Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2020, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avustusten käytön seurannan yhtenäisistä tavoitteista. Tarkastukset toteutettiin nyt toimialayhteisesti kolmatta kertaa kulttuuri- ja vapaa aikalautakunnan 25.5.2021, § 69, päätöksen mukaan. Tarkastusraportit esiteltiin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnalle 21.6.2022, § 107, joka päätti menettelyn jatkuvan vuonna 2023. Lisäksi lautakunta päätti kunkin jaoston käsittelevän oman palvelunsa tarkastusraportit.

Tilinpidontarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka suoritti tarkastuksen myös viime vuonna. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Toimialan avustusten saajista tarkastuksiin valikoitui yhteensä 15 yhteisöä, joista nuorisojaoston avustuksia on saanut kuusi toimijaa. Ensimmäistä kertaa mukana oli myös useammasta toimialan avustusmäärärahasta avustusta saavia yhteisöjä. Tarkastettavat valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita.

Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi kunkin yksikön avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Toimialan yhteistä tilinpidontarkastuksen mallia kehitettiin suhteessa aikaisempiin vuosiin lisäämällä yhdeksi työkaluksi valmistelijoiden konsultointi ja opastus avustusvalmisteluun liittyvissä haastavissa tilanteissa. Kaikille toimialan avustusvalmistelijoille tarkoitetusta konsultoinnista ja opastuksesta tehtiin erillinen sopimus kht-tilintarkastajan kanssa. Menettely koetaan tärkeäksi varmistaa myös jatkossa ja mahdollisuuksien mukaan laajentaa avustusta saaviin toimijoihin. Näin vältyttäisiin tilanteilta, että osaamattomuus tai tahattomat virheet tekevät avustuksen saamisesta mahdotonta ja näin vievät pohjaa pois monimuotoiselta ja tarpeelliselta kansalaistoiminnalta.

Yhteisöjen tilinpidontarkastukset ja niistä tuotettavat raportit ovat hyvä väline niin vuoropuhelun lisäämiseen kuin seurannan kehittämiseen sekä toimialan sisällä että suhteessa avustuksen saajiin.

Nuorisopalvelujen tarkastukset ja huomiot

Yleishavainto tarkastuksista on, samoin kuin viime vuonna, että useimmilla yhteisöillä taloudenpito ja hallinto ovat kirjanpito- ja yhdistyslain mukaisia ja niitä hoidetaan riittävän huolellisesti. Halu tehdä oikein on suuri ja toiminta on lähtökohtaisesti luottamukseen perustuvaa, avointa ja vastuullisesti organisoitua.

Tarkastuksen tehnyt KPMG Oy totesi koronatilanteen näkyneen toiminnassa. Suurella osalla toimintoja jouduttiin supistamaan, perumaan tai toteuttamaan etänä. Tämä pienensi suunniteltuja ja toteutuneita kustannuksia. Toisaalta oli avustuksen saajia, joiden toimintaa korona lisäsi. Yleisavustuksen/toiminta-avustuksen osalta haastavaa oli kuinka käsitellä tilanteita, joissa toiminta oli ylijäämäistä. Tarkastettavien kohteiden luonne oli moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihteli. Yleisenä huomiona KPMG Oy totesi, että ohjeistuksessa on syytä edelleen painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä. Varsinaisia väärinkäytöksiä tai tukikelvottomia kustannuksia tarkastuksen perusteella ei esiintynyt.

Tarkastetut yhteisöt nuorisopalveluiden osalta olivat:

1. Helsingin Nuorten Miesten Kristillinen yhdistys ry (kulttuuri, nuoriso ja liikunta)
2. Toimintakeskus Semja ry (kulttuuri ja nuoriso)
3. Helsingin Kokoomusnuoret ry (nuoriso)  
4. Helsingin Vihreät Nuoret ry (nuoriso)  
5. Liikkuva yhteisö ry (nuoriso)  
6. Tieto on valtaa ry (nuoriso)

Nuorisopalvelujen avustuksen saajien tarkastuksista nousseet huomiot liittyivät mm. pöytäkirjojen tekemisen tarkkuuteen, kustannuspaikkaseurantaan, avustusten käytön kohdentamiseen kirjanpidossa ja avustusten jaksotuksiin. Lisäksi yhden toimijan kohdalla autettiin yhdistystä oikaisemaan kirjanpitoaan leiriavustuksen osalta. Tarkastuksen tehnyt KPMG Oy suosittelee käymään tarkastusten huomiot läpi tarpeen mukaan tuensaajien kanssa. Nuorisopalvelujen kumppanuusyksikkö on toimittanut kaikille tarkastuksen kohteena oleville yhteisöille oman tarkastusraportin, jonka lisäksi jokaisen kanssa käydään keskustelu raportin pohjalta ja sovitaan tarvittaessa yhteisesti kehittämistoimenpiteistä.

Yhdistyksen koko ja käytettävissä oleva osaaminen vaikuttaa suuresti talouden ja hallinnon järjestämiseen. Tarkastetuissa yhdistyksissä oli mukana eri kokoluokan toimijoita. Osassa taloutta ja hallintoa tehdään vapaaehtoistyönä, kun taas toiset osatavat sen ammattilaisilta. Toisaalta kirjanpidon ulkoistaminen vaatii myös kirjanpitäjältä kokemusta tai tietoa avustamisen ehdoista tai päätöksistä, jotta osataan huomioida ja neuvoa yhteisön hallitusta avustuksen seurannan osalta. Myös aikaisempien tarkastusten havaintona on ollut, että hakijoiden taloushallinnan ja hallinnollisen osaamisen vähyys voi johtaa avustusten valmistelussa sekä järjestöjä itseään että valmistelijoita liikaa työllistäviin lisätietopyyntöihin ja päätösten teon viivästymisiin. Ikävimmillään toimijoiden osaamisen vähyys voi johtaa avustuksen epäämiseen tai siihen, että jo myönnetty avustus joudutaan perimään takaisin.

Taustaa

Tarkastuksen kohteena olleilla nuorisojaoston avustusmuodoilla tuettiin vuonna 2020 yhteensä noin 200 toimijaa ja pistokoetarkistuksista nuorisopalveluissa on pitkä perinne. Avustettavien yhteisöjen avustuksen käytön valvontaa ja seurantaa tehdään kolmen prosessin kautta: 1) Edellisen vuoden avustusten käytönselvitys ja projektiavustusselvitys, 2) avustusta saavien yhteisöjen tilinpidontarkistukset ja 3) keskeisten toimijoiden toiminnan arviointi kolmen vuoden välein. Edellisen avustuksen käyttö tulee selvittää aina uuden avustuksen haun yhteydessä. Uutta avustusta ei voi saada, ellei edellinen avustus ole selvitetty hyväksyttävästi.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet 28.10.2019)

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1-4)

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kulttuuri- ja kirjastojaosto 30.08.2022 § 23

30.08.2022 Ehdotuksen mukaan

21.06.2022 Ehdotuksen mukaan

Päätös tullut nähtäväksi 23.09.2022

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.