla kuten kaduilla, jalkakäytävillä, pyöräteillä ja viheralueilla tehtäville töille, järjestettäville tapahtumille, maanvuokrauksille tai muille vastaaville yleisen alueen käytöille haettaville luville ja käyttöilmoitusten myöntämisille, käytön seurantaa ja lupien laskutuksen hoitamista.

Hankinta on toteutettu kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, johon on kutsuttu yhteensä 5 tarjoajaa. Neuvotteluiden tuloksena tarjouspyyntö lähetettiin 29.12.2015 kaikille neuvottelukutsun saaneille tarjoajille. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 3.2.2016. Tarjousvertailun perusteella Vincit Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, minkä perusteella Vincit Oy:n kanssa solmittiin hankintaa koskeva sopimus.

Sopimuksen muuttaminen

Ylläpito- ja jatkokehitystyön aikana Allu -järjestelmään on jouduttu tekemään sellaisia kehitystöitä, joka ei ole ollut tiedossa hankinnan kilpailuttamisvaiheessa. Muun muassa kesäterassi, talviterassi ja parklet-hakemusten käsittely, päätöksenteko sekä laskutus ja irtisanomisen toiminnot on rakennettu Allu-järjestelmään asioiden käsittelyn ja päätöksenteon sujuvan ja nopean toiminnan takaamiseksi. Lisäksi lyhytaikaisen maanvuokrauksen, ulkoilmatapahtumien, terassien ja katutöiden hinnastot sekä periaatteet ovat uudistuneet ylläpidon aikana, joiden vuoksi on jouduttu tekemään muutoksia järjestelmän laskunmuodostukseen ja päätöspohjiin useassa hakemustyypissä. Myös valvontatyökalun (Mobilenote) ja Allun välisen rajapintakehityksen työ on ollut arvioitua suurempi ja kustannukset integraatiotyöstä olleet oletettua suuremmat.

Järjestelmään on myös suunnitteilla ajankohtaisia lisäkustannuksia tuottavia uudistuksia, kuten katutyötaksan uudistuksen toinen vaihe liittyen katutöiden sujuvoittamiseen. Uudistuksen tarkoituksena muuttaa kaivuilmoituksen käsittelylogiikka Allussa vastaavaksi, kuin aluevuokrauksissa on. Oletettavasti kyseessä on laaja järjestelmämuutos, jossa tarvitsee tehdä muutoksia myös sähköisen asioinnin rajapintaan. Lisäksi yksikössä on käsitelty muuttoihin ja elokuvatuotantoihin liittyvät pysäköintialueiden varaukset virheellisesti aluevuokrauksina, vaikka kyseessä on kuitenkin maanvuokraukseen verrattava aluevaraus. Tästä johtuen tälle on toteutettava kokonaan uudet hakemustyypit Allu-järjestelmään, jossa voidaan käsitellä asiaa maanvuokauksena ja samalla päättää tarvittavista tilapäisistä liikennejärjestelyistä pysäköintitilan vapauttamisen osalta.

Edellä mainituista syistä johtuen hankintayksiköllä on akuutti tarve tilata toimittajalta sellaista lisätyötä, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen hankintasopimukseen. Lisätöiden tekeminen edellyttäisi siten alkuperäisen hankintasopimuksen muuttamista.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Hankintayksikön on välttämätöntä turvata järjestelmän kehitystyön loppuunsaattaminen. Alkuperäisen sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, koska nykyisen sopimuskumppanin aloittama kehitystyö on jo edennyt pitkälle. Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena olevien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 249 000 euroa (alv 0 %). Kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan hankintalain 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella. Kyseisen kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan toimialajohtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen toimialajohtaja on toimintavaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.