Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2020, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta merkitsi osaltaan vuoden 2020 tilinpidon tarkastuksen tiedoksi kokouksessaan 21.6.2022, § 107. Kulttuuri- liikunta ja nuorisojaostot käsittelevät kunkin palvelun yksittäiset tarkastusraportit kokouksissaan.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävimmistä tehtävistä, jota toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan yhtenäisistä tavoitteista ja tarkastukset toteutettiin yhdessä nyt kolmatta kertaa kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päätöksen (25.5.2021, § 69) mukaan.

Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan kaupunkiyhteisiä avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi avustuspäätökset tekevillä jaostoilla on yksityiskohtaisemmat myöntämisperusteensa, jotka vaihtelevat avustusmuodoittain.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet 28.10.2019).

Keskeinen tavoite on myös tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa.

Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat oman tarkastusraportin, jonka lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät tarvittaessa jokaisen kanssa keskustelun raportin pohjalta ja sovitaan yhteisesti kehittämistoimenpiteistä.

Tarkastus vuoden 2020 taloudesta ja toiminnasta

Tilinpidontarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka suoritti tarkastuksen myös viime vuonna. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tarkastus kohdistui kulttuurin osalta avustuskohteeseen, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita. Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi kunkin yksikön avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Tarkastetut yhteisöt olivat kulttuurin osalta:

1. Edistyksellinen nykytanssi ja –baletti yhdistys ry (kulttuuri)
2. European theatre collective assosiation ry (kulttuuri)
3. Föreningen Luckan rf (kulttuuri)
4. Helsingin Nuorten Miesten Kristillinen yhdistys ry (kulttuuri, nuoriso ja liikunta)
5. Sivuun Ensamble ry (kulttuuri)
6. Toimintakeskus Semja ry (kulttuuri ja nuoriso)

Ensimmäistä kertaa tarkastuksessa oli mukana myös useammasta toimialan avustusmäärärahasta avustusta saavia yhteisöjä.

Tarkastuksen havaintoja

Yleishavaintona voidaan todeta, samoin kuin viime vuonna, että useimmilla yhteisöillä taloudenpito ja hallinto ovat kirjanpito- ja yhdistyslain mukaisia ja niitä hoidetaan riittävän huolellisesti. Halu tehdä oikein on suuri ja toiminta on lähtökohtaisesti luottamukseen perustuvaa, avointa ja vastuullisesti organisoitua.

Yhdistyksen koko vaikuttaa talouden ja hallinnon järjestämiseen ja tarkastuksessa mukana olleissa yhdistyksissä oli monen eri kokoluokan toimijoita. Osassa tarkastettavissa yhdistyksissä taloutta ja hallintoa tehdään vapaaehtoistyönä, kun taas toisilla on mahdollisuus ostaa se ammattilaisilta. Käytettävissä oleva osaaminen vaikuttaa suuresti hallinnon järjestämiseen. Myös aikaisempien tarkastusten havaintona on ollut, että hakijoiden taloushallinnan ja hallinnollisen osaamisen vähyys voi johtaa avustusten valmistelussa sekä järjestöjä itseään että valmistelijoita liikaa työllistäviin lisätietopyyntöihin ja päätösten teon viivästymisiin. Ikävimmillään toimijoiden osaamisen vähyys voi johtaa avustuksen epäämiseen tai siihen, että jo myönnetty avustus joudutaan perimään takaisin.

Suurimmalla osalla kirjanpito on ulkoistettu. Tämä kuitenkin vaatii, että kirjanpitäjällä on kokemusta tai tietoa avustamisen ehdoista tai päätöksistä, jotta he osaavat huomioida tai neuvoa yhteisön hallitusta avustuksen seurannan osalta.

Tarkastuksen tehnyt KPMG Oy totesi koronatilanteen näkyneen toiminnassa. Suurella osalla toimintoja on jouduttu supistamaan tai perumaan tai tekemään etänä, joka on pienentänyt suunniteltuja ja toteutuneita kustannuksia. Toisaalta on myös ollut avustuksen saajia, joiden toimintaa korona on lisännyt. Yleisavustuksen/toiminta-avustuksen osalta haastavaa on ollut se, kuinka käsitellään tilanteita, joissa toiminta on ylijäämäistä. Tarkastettavien kohteiden luonne on ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee. Yleisesti voidaan todeta, että ohjeistuksessa on syytä edelleen painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä. Varsinaisia väärinkäytöksiä tai tukikelvottomia kustannuksia tarkastuksen perusteella ei esiintynyt.

Kehittäminen ja jaostokäsittely

Yhteisöjen tilinpidontarkastukset ja niistä tuotettavat raportit ovat hyvä väline niin vuoropuhelun lisäämiseen kuin seurannan kehittämiseen sekä toimialan sisällä että suhteessa avustuksen saajiin.

Toimialan yhteistä tilinpidontarkastuksen mallia on suhteessa aikaisempiin vuosiin kehitetty lisäämällä yhdeksi työkaluksi valmistelijoiden konsultointi ja opastus avustusvalmisteluun liittyvissä haastavissa tilanteissa. Kaikille toimialan avustusvalmistelijoille tarkoitetusta konsultoinnista ja opastuksesta on tehty erillinen sopimus kht-tilintarkastajan kanssa. Kumppanuusyksiköt näkevät tärkeänä, että konsultointi- ja opastusmahdollisuutta jatketaan ja sitä laajennettaisiin myös avustusta saaviin toimijoihin. Näin vältyttäisiin tilanteilta, että osaamattomuus tai tahattomat virheet tekevät avustuksen saamisesta mahdotonta ja näin vievät pohjaa pois monimuotoiselta ja muutoin tärkeältä ja tarpeelliselta kansalaistoiminnalta. Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään edelleen toimialayhteisesti.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 21.06.2022 § 107

Päätös tullut nähtäväksi 01.09.2022

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.