Työryhmän asettaminen, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tiedonhallinnan koordinaatioryhmä

Toimialajohtaja päätti asettaa toimialan tiedonhallinnan koordinaatioryhmän.

Koordinaatioryhmän jäsenet ovat:

hallintopäällikkö, puheenjohtaja(hallintopalvelut)

pääsuunnittelija, sihteeri (päätöksenteon tuki)

päätöksenteon tuen päällikkö (päätöksenteon tuki)

ICT-tietojärjestelmäpäällikkö (ICT-tietojärjestelmäpalvelut)

ICT-infrapäällikkö (ICT-infrapalvelut)

hallintoasiantuntija (päätöksenteon tuki)

hallintoasiantuntija (päätöksenteon tuki)

Koordinaatioryhmä raportoi toimialajohdolle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain mukaisen siirtymäkauden aikana puolen vuoden välein. Siirtymäkauden päätyttyä 31.12.2023 raportit annetaan
vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Koordinaatioryhmä voi tarvittaessa asettaa alatyöryhmiä, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin koordinaatioryhmän jäseniä.

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä 28.2.2022 § 158 Helsingin kaupungin tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen, käytännöt, vastuut ja valvonnan. Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa organisaatiossaan.

Toimialan tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan koordinaatioryhmässä. Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on (tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn) tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus toimialalla.

Koordinaatioryhmän tehtävänä on koordinoida toimialatasoisesti tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeistusta sekä viestintää ja koulutusta. Koordinaatioryhmä kehittää, seuraa, valvoo ja raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista toimialalla. Koordinaatioryhmä laatii vuosittaisen valvontasuunnitelman seurantaa varten.

Koordinaatioryhmä raportoi toimialajohdolle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain mukaisen siirtymäkauden aikana puolen vuoden välein. Siirtymäkauden päätyttyä 31.12.2023 raportit annetaan vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Koordinaatioryhmä voi asettaa alatyöryhmiä.

Tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjauksella tarkoitetaan lakisääteisiä velvoitteita, joita sisältyy tiedonhallintalakiin (906/2019) ja muuhun tiedonhallintaan liittyvään lainsäädäntöön. Muulla tiedonhallintaan liittyvällä lainsäädännöllä tarkoitetaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994), julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia (434/2003), sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Vastuu tiedonhallintalakikokonaisuuden toimeenpanosta jakautuu kaupungin toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtaville viranhaltijoille. Nämä määrittelevät tiedonhallinnan toteutusvastuut tarkemmalla tasolla. Yhteistyötä ohjataan kaupunginkansliasta. Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä.