Hankinta, puitejärjestely 2022-2024, rakennusten lämpökuvaukset ja ilmatiiveyden mittaukset, Kaupunkiympäristön toimiala

Vs. asuntotuotantopäällikkö hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimpina Rakennusten lämpökuvauksen ja ilmatiiveyden mittauksen puitejärjestelyn osa-alueelle 2 (rakennusten ilmatiiveyden mittaukset) seuraavat toimittajat:

1. Sirate Group Oy

2. Vertia Oy

Vs. asuntotuotantopäällikkö päätti tehdä saman sisältöiset puitesopimukset edellä mainittujen toimittajien kanssa. Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut toimittajat ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet, joiden perusteella ei ole todettavissa hankintalain mukaisia poissulkemisperusteita.

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudelle optiokaudet mukaan lukien osa-alueen 2 osalta on 1 020 000 euroa (alv. 0 %). Puitesopimukset ovat voimassa kahden vuoden määräajan. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella yhden vuoden pituisella optiokaudella.

Puitesopimukset eivät synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevat erilliset kirjalliset sopimukset. Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitejärjestelyn osa-alueeseen 1 (rakennusten lämpökuvaukset) saatiin tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä ainoastaan yksi hyväksyttäväksi katsottava tarjous Sirate Group Oy:lta. Vs. asuntotuotantopäällikkö päättää keskeyttää hankinnan osa-alueen 1 osalta, koska kyseiselle osa-alueelle ei saatu riittävää määrää toimittajia siten, että puitesopimuksen tehokas täytäntöönpano voitaisiin turvata koko sopimuskauden ja mahdollisten optiokausien ajalle.

Vs. asuntotuotantopäällikkö sulki Cramo Finland Oy:n, Sitowise Oy:n sekä Vahanen Rakennusfysiikka Oy:n osa-aluetta 1 koskevasta tarjouskilpailusta, koska mainitut yritykset ei täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

Vs. asuntotuotantopäällikkö hylkäsi Cramo Finland Oy:n osa-aluetta 2 koskevan tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, koska tarjouksen hinta oli ilmaistu tarjouspyynnön vastaisesti, jolloin hinta ei ollut vertailukelpoinen.

Hankinnan perustiedot

Puitejärjestelyllä (osa-alue 2) hankitaan ilmatiiveyden mittausta, jonka tarkoituksena on määrittää rakennuksen ilmanvuotoluku q50 sekä paikallistaa mahdolliset vuotokohdat. Rakennusten lämpökuvauksessa (osa-alue 1) tarkoituksena on määrittää ulkovaipan lämpötekninen toimivuus ja rakenteellinen tiiveys sekä paikallistaa mahdolliset ilmavuodot ja kylmäsillat.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset. Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Hankintaan sisältyvät palvelut on jaettu kahteen osa-alueeseen seuraavasti:

- Osa-alue 1, Rakennusten lämpökuvaukset

- Osa-alue 2, Rakennusten ilmatiiveyden mittaukset

Tarjoaja on voinut antaa tarjouksen haluamistaan osa-alueista. Puitejärjestelyn kuhunkin osa-alueeseen valitaan kolme sopimustoimittajaa, ellei soveltuvuusvaatimukset täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia ole saatu vähemmän.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 29.4.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2022-005705. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 1.5.2022 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 1.6.2022 klo 13.00 mennessä tarjouksen jätti 5 tarjoajaa

(suluissa osa-alue / osa-alueet, joita tarjous koski):

Cramo Finland Oy (1 ja 2)

Sirate Group Oy (1 ja 2)

Sitowise Oy (1)

Vahanen Rakennusfysiikka Oy (1)

Vertia Oy (2)

