Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2020, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Toimialayhteinen tilinpidontarkistus avustusta saaville yhdistyksille ja yhteisöille

Helsingin kaupungin hallintosäännön (luku 17, § 1–4) mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta sekä hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (Hallintosääntö luku 17, § 1–4.)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävimmistä tehtävistä, jota toteutetaan kolmessa (liikunta, kulttuuri ja nuoriso) palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan yhtenäisistä tavoitteista. Tarkastukset toteutettiin yhdessä nyt kolmatta kertaa kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päätöksen (25.5.2021, § 69) mukaisesti.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tarkastusten toinen keskeinen tavoite on auttaa tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla palvelut pystyvät myös kehittämään avustukseen liittyvää opastusta ja neuvontaa.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 21.6.2022, § 107 merkitä tiedoksi tilinpidontarkastajan raportit koskien vuonna 2020 avustusta saaneiden tilinpidontarkastusta. Samalla päätettiin, että toimialan avustusten käytön yhtenäistä pistokoeluonteisesti tehtävää tarkastusmenettelyä jatketaan. Vuotta 2021 koskeva avustusten tarkastusraportti esitellään lautakunnalle vuoden 2023 keväällä.

Tarkastus vuoden 2020 taloudesta ja toiminnasta

Tilinpidontarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka suoritti tarkastuksen myös viime vuonna. Liikunnan osalta yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa toiminta- ja tilankäyttöavustusten myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Liikunnan osalta tarkastus kohdistui kuuteen avustusta saaneeseen liikuntaseuraan, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen. Tarkastukseen valittiin erityyppisiä avustuksen saajia.

Tarkastettaville seuroille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Kaikki seurat toimittivat pyydetyt materiaalit tilintarkastusta varten.

Tarkastetut liikuntaseurat:

Kumppanuusyksiköt ovat tavanneet niin yhdessä kuin erikseen KPMG oy:n tarkastajat ja käyneet raportit ja huomiot läpi.

Tarkastuksen havaintoja

Yleishavaintona voidaan todeta, että samoin kuin viime vuonna, useimmilla yhteisöillä taloudenpito ja hallinto ovat kirjanpito- ja yhdistyslain mukaisia ja niitä hoidetaan riittävän huolellisesti. Halu tehdä oikein on suuri ja toiminta on lähtökohtaisesti luottamukseen perustuvaa, avointa ja vastuullisesti organisoitua.

Yhdistyksen koko vaikuttaa talouden ja hallinnon järjestämiseen. Osassa tarkastettavista yhdistyksistä taloutta ja hallintoa tehdään vapaaehtoistyönä, kun taas toisilla on mahdollisuus ostaa se ammattilaisilta. Käytettävissä oleva osaaminen vaikuttaa suuresti hallinnon järjestämiseen. Myös aikaisempien tarkastusten havaintona on ollut, että hakijoiden taloushallinnan ja hallinnollisen osaamisen vähyys voi johtaa avustusten valmistelussa sekä yhdistyksiä itseään että valmistelijoita liikaa työllistäviin lisätietopyyntöihin ja päätösten teon viivästymisiin. Ikävimmillään toimijoiden osaamisen vähyys voi johtaa avustuksen epäämiseen tai siihen, että jo myönnetty avustus joudutaan perimään takaisin.

Suurimmalla osalla tarkastetuista yhdistyksistä kirjanpito on ulkoistettu, mikä lisää toiminnan ammattimaisuutta. Toisaalta kirjanpitäjällä ei ole välttämättä kokemusta tai tietoa avustusehdoista. He eivät tällöin ehkä osaa huomioida tai neuvoa yhteisön hallitusta avustuksen seurantaan liittyvissä asioissa.

Tarkastuksen tehnyt KPMG Oy totesi koronatilanteen näkyneen yhdistysten toiminnassa. Suurella osalla toimintoja on vuonna 2020 jouduttu supistamaan, perumaan tai järjestämään etänä, joka on pienentänyt suunniteltuja ja toteutuneita kustannuksia. Toisaalta on myös ollut avustuksensaajia, joiden toimintaa korona on lisännyt.

Tarkastettavien kohteiden luonne on ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee. Useamman liikuntaseuran toimintaa koskeneessa raportissa oli huomio, että erillinen kustannuspaikkaseuranta avustusten osalta puuttuu. Yleisesti voidaan siis todeta, että avustusohjeistuksissa on syytä edelleen painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä.

Varsinaisia väärinkäytöksiä tai tukikelvottomia kustannuksia tarkastuksen perusteella ei esiintynyt. Liikunnan avustuksia saaneiden toiminnasta ja kirjanpidosta ei myöskään löytynyt muita merkittäviä huomautuksen aiheita.

Tilinpidontarkistusten jatko ja kehittäminen

Liikunnan kumppanuus- ja kehittämisyksikkö haluaa korostaa, että yhteisöjen tilinpidontarkastukset ja niistä tuotettavat raportit ovat hyvä väline vuoropuhelun lisäämiseen ja seurannan kehittämiseen. Nämä mahdollistavat toiminnan kehittämisen sekä vuoropuhelun sekä toimialan sisällä että yhdessä avustuksen saajien kanssa.

Toimialan yhteistä tilinpidontarkastusmallia on kehitetty suhteessa aiempiin vuosiin. Uutena työkaluna on esimerkiksi avustusvalmistelijoille mahdollistettu konsultointi ja opastus haastavammissa avustusvalmistelutapauksissa. Tästä on tehty erillinen sopimus kht-tilintarkastajan kanssa. Kumppanuusyksiköt näkevät tärkeänä, että konsultointi- ja opastusmahdollisuutta jatketaan.

Samalla avustusta saavien toimijoiden talouden ja hallinnon osaamista tulisi kehittää erilaisin toimenpitein sekä sisäisesti liikuntapalveluiden toimesta että toimialayhteisesti. Näin vältyttäisiin tilanteilta, joissa osaamattomuus tai tahattomat virheet tekevät avustuksen saamisesta mahdotonta tai vaikuttavat yhdistyksen saamaan avustusmäärään negatiivisesti.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 21.06.2022 § 107

Päätös tullut nähtäväksi 06.09.2022

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.