Hankinta, palkkahallinnon tuen vakauttaminen ja kehitys, kaupunginkanslia
Palkkahallinnon tuen vakauttaminen ja kehitys
Päätös
Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Deloitte Consulting Oy:n (0555345-6) tarjouksen Palkkahallinnon tuen vakauttamisen ja kehittämisen palvelun tuottamisesta ajalle 8/2022-5/2023.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 1 827 000 euroa.
Kansliapäällikkö päätti oikeuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan toimittajan kanssa tehtävän sopimuksen.
Kustannukset katetaan henkilöstöosaston budjetista syksyn 2022 osalta. Vuoden 2023 osalta kustannukset huomioidaan kanslian budjettiraamissa.
Päätöksen perustelut
Helsingin kaupunki otti huhtikuun alussa 2022 käyttöön uuden Sarastia365 HR -palkkajärjestelmän. Kaupungin palkanmaksun tilanne on kolme kuukautta käyttöönoton jälkeen kriisiytynyt: Useista syistä johtuen joka palkkapäivänä jää osa palkoista maksamatta. Yhteensä palkkavirheitä muodostuu noin 5% joka palkkapäivän palkoista. Lisäksi palkkavirheiden korjaukset kestävät palkansaajan kannalta kohtuuttoman kauan, ja asiakaspalvelu on ruuhkautunut niin, ettei palkansaaja saa kohtuullisessa ajassa ongelmaansa ratkaistua. Järjestelmän tietosisältöön tarvitaan vielä mittavia korjauksia, ja palkanlaskijoiden sekä tukiorganisaation osaaminen ja oikea organisoituminen on varmistettava. Akuutin kriisin ratkaisemisen aikana ja jälkeen on luotava toimivat jatkuvan palvelun käytännöt, joilla taataan onnistunut palkanmaksu ja asiakaspalvelu jatkossa.
Helsingin kaupunki tarvitsee palkkahallinnon vakauttamiseen konsulttikumppanin, joka pystyy tukemaan käyttöönoton jälkeisessä kriisiytyneessä tilanteessa sekä tarvittavan osaamisen että riittävän taustaymmärryksen kautta. Kumppanin on ymmärrettävä Helsingin kaupungin Sarastia-käyttöönoton tilanne ja ongelmien juurisyitä, tunnettava Sarastia365 HR -ratkaisu ja Sarastian toimitusmalli. Toimittajan täytyy olla toiminut vastaavassa kriisinhallintatilanteessa palkkahallinnon ja HR-toiminnon vakauttamisessa, tilannekuvan muodostamisessa ja korjaavien toimenpiteiden edistämisessä.
Hankinta toteutetaan suorahankintana ilman kilpailutusta. Hankintalain 40 § mukaisesti hankintayksikkö voi toteuttaa hankinnan suorahankintana, jos vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan tai sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.
Deloitte Consulting Oy on ainoa toimittaja, joka voi toteuttaa tämän toimeksiannon. Deloitte on tukenut Helsingin kaupungin Sarastia-käyttöönottoa ja konsulttiyrityksen vaihtaminen riskeeraisi kertyneen ymmärryksen ja aiemman työn hyödyntämisen. Deloitte on ainoa konsulttiyritys, joka on toiminut mittavien Sarastia365 HR -käyttöönottojen tukena. Espoon ja Helsingin kaupungit ovat Sarastian ainoat suuret järjestelmäpalveluasiakkaat, ja Deloitte on ollut Espoossa vakauttamassa vastaavanlaisia tuotannon haasteita.
Korjaamattomien palkkavirheiden määrä on Helsingin kaupungin tähänastisista ponnisteluista huolimatta edelleen nousussa. Lisätoimenpiteitä tarvitaan jo kesän aikana, jotta palkkavirheiden määrä saadaan käännettyä nopeaan laskuun, ja asiakaspalvelu järjestettyä niin, että palkansaajat saavat sieltä tarvitsemansa palvelun. On myös pikaisesti varmistettava, että palkkahallinnolla on valmius panostaa takautuvasti maksettavien yleiskorotusten aiheuttamiin haasteisiin (yleiskorotukset palkkoihin elokuussa ja takautuvat maksut syyskuussa).
Palkkajärjestelmän käyttöönotossa oli varauduttu suuriin lisäresurssitarpeisiin, ja jo kevään aikana on tehty monenlaisia korjausliikkeitä. Kaupunki ei ole voinut kuitenkaan ennakoida haasteiden laajuutta, eikä vielä tässä vaiheessa jatkuvaan skaalaamiseen ollut varauduttu toteutuneessa laajuudessa. Palkkahallinnon tuotannon vakauttamisen ja kehittämisen palvelun hankinta on kaupungille ehdottoman välttämätöntä, jotta kaupunki pystyy jatkossa maksamaan työntekijöidensä palkat ajallaan ja oikein.
Edellä mainituin perusteluin perusteet tämän hankinnan toteuttamisessa hankintalain 40 §:n tarkoittamana suorahankintana ovat siten olemassa.
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.
Päätös tullut nähtäväksi 07.07.2022
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:
Postiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
00580 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Salla Uddfolk, päällikkö, puhelin: 09 310 15340