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Cramo Finland Oy ei täytä esitettyjä soveltuvuusvaatimuksia koskien osa-aluetta 1, koska toisen vastuulliseksi nimetyn lämpökuvaajan referenssit eivät täyttäneet tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta viidestä (5) asuinkerrostalokohteesta. Cramo Finland Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Lisäksi todettiin, että Sitowise Oy ei täytä tarjouspyynnössä esitettyjä soveltuvuusvaatimuksia koskien osa-aluetta 1, koska toiselta nimetyltä vastuulliselta lämpökuvaajalta puuttui kokonaan referenssiluettelo. Sitowise Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Edelleen todettiin, että Vahanen Rakennusfysiikka Oy ei täytä tarjouspyynnössä esitettyjä soveltuvuusvaatimuksia koskien osa-aluetta 1, koska toiselta nimetyltä vastuulliselta lämpökuvaajalta puuttui vaadittu EuroFinns sertifikaatti todentamaan pätevyyttä. Vahanen Rakennusfysiikka Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Kaikki muut tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Cramo Finland Oy:n osa-aluetta 2 koskeva tarjous on tarjouspyynnön vastainen, koska sen tarjouksessaan ilmoittamat hinnat oli annettu tarjouspyynnön vastaisesti. Cramo Finland Oy:lle tehtiin täsmennyspyyntö koskien huoneistokohtaisia hintoja. Täsmennyksestä kävi ilmi, että Cramo Finland Oy oli antanut hinnat koko rakennuksesta porrashuoneittain vastoin tarjouspyynnössä esitettyä huoneistokohtaista hintaa. Näin ollen Cramo Finland Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Kaikkien muiden soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan halvimman hinnan perusteella.

Halvinta hintaa voitiin käyttää vertailuperusteena, koska hankintaa koskevat laatutekijät otettiin huomioon tarjoajaa koskevissa soveltuvuusvaatimuksissa ja hankinnan kohteelle asetetuissa laatua koskevissa vähimmäisvaatimuksissa.

Puitesopimustoimittajiksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättäneet tarjoajat osa-alueelle 2 paremmuusjärjestyksessä seuraavasti:

Osa-alue 2, Rakennusten ilmatiiveyden mittaukset

1. Sirate Group Oy, (100 pistettä)

2. Vertia Oy, (61 pistettä)

Tarjouksen vertailupisteet laskettiin siten, että tarjoaja, jonka vertailuhinta on alin, saa 100 pistettä ja muiden pisteet laskettiin kaavalla: pienin annettu vertailuhinta jaettuna tarjotulla vertailuhinnalla, joka kerrottiin sadalla.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Osa-alueella 2 tilaukset tehdään sopimuskaudella noudattaen tarjous-pyynnön mukaista prosenttijakaumaa. Prosenttijakauma mukailee tarjoajien tarjousten paremmuusjärjestystä tässä puitejärjestelyn perustamista koskevassa tarjouskilpailussa.

Tarjoajakohtainen prosenttiosuus tilauksista määräytyy tarjoajan saamien vertailupisteiden mukaisesti seuraavan kaavan mukaisesti: Tarjoajan saamat vertailupisteet / kaikkien puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien vertailupisteiden summalla.

1. Sirate Group Oy, tilaus osuus 62,11 %

2. Vertia Oy, tilaus osuus 37,89 %

Koska prosenttijakaumaa on käytännössä mahdotonta saada toteutumaan täysin tarkasti sopimuskauden aikana, prosenttijakauman toteumassa voi olla vaihtelua +- 5 % -yksikköä / toimittaja. Lähtökohtana kuitenkin on, että molemmilta puitejärjestelyyn valitulta toimittajalta tilataan toimeksiantoja.

Hankinnan keskeyttäminen (osa-alue 1)

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Edellä todetulla tavalla osa-alueelle 1 saatiin vain yksi tarjouspyynnön vaatimukset täyttävä tarjous. Hankintayksikkö katsoo, että puitesopimuksen tekeminen vain yhden puitesopimustoimittajan kanssa ei takaisi puitejärjestelyn tehokasta täytäntöönpanoa ottaen huomioon puitejärjestelyn suunniteltu kesto ja laajuus. Hankintayksikkö katsoo, ettei hankintaa ole mahdollista toteuttaa saadun tarjouksen puitteissa. Hankinnan keskeyttämiselle on siten hankintalain tarkoittama todellinen ja perusteltu syy. Hankintayksikkö tulee kilpailuttamaan osa-alueen 1 (rakennusten lämpökuvaukset) uudelleen omana erillisenä puitejärjestelynä.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan palvelupäälliköillä on hankintavaltuudet enintään 2 000 000 euron suuruisiin hankintoihin.
Vs. asuntotuotantopäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.